به محض اینکه یک یا دو نفر به یک جلسه مجازی "وارد" می شوند، بهره وری شروع به رنج می برد، زیرا شرکت کنندگان اغلب جلسات مجازی را به عنوان مجوزی برای انجام چندین کار به هم زمان تلقی می کنند، "Harvard Business Review" گزارش می دهد. حالا که کار از راه دور به نرم افزار جدید تبدیل شده است، بسیار مهم است که جلسات موثر و پیشگیرانه ای برگزار کنید. این موضوع را با تیم خود با استفاده از جلسات مجازی اسلاید ما ارتباط دهید. برای ساده سازی کار شما، ما قوانین ساده و دستورالعمل های فنی را به اسلایدها اضافه کردیم.
The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.
Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.
با این اسلاید، قوانین اصلی را برای تمام جلسات مجازی که در شرکت شما برگزار می شود، مانند خاموش کردن میکروفون ها زمانی که اعضای تیم در حال صحبت نیستند، داشتن ویدئو روشن یا خاموش (بسته به سیاست شرکت شما)، و غیره به اشتراک بگذارید.
برای راحتی شما، ما فونت ها را تنظیم کردیم تا بزرگتر از اندازه فونت های معمولی ما باشند. با توجه به اینکه حالا مخاطبان شما این اسلایدها را روی یک دسکتاپ یا لپ تاپ به جای یک پروژکتور اندازه کامل مشاهده می کنند، این باید تجربه را بهبود ببخشد.
به تیم خود بگویید که همیشه باید یک دستور جلسه را به صورت پیش از موعد ارسال (و دریافت) کنند. به این ترتیب، همه احساس کنترل بهتری دارند و وقت کافی برای آماده سازی بهتر برای جلسه و مشارکت فعال دارند.
بررسی کلی
با توجه به اینکه خانه ها و محل کار ما در حال ادغام هستند، خطوط مرزی بین زندگی شخصی و حرفه ای ما نیز در حال محو شدن است. به همین دلیل بسیار حیاتی است که از اداب جلسات مجازی پیروی کنیم. یک پلتفرم ارتباطی تجاری، Slack، رهنمودهای زیر را برای پروتکل جلسات از راه دور ارائه می دهد:
همه را در طول جلسه معرفی کنید و به همه فرصت بدهید تا مشارکت کنند
وقتی دیگران در حال ارائه هستند به تلفن همراه خود خیره نشوید
وقتی دیگران در حال صحبت کردن هستند آنها را قطع نکنید (یا سعی نکنید بر روی آنها صحبت کنید)
تمام فناوری (از جمله دوربین/ویدئو، Wi-Fi و اشتراک گذاری صفحه) را قبل از جلسه آزمایش کنید
دستور جلسه را بخوانید و آماده بیایید
در طول جلسه مجازی بر روی سایر وظایف (مانند بررسی ایمیل) کار نکنید
تمام اعلان ها را خاموش کنید و مطمئن شوید که تلفن همراه شما در حالت سکوت است
مطمئن شوید که تمام اعضای تیم در یک منطقه آرام و بدون انحرافات غیر ضروری هستند
"وقتی در شک هستید، فقط از ادب عمومی پیروی کنید. مردم می خواهند در یک جلسه آنلاین شنیده، دیده و مورد احترام قرار گیرند - دقیقاً مثل همه جا دیگر،" کارشناسان Slack می گویند.
کاربرد
Slack همچنین یک راهنمای جامع برای جلسات از راه دور ارائه می دهد.این کارها را انجام دهید، تیم Slack می گوید:
ابزار مناسب جلسه مجازی را انتخاب کنید - تکنولوژی فراوانی وجود دارد که فرآیند برگزاری یک جلسه آنلاین را آسان تر، سریع تر و همکاری بیشتر می کند - کلید این است که کدام یک از این ابزارها برای تیم شما مناسب است.
پایه و اساس برای جلسات مجازی موفق را بگذارید - این شامل راحت شدن با افرادی است که تیم در ملاقات های حضوری با آنها آشنا نشده است؛ آشنایی با سایر اعضای تیم و تخصص آنها؛ ایجاد حس اینکه افراد بخش مساوی و جدایی ناپذیری از مکالمه هستند؛ شناسایی هر گونه مشکلات احتمالی در سبک های ارتباطی یا نقاط نظر متفاوت قبل از جلسات.
