The Surprising Science of Meetings

Sinopse

Como você pode liderar reuniões altamente envolventes que desbloqueiam a criatividade, eficácia e dinamismo? Embora as reuniões sejam frequentemente cansativas e improdutivas, elas são uma grande parte da vida corporativa cotidiana. Gerentes participam de 12 reuniões todas as semanas. Mais de 55 milhões de reuniões acontecem todos os dias nos Estados Unidos e custam incríveis $1.4 trilhões anualmente.

Questions and answers

Can you elaborate on a key topic or framework explained in "The Surprising Science of Meetings"?

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The Surprising Science of Meetings provides a comprehensive guide on how to transform meetings into productive sessions. One key topic is the importance of effective leadership in meetings. Leaders should facilitate engaging discussions, encourage creativity, and ensure dynamism. The book also emphasizes the need for clear objectives and agendas for each meeting to ensure productivity. Furthermore, it suggests that limiting the number of meetings and their duration can significantly reduce costs and increase efficiency.

Are there examples of companies that have successfully implemented the practices outlined in The Surprising Science of Meetings?

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The book 'The Surprising Science of Meetings' does not provide specific examples of companies that have successfully implemented the practices outlined. However, it provides a comprehensive guide and proven tactics that any organization can adopt to make their meetings more productive and engaging. These practices are universal and can be applied in any corporate setting to unlock creativity, effectiveness, and dynamism.

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The Surprising Science of Meetings baseia-se em extensa pesquisa de ponta para lhe dar táticas comprovadas para liderar reuniões altamente produtivas e envolventes. Com essas habilidades de liderança de reuniões, você pode criar melhores vitórias em equipe, garantir o crescimento da carreira e criar valor organizacional.

