जैसे ही एक या दो उपस्थितकर्ता वर्चुअल मीटिंग में "डायल इन" करते हैं, उत्पादकता प्रभावित होने लगती है, क्योंकि उपस्थितकर्ताओं अक्सर वर्चुअल मीटिंग को कई कार्यों को साथ साथ करने की अनुमति मानते हैं, "हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू" की रिपोर्ट। अब जब दूरस्थ कार्य नया मानक है, तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि प्रभावी और सक्रिय मीटिंग चलाई जाए। हमारे वर्चुअल मीटिंग्स डेक के साथ अपनी टीम को यह संचारित करें। आपके लिए कार्य को आसान बनाने के लिए, हमने स्लाइडों में सरल नियम और तकनीकी निर्देश जोड़े हैं।
The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.
Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.
इस स्लाइड के साथ, अपनी कंपनी में आयोजित सभी वर्चुअल मीटिंगों के लिए मूल भूमि नियम साझा करें, जैसे कि टीम के सदस्य बोल नहीं रहे हों तो माइक को म्यूट करना, वीडियो चालू या बंद रखना (आपकी कंपनी की नीति के आधार पर), आदि।
आपकी सुविधा के लिए, हमने फ़ॉन्ट्स को बड़ा कर दिया है जो हमारे सामान्य फ़ॉन्ट साइज़ से बड़ा है। यदि माना जाए कि अब आपका दर्शक इन्हें पूर्ण आकार के प्रोजेक्टर के बजाय डेस्कटॉप या लैपटॉप पर देखेगा, तो यह अनुभव को बेहतर बनाना चाहिए।
अपनी टीम को यह बताएं कि उन्हें हमेशा मीटिंग का एजेंडा पहले भेजना (और प्राप्त करना) चाहिए। इस तरह, सभी के पास बेहतर नियंत्रण की भावना होती है और मीटिंग के लिए बेहतर तैयारी करने और सक्रिय रूप से भाग लेने के लिए पर्याप्त समय होता है।
संक्षिप्त विवरण
जैसा कि हमारे घर और कार्यस्थल एक साथ मिल रहे हैं, हमारे व्यक्तिगत और पेशेवर जीवन के बीच की सीमाएं भी धुंधली हो रही हैं। इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि हम वर्चुअल मीटिंग्स की शिष्टाचार का पालन करें। एक व्यावसायिक संचार प्लेटफॉर्म, स्लैक, दूरस्थ मीटिंग्स के नियमों के लिए निम्नलिखित दिशानिर्देश प्रदान करता है:
Ask follow up
मीटिंग के दौरान सभी को परिचय दें, और सभी को योगदान देने का मौका दें
जब अन्य लोग प्रस्तुत कर रहे हों तो अपने फोन को न देखें
जब अन्य लोग बोल रहे हों (या उनका बोलने का प्रयास करें) तो उन्हें न बाधित करें
मीटिंग से पहले सभी प्रौद्योगिकी (सहित कैमरा/वीडियो, Wi-Fi, और स्क्रीन शेयरिंग) का परीक्षण करें
एजेंडा पढ़ें, और तैयार आएं
वर्चुअल मीटिंग के दौरान अन्य कार्यों (जैसे ईमेल चेक करना) पर काम न करें
सभी सूचनाएं बंद करें और सुनिश्चित करें कि आपका सेल फोन मौन है
सुनिश्चित करें कि सभी टीम सदस्य एक शांत क्षेत्र में हैं जहां अनावश्यक व्यवधान नहीं है
"संदेह होने पर, सामान्य शिष्टाचार का अभ्यास करें। लोगों को सुना, देखा, और सम्मानित महसूस होना चाहिए ऑनलाइन मीटिंग के दौरान - बिल्कुल वैसे ही जैसे वे अन्यत्र भी चाहते हैं," स्लैक के विशेषज्ञ कहते हैं।
अनुप्रयोग
स्लैक दूरस्थ मीटिंग्स के लिए एक व्यापक मार्गदर्शिका भी प्रदान करता है।यहां क्या करना है, वह Slack टीम कहती है:
सही वर्चुअल मीटिंग टूल चुनें - वहां बहुत सारी तकनीक है जो ऑनलाइन मीटिंग को चलाने की प्रक्रिया को आसान, तेज़ और अधिक सहयोगी बनाती है - मुख्य बात यह है कि इन उपकरणों में से कौन सा आपकी टीम के लिए सही है।
सफल वर्चुअल मीटिंग के लिए आधार तैयार करें - इसमें शामिल है उन लोगों के साथ सहज होना जिनसे टीम ने व्यक्तिगत रूप से मुलाकात नहीं की है; टीम के अन्य सदस्यों और उनकी विशेषज्ञता को जानना; लोगों को महसूस कराना कि वे संवाद का एक समान और अभिन्न हिस्सा हैं; मीटिंगों के आगे किसी भी संभावित समस्याओं की पहचान करना जब बात संवाद शैलियों या भिन्न दृष्टिकोणों की बात होती है।
