Sobald ein oder zwei Teilnehmer sich in ein virtuelles Meeting "einwählen", beginnt die Produktivität zu leiden, da Teilnehmer oft virtuelle Meetings als Lizenz zum Multitasking interpretieren, berichtet die "Harvard Business Review". Jetzt, da die Arbeit von zu Hause aus die neue Norm ist, ist es besonders wichtig, effektive und proaktive Meetings durchzuführen. Kommunizieren Sie dies Ihrem Team mit unserer Virtuelle Besprechungen Präsentation. Um Ihnen die Aufgabe zu erleichtern, haben wir einfache Regeln und technische Anweisungen zu den Folien hinzugefügt.
The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.
Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.
Mit dieser Folie teilen Sie die grundlegenden Spielregeln für alle virtuellen Meetings in Ihrem Unternehmen, wie zum Beispiel das Stummschalten von Mikrofonen, wenn die Teammitglieder nicht sprechen, das Ein- oder Ausschalten von Videos (je nach Unternehmensrichtlinie), usw.
Zu Ihrer Bequemlichkeit haben wir die Schriftgrößen angepasst, um größer als unsere üblichen Schriftgrößen zu sein. In Anbetracht dessen, dass Ihr Publikum diese nun auf einem Desktop oder Laptop anstelle eines Vollformatprojektors betrachten wird, sollte dies das Erlebnis verbessern.
Lassen Sie Ihr Team wissen, dass sie immer eine Meeting-Agenda im Voraus senden (und erhalten) sollten. Auf diese Weise hat jeder ein besseres Kontrollgefühl und genügend Zeit, sich besser auf das Meeting vorzubereiten und aktiv teilzunehmen.
Überblick
Da unsere Häuser und Arbeitsplätze zusammenwachsen und die Grenzen zwischen unserem persönlichen und beruflichen Leben verschwimmen, ist es entscheidend, die Etikette für virtuelle Meetings zu befolgen. Eine Geschäftskommunikationsplattform, Slack, gibt folgende Richtlinien für das Protokoll von Remote-Meetings:
Ask follow up
Stellen Sie während des Meetings alle vor und geben Sie jedem die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten
Starren Sie nicht auf Ihr Handy, während andere Personen präsentieren
Unterbrechen Sie andere Personen nicht, wenn sie sprechen (oder versuchen zu sprechen)
Testen Sie alle Technologien (einschließlich Kamera/Video, WLAN und Bildschirmfreigabe) vor dem Meeting
Lesen Sie die Agenda und kommen Sie vorbereitet
Arbeiten Sie nicht an anderen Aufgaben (wie E-Mail-Check) während des virtuellen Meetings
Schalten Sie alle Benachrichtigungen aus und stellen Sie sicher, dass Ihr Handy stummgeschaltet ist
Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder in einer ruhigen Umgebung ohne unnötige Ablenkungen sind
"Im Zweifelsfall üben Sie einfach Höflichkeit. Die Menschen wollen während eines Online-Meetings gehört, gesehen und respektiert werden - genau wie überall sonst", sagen die Experten von Slack.
Anwendung
Slack bietet auch einen umfassenden Leitfaden für Remote-Meetings.Hier ist, was zu tun ist, sagt das Slack-Team:
Wählen Sie das richtige virtuelle Meeting-Tool – es gibt viele Technologien, die den Prozess der Durchführung eines Online-Meetings einfacher, schneller und kollaborativer gestalten – der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welches dieser Tools für Ihr Team geeignet ist.
Legen Sie das Fundament für erfolgreiche virtuelle Meetings – dazu gehört, sich mit Personen vertraut zu machen, die das Team noch nicht persönlich getroffen hat; andere Teammitglieder und ihre Fachkenntnisse kennenzulernen; Menschen das Gefühl zu geben, dass sie ein gleichberechtigter und integraler Bestandteil des Gesprächs sind; mögliche Probleme in Bezug auf Kommunikationsstile oder unterschiedliche Standpunkte vor den Meetings zu identifizieren.