Top 20 insights

1. Em menos de quarenta anos, o número de reuniões que acontecem em um dia saltou de 11 milhões para impressionantes 55 milhões nos Estados Unidos. Essas reuniões custam incríveis $1.4 trilhões, ou 8.2% do PIB dos EUA anualmente.
2. O número de reuniões aumenta à medida que se sobe na escada corporativa. Em média, os não-gerentes participam de 8 reuniões por semana, enquanto os gerentes participam de 12 reuniões. A alta gerência passa a maior parte do tempo em reuniões consecutivas.
3. Em uma pesquisa global da Microsoft, 69% dos entrevistados sentiram que as reuniões não eram produtivas. Um estudo recente encontrou reuniões como a causa mais significativa de drenagem de tempo no local de trabalho. Reuniões ruins são estimadas em custar $250 bilhões por ano em tempo desperdiçado. Nenhum outro investimento corporativo dessa escala é tratado de forma tão casual.
4. As reuniões não podem ser eliminadas. O tempo gasto em reuniões é o "Imposto Cultural" que uma organização paga pela criação de inclusão, participação, trabalho em equipe, comunicação e coesão na organização. O que deve ser reduzido é o tempo desperdiçado em reuniões desnecessárias ou mal organizadas.
5. O foco organizacional na eficácia das reuniões pode desbloquear ganhos de desempenho significativos. Como disse Andy Grove, ex-CEO da Intel: "Assim como você não permitiria que um colega de trabalho roubasse um equipamento de escritório no valor de $2000, você não deveria deixar ninguém levar o tempo de seus colegas gerentes".
6. Viés cognitivos fazem os líderes propensos a pensar mais favoravelmente sobre suas reuniões do que outros participantes. Uma pesquisa da Verizon encontrou respondentes classificando reuniões iniciadas por eles como extremamente ou muito produtivas 79% do tempo, em oposição a apenas 56% para reuniões iniciadas por outros. As organizações devem fornecer treinamento em melhores práticas de facilitação de reuniões e incluir a qualidade dos parâmetros de reunião em suas pesquisas de feedback 360 graus.
7. Coletar feedback dos participantes sobre as reuniões pode ser valioso para avaliar a qualidade da reunião e medir a eficácia das intervenções. A Weight Watchers fez isso instalando uma simples tela sensível ao toque fora das salas de conferência onde os participantes poderiam avaliar as reuniões em uma escala de cinco pontos.
8. Pesquisas mostram que as reuniões começam atrasadas 50% do tempo, levando à frustração dos funcionários e a resultados ruins. Use a regra 50/25 do Google para encurtar reuniões de uma hora para 50 minutos e reuniões de 30 minutos para 25 minutos. Isso dá aos funcionários tempo de transição para evitar atrasos em reuniões futuras.
9. Os huddles são reuniões rápidas de dez minutos, em pé, que acontecem todos os dias pela manhã. Eles são usados para discutir o trabalho realizado no dia anterior, estabelecer tarefas para o dia e fazer um balanço do progresso em relação aos objetivos principais. O tempo gasto pode evitar horas de retrabalho.
10. As reuniões podem custar entre $1000 e $3000 em tempo de participação e salários. Os líderes devem se preparar para as reuniões da mesma forma que fazem para uma reunião com um cliente ou um workshop. Os itens da agenda da reunião devem ser cuidadosamente classificados com base na importância estratégica. Pesquisas mostram que os primeiros itens da agenda recebem muito mais atenção nas reuniões.
11. É uma ótima ideia buscar possíveis itens de agenda dos participantes. Isso cria maiores sentimentos de inclusão, engajamento e participação. Uma excelente maneira de fazer isso é enviar um e-mail alguns dias antes da reunião. Se um item não se encaixa, o líder deve tratar disso pessoalmente com o participante ou movê-lo para uma reunião futura.
12. Mantenha as reuniões pequenas. Pesquisas mostram que mais de 50% das reuniões têm dois ou mais participantes extras do que o necessário para a agenda da reunião. Reuniões maiores têm experiências de grupo mais pobres, mais passividade e maiores instâncias de comportamentos negativos. Dados da Bain and Company mostram que para cada pessoa adicionada além de sete membros, a eficácia da tomada de decisões é reduzida em 10%.
13. Antes de convocar uma reunião, o líder deve escolher cuidadosamente uma técnica de reunião específica. O método típico de discussão em grupo sobre cada item da agenda é uma das muitas maneiras possíveis. O sucesso da reunião depende da seleção do modo mais adequado para a agenda.
14. O design das salas de reunião importa. A Amazon usa uma cadeira vazia nas reuniões para representar o cliente. Isso serve como um lembrete físico para fazer os participantes serem centrados no cliente em suas decisões. A cadeira vazia pode ser usada para representar outros stakeholders ausentes também.
15. Reuniões a pé são ótimas para discussões curtas com menos de quatro participantes. Elas quebram barreiras, melhoram a comunicação e aprimoram o pensamento criativo. Uma pesquisa da revista Inc. mostra que 90 dias de reuniões a pé podem levar a níveis mais altos de energia, melhor foco e maior engajamento. A pesquisa de Stanford mostrou um aumento de 80% na criatividade quando os participantes estavam caminhando em vez de sentados.
16. Considere criar reuniões livres de tecnologia onde os participantes depositam seus telefones do lado de fora. Isso melhora o foco e evita multitarefas. Reuniões mais longas podem incluir rápidas pausas tecnológicas.
17. O brainwriting usa o poder do silêncio para gerar ideias criativas. Os participantes escrevem silenciosamente ideias em folhas de papel.As ideias são então organizadas em categorias, e as mais importantes são discutidas mais a fundo, seja verbalmente ou por meio de comentários escritos. O processo leva um terço do tempo das reuniões de brainstorming tradicionais, enquanto gera quase 41% mais ideias originais.
18. A Amazon substitui a apresentação de ideias pela leitura silenciosa. A primeira parte da reunião é reservada para a leitura silenciosa de uma proposta detalhada. Uma discussão vigorosa segue-se a isso. Esta abordagem elimina a necessidade de preparação prévia, coloca todos na mesma página e resulta em discussões mais profundas.
19. Evite reuniões por chamada, pois elas criam desafios significativos de comunicação e engajamento. Quando inevitáveis, devem ser curtas e focadas na definição de desafios chave. Isso pode ser seguido por atividades offline, como discussões em pequenos grupos ou brainstorming em plataformas como o Google Docs. Finalmente, outra reunião curta pode ser convocada para determinar o caminho a seguir.
20. Pesquisas mostram que dividir reuniões em duas partes impede que os participantes busquem um consenso prematuro. Isso leva a resultados de melhor qualidade. Empresas como a Boeing e a Cadbury tornaram isso parte de sua cultura.