एक एजेंडा सेट करें और दूरस्थ मीटिंग दिशानिर्देशों पर सहमत हों - यह महत्वपूर्ण है कि एक स्पष्ट मीटिंग एजेंडा बनाया जाए जिसमें शामिल हों: मुख्य बातचीत के बिंदु, मीटिंग की संरचना, वे सदस्य या टीमें जो उपस्थित होंगी, प्रत्येक सदस्य या टीम के लिए क्या लाने की जिम्मेदारी है मीटिंग में और किसी भी संबंधित दस्तावेज़, फ़ाइलें या अनुसंधान।
सभी को सक्रिय रखना - इसका मतलब है सामान्य बातचीत के लिए समय निर्धारित करना, सभी को अपना परिचय देने का समय देना, प्रत्येक सदस्य को एक काम सौंपना, ताकि कोई भी अजीब नहीं महसूस करे और इंट्रोवर्ट्स को शामिल रखना।
अनुसरण - सुनिश्चित करें कि बैठक के बाद सभी को वितरण योग्य और अगले चरणों के बारे में अच्छी समझ हो और समझे कि प्रत्येक मद या कार्य पर अनुसरण करने के लिए कौन जिम्मेदार है, वितरण योग्य कब तक होने चाहिए और अगली बैठक या जांच कब होगी।
सांख्यिकी
बादल संचार सलाहकार, Voip, ने 2020 में वर्चुअल मीटिंग्स पर सबसे महत्वपूर्ण सांख्यिकी का सारांश दिया है, जिसे आप सीख सकते हैं और अपने प्रस्तुतिकरण में उपयोग कर सकते हैं:
वैश्विक दूरस्थ कार्यबल 2005 के बाद से 140% बढ़ गया है
कंपनियां वीडियो सम्मेलन सॉफ्टवेयर का उपयोग करके प्रति कर्मचारी वार्षिक 11,000 डॉलर बचाती हैं
कर्मचारी वेब सम्मेलन उपकरणों का उपयोग करके दूरस्थ रूप से काम करने की अनुमति देकर 2,000-7,000 डॉलर बचाते हैं
परियोजना समयरेखाओं को संक्षिप्त करने में मदद करके, वीडियो कॉलिंग उपकरण कंपनियों को कुल परियोजना लागत का 15%-30% बचा सकते हैं
वीडियो सम्मेलन यात्रा की लागत को 30% तक कम कर सकता है
वीडियो सम्मेलन ने व्यापार यात्रा की आवश्यकता को 47% कम कर दिया है
62% कंपनियां तीन या अधिक वीडियो कॉलिंग प्लेटफॉर्म का उपयोग करती हैं
Zoom में 2020 में प्रति दिन 300 मिलियन से अधिक मीटिंग सहभागी थे
Google Meet में 2020 में प्रति दिन 100 मिलियन से अधिक दैनिक मीटिंग सहभागी थे
Microsoft Teams में 2020 में 75 मिलियन सक्रिय दैनिक उपयोगकर्ता थे
Cisco WebEx में वर्तमान में 300 मिलियन से अधिक उपयोगकर्ता हैं
55% कंपनियां दूरस्थ काम की अनुमति देती हैं
2019-2022 के बीच दूरस्थ काम 77% बढ़ेगा
2019-2022 के बीच दूरस्थ गिग काम 19% बढ़ेगा
30% कर्मचारी पूर्णकालिक दूरस्थ कार्यकर्ता हैं
कर्मचारियों का 62% कभी-कभार घर से काम करते हैं
2010-2020 के दौरान, घर से काम करने वाले कर्मचारियों की संख्या में 400% की वृद्धि हुई है, जो कम से कम एक बार सप्ताह में घर से काम करते हैं
दूरस्थ कर्मचारियों में से 77% घर से काम करने पर अधिक उत्पादकता की सूचना देते हैं
दूरस्थ कर्मचारियों में से 23% घर से अधिक समय काम करते हैं बनाम दफ्तर में
दूरस्थ कर्मचारियों में से 53% दफ्तरी कर्मचारियों की तुलना में कम समय छुट्टी लेते हैं
कर्मचारियों में से 74% कहते हैं कि वे एक ऐसी कंपनी को छोड़ने के लिए कम संभावना रखते हैं जो दूरस्थ काम की सुविधा प्रदान करती है
कार्यबल का 83% कहता है कि घर से काम करने की क्षमता नौकरी संतोष को बढ़ाने में मदद करेगी
कर्मचारियों में से 73% कहते हैं कि उनके नियोक्ता विभागीय और टीम के बीच सहयोग की आवश्यकता रखते हैं
व्यवसायों में से 72% ने परियोजना-आधारित कार्यारोपण में वृद्धि की सूचना दी है
कर्मचारियों में से 66% कहते हैं कि उन्होंने वर्चुअल टीमों में वृद्धि अनुभव की है
कंपनियों में से 72% ने ग्राहक सहयोग में वृद्धि की सूचना दी है