Setzen Sie eine Agenda und stimmen Sie sich auf Remote-Meeting-Richtlinien ab – es ist wichtig, eine klare Meeting-Agenda zu erstellen, die Folgendes beinhaltet: Schlüsselthemen, Meeting-Struktur, Teammitglieder oder Teams, die anwesend sein werden, was jedes Teammitglied oder Team zur Besprechung beitragen soll und alle relevanten Dokumente, Dateien oder Recherchen.
Halten Sie alle Beteiligten engagiert – das bedeutet, Zeit für lockere Gespräche zu haben, alle sich vorstellen zu lassen, jedem Mitglied eine Aufgabe zuzuweisen, damit sich niemand unbehaglich fühlt und Introvertierte einzubeziehen.
Nachverfolgung – stellen Sie sicher, dass nach dem Meeting jeder eine gute Vorstellung von den Lieferergebnissen und den nächsten Schritten hat und versteht, wer für die Nachverfolgung jedes Elements oder jeder Aufgabe verantwortlich ist, wann die Lieferergebnisse fällig sind und wann das nächste Meeting oder der nächste Check-in stattfinden wird.
Statistiken
Der Cloud-Kommunikationsberater, Voip, hat die wichtigsten Statistiken zu virtuellen Meetings im Jahr 2020 zusammengefasst, die Sie für Ihre Präsentation lernen und nutzen können:
Die globale Belegschaft im Homeoffice hat seit 2005 um 140% zugenommen
Unternehmen sparen jährlich $11.000 pro Mitarbeiter durch die Nutzung von Videokonferenzsoftware
Mitarbeiter sparen durchschnittlich $2.000-$7.000 durch die Nutzung von Webkonferenztools, die ihnen das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen
Videokonferenztools können Unternehmen durch die Verkürzung von Projektzeiten zwischen 15%-30% der Gesamtprojektkosten einsparen
Videokonferenzen können Reisekosten um bis zu 30% reduzieren
Videokonferenzen haben den Bedarf an Geschäftsreisen um 47% reduziert
62% der Unternehmen nutzen drei oder mehr Videokonferenzplattformen
Zoom hatte im Jahr 2020 täglich über 300 Millionen Meeting-Teilnehmer
Google Meet hatte im Jahr 2020 täglich über 100 Millionen Meeting-Teilnehmer
Microsoft Teams hatte im Jahr 2020 75 Millionen aktive tägliche Nutzer
Cisco WebEx hat derzeit über 300 Millionen Nutzer
55% der Unternehmen ermöglichen die Arbeit von zu Hause aus
Die Arbeit von zu Hause aus wird von 2019-2022 um 77% zunehmen
Die Arbeit auf Gig-Basis von zu Hause aus wird von 2019-2022 um 19% zunehmen
30% der Mitarbeiter arbeiten Vollzeit von zu Hause aus
62% der Mitarbeiter arbeiten gelegentlich von zu Hause aus
Von 2010-2020 gab es einen Anstieg von 400% bei der Anzahl der Mitarbeiter, die mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus arbeiten
77% der Heimarbeiter berichten von höheren Produktivitätslevels beim Arbeiten von zu Hause aus
23% der Heimarbeiter arbeiten länger von zu Hause aus als im Büro
53% der Heimarbeiter nehmen weniger Urlaub als Büromitarbeiter
74% der Mitarbeiter sagen, dass sie weniger wahrscheinlich ein Unternehmen verlassen würden, das Heimarbeit anbietet
83% der Belegschaft sagt, dass die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, die Arbeitszufriedenheit erhöhen würde
73% der Mitarbeiter sagen, dass ihre Arbeitgeber eine Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams erfordern
72% der Unternehmen verzeichnen einen Anstieg bei projektbasierten Aufgaben
66% der Mitarbeiter sagen, dass sie einen Anstieg bei virtuellen Teams erlebt haben
72% der Unternehmen berichten von einem Anstieg bei der Zusammenarbeit mit Kunden