Resumo

Participar de reuniões pode muitas vezes ser uma experiência frustrante. Em uma pesquisa recente, 3164 trabalhadores classificaram as reuniões como a causa mais significativa de perda de tempo no local de trabalho. Reuniões ruins são estimadas em $250 bilhões por ano em tempo desperdiçado. Há também custos psicológicos em termos de frustração dos funcionários e tempo gasto para se recuperar após uma reunião ruim. Mas a quantidade de tempo gasto em reuniões está apenas aumentando. Nos Estados Unidos, mais de 55 milhões de reuniões acontecem todos os dias.

Questions and answers

What are the most innovative or surprising ideas presented in The Surprising Science of Meetings?

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The Surprising Science of Meetings presents several innovative ideas. One of the key ideas is the concept of transforming meetings from time-drains into productive sessions. This can be achieved by implementing proven tactics such as setting clear objectives, encouraging active participation, and ensuring follow-up actions. The book also highlights the significant costs associated with poorly managed meetings, both in terms of wasted time and employee frustration. It suggests that by improving the quality of meetings, organizations can enhance their overall effectiveness and dynamism.

What are potential obstacles companies might face when applying the concepts from "The Surprising Science of Meetings", and how could they overcome them?

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Potential obstacles companies might face when applying the concepts from "The Surprising Science of Meetings" could include resistance to change, lack of understanding of the new concepts, and difficulty in implementing new strategies in large or complex organizations. To overcome these obstacles, companies could provide comprehensive training and clear communication about the benefits and importance of the new meeting strategies. They could also start with pilot projects in smaller teams before rolling out the changes company-wide. Additionally, seeking feedback and making necessary adjustments based on the feedback could help in successful implementation.

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As reuniões não podem ser eliminadas. Elas são o "Imposto Cultural" que uma organização paga pela criação de inclusão, participação, trabalho em equipe, comunicação e coesão. As organizações podem evitar as armadilhas de reuniões ruins aplicando insights de pesquisas de ponta.

Conheça a si mesmo

Evidências sugerem que os líderes percebem consistentemente suas reuniões de forma mais favorável do que outros participantes. Uma pesquisa telefônica da Verizon descobriu que 79% dos entrevistados classificaram as reuniões iniciadas por eles como extremamente ou muito produtivas, em oposição a meros 56% para reuniões iniciadas por colegas.

Questions and answers

Are there examples of companies that have successfully used employee engagement surveys and 360-degree feedback surveys to improve the quality of their meetings?

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Yes, there are examples of companies that have successfully used employee engagement surveys and 360-degree feedback surveys to improve the quality of their meetings. One such company is Weight Watchers. They installed touchscreen tablets outside conference rooms where employees could rate meetings on a simple five-point scale. This helped them assess the quality of meetings, design appropriate interventions, and measure the effectiveness of interventions in improving meeting quality.

How can a startup use the tactics from "The Surprising Science of Meetings" to enhance their meeting effectiveness?

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A startup can enhance their meeting effectiveness by implementing tactics from "The Surprising Science of Meetings" in several ways. Firstly, they can provide leaders with quality training in meeting facilitation. This can help overcome biases and ensure that meetings are run effectively. Secondly, they can include parameters on the quality of meetings in their annual employee engagement surveys and 360-degree feedback surveys. This can help them assess the quality of meetings and design appropriate interventions. Lastly, they can take inspiration from companies like Weight Watchers who installed touchscreen tablets outside conference rooms for employees to rate meetings. This can help them measure the effectiveness of interventions in improving meeting quality.

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O que as organizações podem fazer[/title] [text] Para ajudar a superar esses vieses, as organizações devem fornecer aos líderes treinamento de qualidade em facilitação de reuniões. As pesquisas anuais de engajamento dos funcionários e as pesquisas de feedback 360 graus devem incluir parâmetros sobre a qualidade das reuniões. Isso raramente é feito, mesmo em empresas da Fortune 500. Algumas empresas levam a qualidade das reuniões a sério. A Weight Watchers instalou tablets touchscreen fora das salas de conferência onde os funcionários poderiam avaliar a reunião em uma simples escala de cinco pontos.Isso ajudou-os a avaliar a qualidade das reuniões, projetar intervenções adequadas e medir a eficácia das intervenções na melhoria da qualidade das reuniões.

