Как только один или два участника "подключаются" к виртуальной встрече, производительность начинает снижаться, поскольку участники часто воспринимают виртуальные встречи как разрешение на многозадачность, сообщает "Harvard Business Review". Теперь, когда удаленная работа стала новым нормативом, особенно важно проводить эффективные и проактивные встречи. Сообщите об этом своей команде с помощью нашей Виртуальные встречи презентации. Чтобы облегчить вам задачу, мы добавили простые правила и технические инструкции к слайдам.
The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.
Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.
С помощью этого слайда поделитесь основными правилами поведения на всех виртуальных встречах, проводимых в вашей компании, такими как отключение микрофонов, когда члены команды не говорят, включение или отключение видео (в зависимости от политики вашей компании) и т.д.
Для вашего удобства мы увеличили размеры шрифтов, чтобы они были больше обычных. Учитывая, что теперь ваша аудитория будет просматривать их на настольном компьютере или ноутбуке, а не на полноразмерном проекторе, это должно улучшить впечатление.
Пусть ваша команда знает, что они всегда должны отправлять (и получать) повестку дня встречи заранее. Таким образом, у всех будет больше чувство контроля и достаточно времени для лучшей подготовки к встрече и активного участия.
Обзор
Поскольку наши дома и рабочие места сливаются вместе, границы между нашей личной и профессиональной жизнью также стираются. Вот почему так важно соблюдать этикет виртуальных встреч. Бизнес-платформа для общения Slack предлагает следующие рекомендации по протоколу удаленных встреч:
Представьте всех участников во время встречи и дайте каждому возможность высказаться
Не смотрите в телефон, когда другие люди выступают
Не перебивайте других людей, когда они говорят (или пытаются говорить)
Проверьте всю технологию (включая камеру/видео, Wi-Fi и демонстрацию экрана) перед встречей
Прочитайте повестку дня и подготовьтесь
Не занимайтесь другими задачами (например, проверкой электронной почты) во время виртуальной встречи
Отключите все уведомления и убедитесь, что ваш мобильный телефон находится в режиме тишины
Убедитесь, что все члены команды находятся в тихом месте, свободном от ненужных отвлекающих факторов
"В случае сомнений просто проявите общую вежливость. Люди хотят быть услышаны, увидены и уважаемы во время онлайн-встречи - так же, как и везде", - говорят эксперты из Slack.
Применение
Slack также предлагает подробное руководство по проведению удаленных встреч.Вот что нужно делать, говорит команда Slack:
Выберите подходящий инструмент для виртуальных встреч - существует множество технологий, которые упрощают процесс проведения онлайн-встреч, делают его быстрее и более совместным - ключевой вопрос в том, какой из этих инструментов подходит для вашей команды.
Заложите основу для успешных виртуальных встреч - это включает в себя привыкание к людям, которых команда не встречала лично; знакомство с другими членами команды и их компетенциями; создание условий, при которых люди чувствуют себя равноправными и неотъемлемой частью разговора; выявление любых потенциальных проблем в стилях общения или различных точках зрения перед встречами.
Составьте повестку дня и согласуйте правила проведения удаленных встреч - важно создать четкую повестку дня встречи, которая включает: ключевые темы для обсуждения, структуру встречи, членов команды или команды, которые будут присутствовать, то, за что отвечает каждый член команды или команда на встрече, а также любые релевантные документы, файлы или исследования.
Поддерживайте вовлеченность всех - это означает уделение времени неформальному общению, представление каждого участника, распределение обязанностей между участниками, чтобы никто не чувствовал себя неловко, и вовлечение интровертов в общение.
Последующие действия – убедитесь, что после встречи у всех есть четкое представление о результатах и следующих шагах, и понимают, кто отвечает за выполнение каждого пункта или задачи, когда следует ожидать результаты и когда состоится следующая встреча или проверка.
Статистика
Советник по облачным коммуникациям, Voip, подвел итоги самой важной статистики по виртуальным встречам в 2020 году, которую вы можете изучить и использовать в своей презентации:
Глобальная удаленная рабочая сила увеличилась на 140% с 2005 года
Компании экономят $11,000 в год на каждого сотрудника, используя программное обеспечение для видеоконференций
Сотрудники экономят в среднем от $2,000 до $7,000, используя инструменты веб-конференций, позволяющие им работать на удалении
С помощью сокращения сроков выполнения проектов, инструменты видеозвонков могут сэкономить компаниям от 15% до 30% общей стоимости проекта
Видеоконференции могут сократить расходы на путешествия до 30%
Видеоконференции сократили необходимость в командировках на 47%
62% компаний используют три или более платформы для видеозвонков
У Zoom было более 300 миллионов участников встреч в день в 2020 году
У Google Meet было более 100 миллионов участников ежедневных встреч в 2020 году
У Microsoft Teams было 75 миллионов активных пользователей в день в 2020 году
У Cisco WebEx в настоящее время более 300 миллионов пользователей
55% компаний разрешают удаленную работу
Удаленная работа увеличится на 77% с 2019 по 2022 год
Удаленная гиг-работа увеличится на 19% с 2019 по 2022 год
30% сотрудников работают на полную ставку на удалении
62% сотрудников иногда работают из дома
С 2010 по 2020 год количество сотрудников, работающих из дома хотя бы раз в неделю, увеличилось на 400%
77% удаленных сотрудников сообщают о более высоком уровне производительности при работе из дома
23% удаленных сотрудников работают дольше из дома, чем в офисе
53% удаленных сотрудников берут меньше времени на отдых, чем сотрудники в офисе
74% сотрудников говорят, что они меньше склонны уходить из компании, предлагающей удаленную работу
83% рабочей силы говорят, что возможность работать из дома увеличивает удовлетворенность работой
73% сотрудников говорят, что их работодатели требуют междепартаментального и межкомандного сотрудничества
72% компаний отмечают увеличение количества проектных заданий
66% сотрудников говорят, что они столкнулись с увеличением числа виртуальных команд
72% компаний сообщают об увеличении сотрудничества с клиентами
