Assim que um ou dois participantes "entram" em uma reunião virtual, a produtividade começa a sofrer, porque os participantes frequentemente interpretam reuniões virtuais como uma licença para realizar várias tarefas ao mesmo tempo, relata a "Harvard Business Review". Agora que o trabalho remoto é a nova norma, é especialmente importante realizar reuniões eficazes e proativas. Comunique isso à sua equipe com nosso deck Reuniões Virtuais. Para facilitar a tarefa para você, adicionamos regras simples e instruções técnicas aos slides.
The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.
Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.
Com este slide, compartilhe as regras básicas para todas as reuniões virtuais realizadas em sua empresa, como silenciar microfones quando os membros da equipe não estão falando, ter vídeo ligado ou desligado (dependendo da política da sua empresa), etc.
Para sua conveniência, ajustamos as fontes para serem maiores do que nossos tamanhos de fonte usuais. Considerando que seu público agora estará visualizando isso em um desktop ou laptop em vez de um projetor de tamanho completo, isso deve melhorar a experiência.
Informe à sua equipe que eles sempre devem enviar (e receber) uma agenda de reunião com antecedência. Desta forma, todos têm um melhor senso de controle e tempo suficiente para se preparar melhor para a reunião e participar ativamente.
Visão geral
Como nossas casas e locais de trabalho estão se fundindo, as fronteiras entre nossas vidas pessoais e profissionais também estão se confundindo. É por isso que é crucial seguir a etiqueta das reuniões virtuais. Uma plataforma de comunicação empresarial, Slack, fornece as seguintes diretrizes para o protocolo de reuniões remotas:
Ask follow up
Apresente todos durante a reunião e dê a todos a chance de contribuir
Não fique olhando para o seu telefone enquanto outras pessoas estão apresentando
Não interrompa outras pessoas quando estão falando (ou tentando falar)
Teste toda a tecnologia (incluindo câmera/vídeo, Wi-Fi e compartilhamento de tela) antes da reunião
Leia a agenda e venha preparado
Não trabalhe em outras tarefas (como verificar e-mail) durante a reunião virtual
Desligue todas as notificações e certifique-se de que seu celular está no silencioso
Certifique-se de que todos os membros da equipe estão em uma área tranquila, livre de distrações desnecessárias
"Em caso de dúvida, basta praticar a cortesia comum. As pessoas querem ser ouvidas, vistas e respeitadas durante uma reunião online - assim como em qualquer outro lugar", dizem os especialistas do Slack.
Aplicação
O Slack também oferece um guia abrangente para reuniões remotas.Aqui está o que fazer, diz a equipe do Slack:
Escolha a ferramenta certa para reuniões virtuais – existe uma infinidade de tecnologias disponíveis que facilitam o processo de realização de uma reunião online, tornando-o mais fácil, rápido e colaborativo – a chave é descobrir qual dessas ferramentas é a mais adequada para a sua equipe.
Estabeleça a base para reuniões virtuais bem-sucedidas – isso inclui se sentir à vontade com pessoas que a equipe ainda não conheceu pessoalmente; conhecer outros membros da equipe e suas competências; fazer com que as pessoas se sintam como uma parte igual e integral da conversa; identificar quaisquer problemas potenciais quando se trata de estilos de comunicação ou pontos de vista divergentes antes das reuniões.
Defina uma agenda e concorde com as diretrizes para reuniões remotas – é importante criar uma agenda de reunião clara que inclua: pontos-chave de discussão, estrutura da reunião, membros da equipe ou equipes que estarão presentes, o que cada membro da equipe ou equipe é responsável por trazer para a reunião e quaisquer documentos, arquivos ou pesquisas relevantes.
Manter todos engajados – isso significa reservar um tempo para conversas informais, fazer com que todos se apresentem, atribuir a cada membro uma tarefa, para que ninguém se sinta desconfortável e manter os introvertidos envolvidos.
Acompanhamento – certifique-se de que, após a reunião, todos tenham uma boa ideia sobre as entregas e os próximos passos e entendam quem é responsável por acompanhar cada item ou tarefa, quando as entregas são devidas e quando a próxima reunião ou check-in ocorrerá.
Estatísticas
O consultor de comunicação em nuvem, Voip, resumiu as estatísticas mais importantes sobre reuniões virtuais em 2020, que você pode aprender e usar em sua apresentação:
A força de trabalho remota global aumentou 140% desde 2005
As empresas economizam $11,000 anualmente por funcionário ao usar software de videoconferência
Os funcionários economizam em média de $2,000-$7,000 ao usar ferramentas de conferência web que permitem o teletrabalho
Ao ajudar a encurtar os prazos do projeto, as ferramentas de chamada de vídeo podem economizar para as empresas de 15%-30% do custo total do projeto
A videoconferência pode reduzir os custos de viagem em até 30%
A videoconferência reduziu a necessidade de viagens de negócios em 47%
62% das empresas usam três ou mais plataformas de chamada de vídeo
O Zoom teve mais de 300 milhões de participantes de reuniões por dia em 2020
O Google Meet teve mais de 100 milhões de participantes de reuniões diárias em 2020
O Microsoft Teams teve 75 milhões de usuários ativos diariamente em 2020
O Cisco WebEx atualmente tem mais de 300 milhões de usuários
55% das empresas permitem o trabalho remoto
O trabalho remoto aumentará 77% de 2019-2022
O trabalho remoto por projeto aumentará 19% de 2019-2022
30% dos funcionários são trabalhadores remotos em tempo integral
62% dos funcionários trabalham em casa ocasionalmente
De 2010-2020, houve um aumento de 400% no número de funcionários que trabalham em casa pelo menos uma vez por semana
77% dos trabalhadores remotos relatam níveis mais altos de produtividade ao trabalhar em casa
23% dos trabalhadores remotos trabalham mais horas em casa do que no escritório
53% dos trabalhadores remotos tiram menos tempo de folga do que os funcionários do escritório
74% dos funcionários dizem que são menos propensos a deixar uma empresa que oferece trabalho remoto
83% da força de trabalho diz que poder trabalhar em casa aumentaria a satisfação no trabalho
73% dos funcionários dizem que seus empregadores exigem colaboração interdepartamental e entre equipes
72% das empresas notam um aumento nas atribuições baseadas em projetos
66% dos funcionários dizem que experimentaram um aumento nas equipes virtuais
72% das empresas relatam um aumento na colaboração com o cliente