Questions and answers

How can the lessons from "The Surprising Science of Meetings" be applied in today's business environment to make meetings more productive?

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The lessons from "The Surprising Science of Meetings" can be applied in today's business environment to make meetings more productive by implementing several strategies. First, leaders should be observant of informal cues such as attendees multitasking on phones or engaging in side conversations, as these may indicate that the meeting dynamics are not ideal. Regular assessments of meeting quality, perhaps every three months, can also be beneficial. This could be done using an anonymous short survey. The goal is to create an environment that fosters creativity, effectiveness, and dynamism, turning tiresome and costly meetings into productive sessions.

Can you elaborate on the concept of "periodic assessment of meeting quality" as explained in "The Surprising Science of Meetings"?

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The concept of "periodic assessment of meeting quality" as explained in the book "The Surprising Science of Meetings" refers to the regular evaluation of the effectiveness and productivity of meetings. This is typically done every three months using an anonymous short survey. The purpose of this assessment is to identify any issues or areas of improvement in the meeting dynamics. Leaders should be observant of informal cues such as attendees multitasking on phones or engaging in side conversations, as these may indicate that the meeting dynamics are not ideal. By conducting these assessments periodically, leaders can ensure that their meetings are productive and effective.

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Enviar feedback[/title] [text] Os líderes devem estar atentos a sinais informais, como participantes multitarefa em telefones e conversas paralelas, para perceber que a dinâmica da reunião não é ideal. É melhor fazer uma avaliação periódica da qualidade da reunião a cada três meses usando uma pesquisa curta e anônima. Um simples conjunto de perguntas poderia ser:

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• O que se deve parar de fazer como líder de reunião?
• O que se deve começar a fazer que atualmente não está sendo feito?
• O que está funcionando bem e deve ser continuado?

As instruções da pesquisa devem comunicar claramente a intenção do líder de melhorar a qualidade da reunião. Os resultados da pesquisa devem ser compartilhados juntamente com ações específicas para abordar essas questões. Isso serve para tornar a excelência das reuniões parte da cultura organizacional.

Questions and answers

How can the careful planning and design of agenda, goals, and meeting strategies, as suggested in The Surprising Science of Meetings, contribute to personal and organizational success?

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Careful planning and design of agenda, goals, and meeting strategies can contribute to personal and organizational success by ensuring that meetings are productive and efficient. This involves setting clear objectives, creating a structured agenda, and implementing effective meeting strategies. By doing so, meetings can become a platform for collaboration, innovation, and decision-making, thereby contributing to the overall success of an individual or an organization. Furthermore, it can also lead to better time management, improved communication, and increased employee engagement.

What potential obstacles might a small business face when trying to implement the Servant Leadership approach from The Surprising Science of Meetings, and how could they overcome them?

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Small businesses might face several obstacles when trying to implement the Servant Leadership approach. These could include resistance to change, lack of understanding of the concept, and difficulty in shifting the organizational culture.

To overcome these challenges, businesses could provide training and education about Servant Leadership, communicate the benefits and importance of this approach, and gradually introduce changes to minimize resistance. It's also crucial to lead by example and demonstrate the principles of Servant Leadership in action.

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Adote a liderança servidora[/title] [text] A Liderança Servidora é uma maneira poderosa de criar um ambiente de reunião propício onde o conhecimento, talento e habilidades de todos os participantes se manifestam. Um Líder Servidor valoriza o tempo dos outros e reconhece isso como central para o sucesso pessoal e organizacional. Isso requer um planejamento e design cuidadosos da agenda, objetivos, sequência de tópicos e estratégias de reunião.

