Tan pronto como uno o dos asistentes se "conectan" a una reunión virtual, la productividad comienza a sufrir, porque los asistentes a menudo interpretan las reuniones virtuales como una licencia para realizar múltiples tareas, informa "Harvard Business Review". Ahora que el trabajo remoto es la nueva norma, es especialmente importante llevar a cabo reuniones efectivas y proactivas. Comuníquelo a su equipo con nuestra presentación Reuniones Virtuales. Para facilitarle la tarea, hemos añadido reglas sencillas e instrucciones técnicas a las diapositivas.
The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.
Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.
Con esta diapositiva, comparta las reglas básicas para todas las reuniones virtuales que se realicen en su empresa, como silenciar los micrófonos cuando los miembros del equipo no estén hablando, tener el video encendido o apagado (dependiendo de la política de su empresa), etc.
Para su comodidad, hemos ajustado las fuentes para que sean más grandes que nuestros tamaños de fuente habituales. Considerando que su audiencia ahora estará viendo esto en un escritorio o portátil en lugar de un proyector de tamaño completo, esto debería mejorar la experiencia.
Haga saber a su equipo que siempre deben enviar (y recibir) una agenda de la reunión con antelación. De esta manera, todos tienen un mejor sentido de control y suficiente tiempo para prepararse mejor para la reunión y participar activamente.
Resumen
Como nuestros hogares y lugares de trabajo se están fusionando, las fronteras entre nuestras vidas personales y profesionales también se están difuminando. Por eso es crucial seguir la etiqueta de las reuniones virtuales. Una plataforma de comunicación empresarial, Slack, proporciona las siguientes pautas para el protocolo de reuniones remotas:
Ask follow up
Presente a todos durante la reunión y dé a todos la oportunidad de contribuir
No mire su teléfono mientras otras personas están presentando
No interrumpa a otras personas cuando estén hablando (o intenten hablar por encima de ellas)
Pruebe toda la tecnología (incluyendo cámara/video, Wi-Fi y compartición de pantalla) antes de la reunión
Lea la agenda y venga preparado
No trabaje en otras tareas (como revisar el correo electrónico) durante la reunión virtual
Apague todas las notificaciones y asegúrese de que su teléfono móvil esté en silencio
Asegúrese de que todos los miembros del equipo estén en una zona tranquila libre de distracciones innecesarias
"Cuando tenga dudas, simplemente practique la cortesía común. Las personas quieren ser escuchadas, vistas y respetadas durante una reunión en línea, al igual que en cualquier otro lugar", dicen los expertos de Slack.
Aplicación
Slack también ofrece una guía completa para las reuniones remotas. Esto es lo que hay que hacer, dice el equipo de Slack:
Elija la herramienta de reunión virtual adecuada - hay mucha tecnología disponible que facilita el proceso de llevar a cabo una reunión en línea de manera más fácil, rápida y colaborativa - la clave está en averiguar cuál de estas herramientas es la adecuada para su equipo.
Establezca las bases para reuniones virtuales exitosas - esto incluye sentirse cómodo con las personas que el equipo no ha conocido en persona; conocer a otros miembros del equipo y su experiencia; hacer que las personas se sientan como una parte igual e integral de la conversación; identificar cualquier problema potencial en cuanto a estilos de comunicación o puntos de vista diferentes antes de las reuniones.
Establezca una agenda y acuerde las pautas para las reuniones remotas - es importante crear una agenda de reunión clara que incluya: puntos clave de conversación, estructura de la reunión, miembros del equipo o equipos que estarán presentes, lo que cada miembro del equipo o equipo es responsable de llevar a la reunión y cualquier documento, archivo o investigación relevante.
Mantener a todos comprometidos - esto significa hacer tiempo para la conversación casual, hacer que todos se presenten, asignar a cada miembro un trabajo, para que nadie se sienta incómodo y mantener a los introvertidos involucrados.
Seguimiento - asegúrese de que después de la reunión todos tengan una buena idea de las entregas y los próximos pasos y entiendan quién es responsable de hacer el seguimiento de cada elemento o tarea, cuándo se deben las entregas y cuándo será la próxima reunión o chequeo.
Estadísticas
El asesor de comunicación en la nube, Voip, resumió las estadísticas más importantes sobre las reuniones virtuales en 2020, que usted puede aprender y utilizar en su presentación:
La fuerza laboral remota global ha aumentado en un 140% desde 2005
Las empresas ahorran $11,000 anuales por empleado al usar software de videoconferencia
Los empleados ahorran un promedio de $2,000-$7,000 al usar herramientas de conferencia web que les permiten teletrabajar
Al ayudar a acortar los plazos de los proyectos, las herramientas de llamadas de video pueden ahorrar a las empresas entre el 15% y el 30% del costo total del proyecto
La videoconferencia puede reducir los costos de viaje en hasta un 30%
La videoconferencia ha reducido la necesidad de viajes de negocios en un 47%
El 62% de las empresas utilizan tres o más plataformas de llamadas de video
Zoom tuvo más de 300 millones de participantes en reuniones por día en 2020
Google Meet tuvo más de 100 millones de participantes diarios en reuniones en 2020
Microsoft Teams tuvo 75 millones de usuarios activos diarios en 2020
Cisco WebEx actualmente tiene más de 300 millones de usuarios
El 55% de las empresas permiten el trabajo remoto
El trabajo remoto aumentará en un 77% de 2019 a 2022
El trabajo remoto por encargo aumentará en un 19% de 2019 a 2022
El 30% de los empleados son trabajadores remotos a tiempo completo
El 62% de los empleados trabajan desde casa ocasionalmente
De 2010 a 2020, ha habido un aumento del 400% en el número de empleados que trabajan desde casa al menos una vez a la semana
El 77% de los trabajadores remotos informan de niveles más altos de productividad cuando trabajan desde casa
El 23% de los trabajadores remotos trabajan más horas desde casa que en la oficina
El 53% de los trabajadores remotos toman menos tiempo libre que los empleados de la oficina
El 74% de los empleados dicen que es menos probable que abandonen una empresa que ofrece trabajo remoto
El 83% de la fuerza laboral dice que poder trabajar desde casa aumentaría la satisfacción laboral
El 73% de los empleados dicen que sus empleadores requieren colaboración interdepartamental e interequipo
El 72% de las empresas notan un aumento en las asignaciones basadas en proyectos
El 66% de los empleados dicen que han experimentado un aumento en los equipos virtuales
El 72% de las empresas informan de un aumento en la colaboración con los clientes
