Non appena uno o due partecipanti "si collegano" a una riunione virtuale, la produttività inizia a soffrire, perché i partecipanti spesso interpretano le riunioni virtuali come una licenza per fare più cose contemporaneamente, riporta la "Harvard Business Review". Ora che il lavoro remoto è la nuova norma, è particolarmente importante gestire riunioni efficaci e proattive. Comunicate questo al vostro team con il nostro mazzo di Riunioni Virtuali. Per rendervi il compito più facile, abbiamo aggiunto regole semplici e istruzioni tecniche alle diapositive.
The principles of effective and proactive meetings can be applied to other aspects of remote work by promoting clear communication, setting clear expectations, and encouraging active participation. Just like in meetings, these principles can help in ensuring productivity and efficiency in other remote work scenarios. For instance, clear communication can help in setting tasks and deadlines, while active participation can ensure that everyone is on the same page and working towards the same goals.
Some potential drawbacks of virtual meetings include decreased productivity due to attendees' tendency to multi-task, technical issues, and lack of personal interaction. These can be mitigated by setting clear expectations for participation, providing technical instructions and support, and incorporating elements of personal interaction where possible.
Con questa diapositiva, condividete le regole di base per tutte le riunioni virtuali tenute nella vostra azienda, come disattivare i microfoni quando i membri del team non stanno parlando, avere il video acceso o spento (a seconda della politica della vostra azienda), ecc.
Per vostra comodità, abbiamo regolato i caratteri per essere più grandi delle nostre dimensioni di carattere usuali. Considerando che il vostro pubblico ora visualizzerà queste su un desktop o un laptop invece che su un proiettore a grandezza naturale, questo dovrebbe migliorare l'esperienza.
Fate sapere al vostro team che dovrebbero sempre inviare (e ricevere) un ordine del giorno della riunione in anticipo. In questo modo, tutti hanno un migliore senso di controllo e abbastanza tempo per prepararsi meglio per la riunione e partecipare attivamente.
Panoramica
Poiché le nostre case e i nostri luoghi di lavoro si stanno unendo, anche i confini tra la nostra vita personale e professionale si stanno sfumando. Ecco perché è fondamentale seguire l'etichetta delle riunioni virtuali. Una piattaforma di comunicazione aziendale, Slack, fornisce le seguenti linee guida per il protocollo delle riunioni remote:
Ask follow up
Presentare tutti durante la riunione e dare a tutti la possibilità di contribuire
Non fissare il telefono mentre altre persone stanno presentando
Non interrompere altre persone quando stanno parlando (o cercano di parlare sopra di loro)
Testare tutta la tecnologia (compresi fotocamera/video, Wi-Fi e condivisione dello schermo) prima della riunione
Leggere l'ordine del giorno e venire preparati
Non lavorare ad altri compiti (come controllare l'email) durante la riunione virtuale
Spegnere tutte le notifiche e assicurarsi che il cellulare sia silenzioso
Assicurarsi che tutti i membri del team si trovino in una zona tranquilla priva di distrazioni inutili
"In caso di dubbio, basta praticare la comune cortesia. Le persone vogliono essere ascoltate, viste e rispettate durante una riunione online - proprio come lo fanno ovunque", dicono gli esperti di Slack.
Applicazione
Slack offre anche una guida completa alle riunioni remote.Ecco cosa fare, dice il team di Slack:
Scegliere il giusto strumento per le riunioni virtuali - esiste molta tecnologia che rende il processo di gestione di una riunione online più semplice, veloce e collaborativo - la chiave è capire quale di questi strumenti è adatto al tuo team.
Ponere le basi per riunioni virtuali di successo - questo include sentirsi a proprio agio con persone che il team non ha incontrato di persona; conoscere gli altri membri del team e le loro competenze; far sentire le persone come se fossero una parte uguale e integrante della conversazione; identificare eventuali problemi relativi agli stili di comunicazione o a punti di vista divergenti prima delle riunioni.
Stabilire un ordine del giorno e concordare le linee guida per le riunioni remote - è importante creare un chiaro ordine del giorno che includa: punti chiave di discussione, struttura della riunione, membri del team o team che saranno presenti, cosa ogni membro del team o team è responsabile di portare alla riunione e qualsiasi documento, file o ricerca rilevante.
Mantenere tutti impegnati - questo significa fare spazio per la conversazione informale, far presentare tutti, assegnare a ciascun membro un compito, in modo che nessuno si senta a disagio e coinvolgere gli introversi.
Follow-up - assicurati che dopo la riunione tutti abbiano un'idea chiara sui deliverables e sui prossimi passi e capiscano chi è responsabile del follow-up di ogni elemento o compito, quando i deliverables sono dovuti e quando avrà luogo la prossima riunione o verifica.
Statistiche
Il consulente di comunicazione cloud, Voip, ha riassunto le statistiche più importanti sulle riunioni virtuali nel 2020, che potete apprendere e utilizzare nella vostra presentazione:
La forza lavoro remota globale è aumentata del 140% dal 2005
Le aziende risparmiano $11,000 annualmente per dipendente utilizzando software di videoconferenza
I dipendenti risparmiano in media da $2,000 a $7,000 utilizzando strumenti di web conferencing che consentono loro di lavorare da remoto
Aiutando a ridurre i tempi dei progetti, gli strumenti di videochiamata possono far risparmiare alle aziende dal 15% al 30% del costo totale del progetto
La videoconferenza può ridurre i costi di viaggio fino al 30%
La videoconferenza ha ridotto la necessità di viaggi d'affari del 47%
Il 62% delle aziende utilizza tre o più piattaforme di videochiamata
Zoom ha avuto oltre 300 milioni di partecipanti alle riunioni al giorno nel 2020
Google Meet ha avuto oltre 100 milioni di partecipanti giornalieri alle riunioni nel 2020
Microsoft Teams ha avuto 75 milioni di utenti attivi giornalieri nel 2020
Cisco WebEx ha attualmente oltre 300 milioni di utenti
Il 55% delle aziende consente il lavoro da remoto
Il lavoro remoto aumenterà del 77% dal 2019 al 2022
Il lavoro gig remoto aumenterà del 19% dal 2019 al 2022
Il 30% dei dipendenti lavora a tempo pieno da remoto
Il 62% dei dipendenti lavora da casa occasionalmente
Dal 2010 al 2020, c'è stato un aumento del 400% nel numero di dipendenti che lavorano da casa almeno una volta alla settimana
Il 77% dei lavoratori remoti riferisce livelli di produttività più alti quando lavora da casa
Il 23% dei lavoratori remoti lavora più ore da casa che in ufficio
Il 53% dei lavoratori remoti prende meno tempo libero rispetto ai dipendenti in ufficio
Il 74% dei dipendenti dice che è meno probabile che lascino un'azienda che offre il lavoro remoto
L'83% della forza lavoro dice che la possibilità di lavorare da casa aumenterebbe la soddisfazione lavorativa
Il 73% dei dipendenti dice che i loro datori di lavoro richiedono la collaborazione interdipartimentale e di squadra
Il 72% delle aziende segnala un aumento degli incarichi basati su progetti
Il 66% dei dipendenti dice di aver riscontrato un aumento delle squadre virtuali
Il 72% delle aziende segnala un aumento della collaborazione con i clienti