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Comportamentos ideais de facilitação de reuniões incluem:

• Manter o controle do tempo e conduzir a reunião de maneira eficaz.
• Resumir consistentemente a discussão para garantir que todos estejam na mesma página
• Revelar preocupações subjacentes através de uma escuta atenta
• Encorajar debates e gerenciar conflitos em torno de ideias-chave para impulsionar uma melhor tomada de decisão
• Verificar periodicamente o consenso sem pressionar os participantes
• Permanecer imparcial sem privilegiar o próprio ponto de vista na discussão

Temporize as reuniões de maneira diferente

Um líder de reunião deve planejar a duração com base nos objetivos da reunião. Reduzir o tempo das reuniões é uma excelente maneira de criar uma pressão positiva e manter o foco dos participantes. Pesquisas mostram que as reuniões começam atrasadas 50% do tempo, levando à frustração dos funcionários e a resultados de reuniões de menor qualidade. Reduzir a duração das reuniões em 5-10 minutos cria tempo para intervalos e evita atrasos em reuniões futuras. O Google segue a regra 50/25: reuniões de uma hora são reduzidas para 50 minutos, e reuniões de trinta minutos são reduzidas para 25 minutos.

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Reuniões diárias rápidas

As reuniões rápidas são reuniões curtas de dez minutos, com toda a equipe, que acontecem no mesmo horário todas as manhãs. Isso exige a presença perfeita e geralmente é feito em pé.As reuniões rápidas são usadas para atualizar rapidamente sobre vitórias críticas e trabalho realizado no dia anterior, estabelecer prioridades para o dia e fazer um balanço do progresso em metas essenciais e abordar obstáculos. Elas melhoram a comunicação entre diferentes setores, permitem a resolução rápida de problemas, promovem a responsabilidade e melhoram a coordenação entre os membros da equipe. Este pequeno investimento de tempo pode economizar horas de trabalho na resolução de falhas de comunicação e evitar retrabalho.

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Aqui estão duas coisas essenciais para lembrar ao facilitar reuniões rápidas:

1. As reuniões rápidas devem permitir que a equipe elimine algumas reuniões mais longas. Caso contrário, torna-se apenas mais uma reunião.
2. As reuniões rápidas devem ser mantidas concisas e terminar no horário. Se terminar tarde, irá interromper as atividades pós-reunião e levar à frustração dos funcionários.

Os líderes devem encerrar uma reunião mais cedo quando os objetivos da reunião foram atingidos ou quando os funcionários não estão sendo produtivos.

Agenda

Uma reunião custa entre $1000 e $3000 em tempo de participação e salários. Isso deve ser tratado como um evento que requer planejamento cuidadoso. Os líderes devem se preparar para as reuniões da mesma forma que fazem para uma reunião com um cliente ou um workshop. As reuniões devem incluir apenas tópicos que requerem discussões e engajamento. Bons exemplos disso são identificar riscos e oportunidades chave, avaliar o progresso e identificar novas oportunidades. Tópicos que não precisam disso podem ser comunicados por meio de memorandos e e-mails. É uma boa ideia obter itens da agenda dos participantes para criar engajamento. Isso pode ser feito enviando um e-mail três dias antes solicitando tópicos. Se um item não for incluído, ele deve ser abordado com o funcionário ou um pequeno grupo fora da reunião ou movido para uma reunião futura.

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Desenhe o fluxo da reunião

Portanto, a ordem dos itens da agenda claramente importa. Pesquisas descobriram que os primeiros itens da agenda recebem tempo e atenção desproporcionais. Os objetivos da reunião devem ser classificados com base na importância estratégica. Os itens da agenda devem incluir não apenas problemas imediatos, mas também metas de longo prazo. Os líderes podem considerar começar as reuniões com os problemas mais atraentes e controversos para criar um debate genuíno e engajamento. As reuniões devem sempre terminar com alguns minutos para cobrir os principais pontos, acompanhamentos e até mesmo uma rápida sessão de perguntas e respostas.

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Use uma agenda cronometrada

Alocar tempo para cada item na agenda pode ser uma ferramenta útil quando os líderes encontram discussões desviando do assunto. Também pode garantir que os itens chave recebam a atenção que necessitam.

Atribua indivíduos diretamente responsáveis

Os líderes podem compartilhar a liderança atribuindo cada tarefa da reunião a um participante. A Apple designa um Indivíduo Diretamente Responsável (IDR) para todos os itens da agenda. O IDR é responsável por facilitar a discussão e lidar com os acompanhamentos pós-reunião.Isso torna as reuniões mais envolventes, promove o desenvolvimento de habilidades em liderar reuniões e aumenta a responsabilidade.

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É melhor circular uma agenda alguns dias antes da reunião. Se não houver questões importantes para discutir, cancele a reunião.