دستور کار را تنظیم کنید و در مورد دستورالعمل های جلسه از راه دور توافق کنید - مهم است که دستور کار جلسه واضحی ایجاد کنید که شامل: نکات کلیدی مکالمه، ساختار جلسه، اعضای تیم یا تیم هایی که حضور خواهند داشت، هر عضو تیم یا تیم مسئول چه چیزی را به جلسه می آورد و هر سند، فایل یا تحقیق مربوطه.
نگه داشتن همه درگیر - این به معنی اختصاص زمان برای گفتگوی غیررسمی، معرفی همه به یکدیگر، تخصیص کار به هر عضو، به طوری که هیچ کس احساس ناخوشایندی نکند و درگیر بودن افراد درونگرا است.
پیگیری - مطمئن شوید که پس از جلسه همه ایده خوبی در مورد تحویل دادنی ها و مراحل بعدی دارند و می فهمند که کی مسئول پیگیری هر مورد یا وظیفه است، زمانی که تحویل دادنی ها باید تحویل داده شوند و زمان برگزاری جلسه یا بررسی بعدی کی خواهد بود.
آمار
مشاور ارتباطات ابری، Voip، مهمترین آمارهای مربوط به جلسات مجازی در سال 2020 را خلاصه کرده است که می توانید از آنها یاد بگیرید و در ارائه خود استفاده کنید:
نیروی کار از راه دور در سراسر جهان از سال 2005 تا کنون 140 درصد افزایش یافته است
شرکت ها با استفاده از نرم افزارهای ویدئو کنفرانس سالانه 11,000 دلار برای هر کارمند صرفه جویی می کنند
کارمندان با استفاده از ابزارهای وب کنفرانس که به آنها اجازه کار از راه دور را می دهد، میانگین 2,000 تا 7,000 دلار صرفه جویی می کنند
ابزارهای تماس ویدئویی با کمک به کوتاه کردن زمان برنامه های پروژه، می توانند هر جایی بین 15 تا 30 درصد از کل هزینه پروژه را برای شرکت ها صرفه جویی کنند
ویدئو کنفرانس می تواند هزینه های سفر را تا 30 درصد کاهش دهد
ویدئو کنفرانس نیاز به سفر کسب و کار را 47 درصد کاهش داده است
62 درصد شرکت ها از سه یا بیشتر پلتفرم تماس ویدئویی استفاده می کنند
Zoom در سال 2020 بیش از 300 میلیون شرکت کننده در جلسات روزانه داشت
Google Meet در سال 2020 بیش از 100 میلیون شرکت کننده در جلسات روزانه داشت
Microsoft Teams در سال 2020 75 میلیون کاربر فعال روزانه داشت
Cisco WebEx در حال حاضر بیش از 300 میلیون کاربر دارد
55 درصد شرکت ها اجازه کار از راه دور را می دهند
کار از راه دور از سال 2019 تا 2022، 77 درصد افزایش خواهد یافت
کار پروژه ای از راه دور از سال 2019 تا 2022، 19 درصد افزایش خواهد یافت
30 درصد کارمندان به طور کامل از راه دور کار می کنند
62 درصد کارمندان گاهی اوقات از خانه کار می کنند
از سال 2010 تا 2020، تعداد کارمندانی که حداقل یک بار در هفته از خانه کار می کنند، 400 درصد افزایش یافته است
77 درصد کارمندان از راه دور گزارش می دهند که سطح بهره وری آنها هنگام کار از خانه بیشتر است
23 درصد کارمندان از راه دور ساعات بیشتری از خانه کار می کنند تا در دفتر
53 درصد کارمندان از راه دور کمتر از کارمندان دفتری مرخصی می گیرند
74 درصد کارمندان می گویند که احتمال کمتری برای ترک شرکتی که کار از راه دور را ارائه می دهد، دارند
83 درصد نیروی کار می گویند که توانایی کار از خانه، رضایت شغلی را افزایش می دهد
73 درصد کارمندان می گویند که کارفرمایان آنها همکاری بین بخشی و بین تیمی را می طلبند
72 درصد کسب و کارها افزایش در وظایف مبتنی بر پروژه را گزارش می کنند
66 درصد کارمندان می گویند که تیم های مجازی را بیشتر تجربه کرده اند
72 درصد شرکت ها افزایش در همکاری با مشتری را گزارش می کنند