Torne as reuniões enxutas

Estudos mostram que mais de 50% das reuniões têm mais de dois participantes extras além do que a agenda exigia. Embora isso seja feito com a intenção de ser inclusivo, reuniões inchadas podem ser subótimas. Dados da Bain and Company mostram que para cada pessoa adicionada além de sete membros, a eficácia na tomada de decisões é reduzida em 10%. Além disso, o engajamento dos funcionários diminui quando eles participam de reuniões que não são relevantes para o seu trabalho.

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How has 'The Surprising Science of Meetings' influenced corporate strategies in conducting meetings?

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'The Surprising Science of Meetings' has influenced corporate strategies by emphasizing the importance of lean and efficient meetings. It suggests that the ideal meeting size is 7 or 8 people for decision-making and problem-solving, and up to 12 attendees can be managed with outstanding facilitation skills. It also promotes the concept of the 'two-pizza rule' for determining the maximum number of attendees. These strategies have been adopted by companies like Google and Amazon, leading to more productive and effective meetings.

What are the key takeaways from "The Surprising Science of Meetings" that can be actionable for managers?

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1. Make meetings as lean as possible: Limit the number of attendees to ensure effective communication and decision-making. Google suggests a maximum of 10 attendees, while Amazon uses the "two-pizza rule" where two pizzas should be enough to feed all attendees.

2. Ideal meeting size: For decision-making and problem-solving, the ideal meeting size is 7 or 8 people. With outstanding facilitation skills, a leader can manage up to 12 attendees.

3. Less than 15 attendees: Having less than 15 attendees is perfect for huddles, brainstorming, and agenda-setting.

4. Develop facilitation skills: A good leader should have outstanding facilitation skills to manage the meeting effectively.

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Os líderes de reuniões devem tentar tornar uma reunião o mais enxuta possível. Para o Google, o número máximo de participantes é 10. A Amazon usa a "regra das duas pizzas" - duas pizzas devem ser suficientes para alimentar todos os participantes. Para tomada de decisões e resolução de problemas, o tamanho ideal da reunião é de 7 ou 8 pessoas. Com habilidades de facilitação excepcionais, um líder pode gerenciar até 12 participantes. Ter menos de 15 participantes é perfeito para reuniões rápidas, brainstorming e definição de agenda.

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Escolha os participantes certos

Aqui estão algumas perguntas para cada objetivo de reunião que podem ajudar os líderes a escolher os participantes certos:

• Quem tem conhecimento sobre o objetivo?
• Quem são os principais stakeholders e tomadores de decisão?
• Quem precisa desta informação?
• Quem implementará as decisões tomadas?

Mitigando sentimentos feridos

Os funcionários veem os convites para reuniões como um sinal de valorização. Portanto, excluir indivíduos das reuniões pode levar a sentimentos de rejeição e pontes queimadas. Aqui estão cinco maneiras de lidar com isso:

1. Divida sua agenda em duas reuniões menores com diferentes participantes:
2. Uma agenda cronometrada pode permitir que diferentes participantes compareçam apenas a partes relevantes.
3. Procure ideias e contribuições de não participantes e discuta-as na reunião. Isso pode ser feito por um simples e-mail solicitando feedback antes da reunião e um e-mail subsequente compartilhando os principais pontos discutidos.
4. Compartilhe notas detalhadas da reunião com outros stakeholders para buscar contribuições e expertise.
5. Peça a alguns participantes para representar stakeholders que não estão presentes. O representante entrará em contato com esses stakeholders, os manterá informados sobre as discussões e pedirá contribuições futuras.

Essas técnicas reduzem o tamanho da reunião enquanto promovem sentimentos de inclusividade entre um grupo maior de não participantes.

Crie novos ritmos

As reuniões podem se tornar repetitivas devido ao início e término no mesmo horário, reunião na mesma sala e geralmente com a mesma agenda.Quebrar esses padrões pode criar dinâmicas novas e tornar as reuniões mais envolventes.

Aproveite o design dos assentos

Pesquisas indicam que as posições dos assentos influenciam a eficácia, o fluxo de comunicação, a tomada de decisões e a criatividade. Pessoas sentadas na cabeceira ou no pé da mesa tendem a falar mais e serem ouvidas. O líder da reunião deve ativamente projetar os assentos para criar as dinâmicas sociais corretas. Isso pode ser feito fazendo as pessoas mudarem de posição a cada reunião ou até mesmo mudando de sala. A Amazon usa uma cadeira vazia nas reuniões para representar o cliente. Isso serve como um lembrete físico para tornar os participantes centrados no cliente em suas decisões. A cadeira vazia pode ser usada para representar outros stakeholders ausentes também.

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What are some innovative ideas presented in The Surprising Science of Meetings about making meetings more productive?

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The book 'The Surprising Science of Meetings' presents several innovative ideas to make meetings more productive. One such idea is the concept of 'walking meetings'. These meetings can help break barriers and improve communication. They also make multitasking difficult, which results in increased focus. Research from Stanford University shows that 80% of participants were more creative while walking than when seated, and they were at their creative best when walking outdoors. These meetings are ideal for small gatherings of up to four attendees and work best when the agenda does not require technological tools or supporting material.

What obstacles might a company face when implementing walking meetings and how could they overcome them?

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A company might face several obstacles when implementing walking meetings. These could include resistance from employees who are used to traditional meetings, logistical issues such as weather conditions for outdoor meetings, and the challenge of not having technological tools or supporting material readily available. To overcome these, the company could gradually introduce the concept of walking meetings, provide alternatives for adverse weather conditions like indoor walking paths, and encourage the use of portable technology or focus on discussions that don't require extensive materials.

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Reuniões em movimento

Reuniões em movimento podem ajudar a quebrar barreiras e melhorar a comunicação. Também torna o multitarefa difícil, resultando em maior foco. A pesquisa da Universidade de Stanford mostra que 80% dos participantes foram mais criativos enquanto caminhavam do que quando estavam sentados e no seu melhor criativo ao caminhar ao ar livre. Essas reuniões são ideais para pequenas reuniões de até quatro participantes. Elas funcionam melhor quando a agenda não requer ferramentas tecnológicas ou material de apoio.

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Reuniões em pé

Reuniões em pé melhoram a colaboração e aumentam o envolvimento com as ideias dos outros. Pesquisas mostram que reuniões em pé geralmente levam 34% menos tempo do que reuniões sentadas. Embora possam funcionar para grupos maiores, é essencial manter essas reuniões curtas.

Estabeleça os humores corretos

Pesquisas mostram que grupos com um humor positivo superam aqueles com um humor neutro em tarefas criativas, engajamento da equipe e conversas construtivas. Como as reuniões geralmente são percebidas como uma interrupção no fluxo de trabalho de um participante, os participantes podem vir com uma bagagem negativa. Para criar positividade, o líder deve cumprimentar os participantes calorosamente, fazer contato visual e facilitar as apresentações. O estado de humor do líder influencia fortemente o humor dos participantes e é um preditor do desempenho do grupo.

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How can quick surveys and pair discussions contribute to bringing new ideas and overcoming inhibitions in meetings?

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Quick surveys and pair discussions can significantly contribute to bringing new ideas and overcoming inhibitions in meetings. Quick surveys, such as clicker quizzes, can be used to gather instant feedback on key questions. The results can be visualized and displayed on the screen, which not only makes the meeting more engaging but also brings in a fun element. On the other hand, pair discussions allow attendees to discuss key issues before the meeting starts. This not only ensures everyone's involvement but also brings new ideas to the table and helps overcome inhibitions as individuals may feel more comfortable sharing their thoughts in a smaller group.

What is the impact of creating technology-free zones in meetings and how are companies implementing this?

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Creating technology-free zones in meetings can have a significant impact on the productivity and focus of the participants. By asking attendees to deposit their phones at the door, companies are ensuring that distractions are minimized and the focus is solely on the meeting. This prevents multitasking and encourages active participation. If meetings are long, companies may consider adding technology breaks to balance the need for connectivity with the benefits of uninterrupted attention. The impact of this practice can be seen in increased engagement, more effective communication, and potentially more innovative ideas being shared.

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Aqui estão algumas maneiras de melhorar o humor na reunião:

• Tocar música antes da reunião pode definir o humor certo
• Servir lanches pode construir camaradagem e influenciar o humor
• Criar zonas de reunião livres de tecnologia para evitar multitarefa e garantir o foco. Cada vez mais empresas estão pedindo aos participantes que depositem os telefones na porta. Se as reuniões forem longas, considere adicionar pausas tecnológicas.
• Usar quizzes de clicker para fazer pesquisas rápidas sobre questões-chave. Os resultados podem ser resumidos, visualizados e exibidos na tela instantaneamente. Isso traz um pouco de diversão, juntamente com o aumento do envolvimento.
• Fazer os participantes discutirem questões-chave em pares por alguns minutos antes do início da reunião.Isso envolve todos os participantes, traz novas ideias para a mesa e facilita a superação de inibições.

Pare de falar

O pensamento de grupo pode dominar as reuniões, enquanto insights únicos permanecem enterrados. Portanto, é importante criar maneiras de trazer perspectivas diversas e contrárias para a mesa. Abordagens baseadas no silêncio podem ser surpreendentemente eficazes para alcançar isso.

Use a escrita cerebral

A escrita cerebral aproveita o poder do silêncio para gerar ideias diversas. Os participantes escrevem silenciosamente suas respostas a um objetivo de reunião em papel sem adicionar seus nomes. Os papéis são então colocados com a face para baixo no centro da mesa. O facilitador agrupa ideias semelhantes, e os participantes votam nas ideias-chave a serem discutidas. Esta discussão é feita por escrito, com os participantes adicionando comentários a cada folha de ideias. Todo o processo leva um terço do tempo das reuniões de brainstorming tradicionais, sendo inclusivo e envolvente. Estudos mostram que grupos de escrita cerebral produziram 20% mais ideias e 42% mais ideias originais do que o brainstorming tradicional.

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What are some of the most innovative or surprising ideas presented in The Surprising Science of Meetings?

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The book presents several innovative ideas for improving the effectiveness of meetings. One of the most surprising is the concept of silent reading used by Amazon. In this approach, the presenter writes the proposal in a standard format and the first part of the meeting is dedicated to silent reading of the proposal. This ensures that everyone is on the same page without requiring pre-work. Since attendees can read faster than a presenter can speak, the same time is used to study the idea more extensively, leading to more in-depth discussions.

How can a startup use the silent reading method to ensure more in-depth discussions during meetings?

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A startup can use the silent reading method to ensure more in-depth discussions during meetings by having the presenter write a thorough proposal in a standard format. This proposal is then silently read by all attendees at the start of the meeting. This method ensures that everyone is on the same page and no pre-meeting work is required. As people can read faster than a presenter can speak, this method allows for a more extensive study of the idea, leading to more in-depth discussions.

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Leitura silenciosa

A Amazon usa a leitura silenciosa para melhorar a eficácia das reuniões. O apresentador tem que escrever a proposta completamente em um formato padrão. A primeira parte da reunião é dedicada à leitura silenciosa da proposta. Isso garante que nenhum pré-trabalho de reunião é necessário e todos estão na mesma página. Como os participantes podem ler mais rápido do que um apresentador pode falar, o mesmo tempo é usado para estudar a ideia mais extensivamente. Isso leva a discussões muito mais aprofundadas.

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Evite reuniões por telefone

As chamadas incentivam a multitarefa, a falta de engajamento e a má comunicação devido à falta de sinais não verbais. Sempre que possível, é melhor fazer os participantes se juntarem via vídeo. Se isso não for possível, aqui estão algumas maneiras de conduzir a reunião:

Aproveite a atividade offline

Quando as reuniões envolvem mais de cinco pessoas, elas devem ser complementadas com atividades offline. Após uma rápida reunião inicial, cada desafio é atribuído a uma subequipe para ser discutido offline. Posteriormente, os representantes da subequipe se encontram com o líder da reunião para discutir e tomar decisões. Esta abordagem desloca muito trabalho para o offline e mantém as reuniões focadas e mínimas.

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A utilização de algumas destas técnicas de reunião na sua organização pode corrigir o atual estado quebrado das reuniões. Seus participantes agradecerão por valorizar o tempo deles. Isso trará uma nova energia, quebrará barreiras de comunicação e liberará uma maior produtividade. Em última análise, reuniões bem-sucedidas podem inspirar outros e se tornar parte da cultura organizacional.

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