Optimización de Procesos (Parte 2)

Sinopsis

¿Quiere generar los mayores valores comerciales con el menor tiempo y costo? Incluso un negocio próspero siempre puede encontrar formas de hacer sus procesos más ágiles, rápidos y eficientes.

Esta presentación Optimización de Procesos (Parte 2) incluye plantillas para métodos probados y verdaderos que ayudarán a recortar lo innecesario. Incluye diapositivas para el análisis de causa raíz, identificación de riesgos, matriz de complejidad e incertidumbre, Kaizen, lista de verificación 4M, tablero Andon, Sistema de Producto Toyota, Ciclo Deming, PDCA y muchos más que pueden ser personalizados para diversos entornos de equipo. Veamos cómo estos métodos pueden ser utilizados para mejorar las operaciones existentes.

Questions and answers

Can you provide real-world examples of companies successfully using the 4M checklist and Andon board for process improvement?

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Toyota is a prime example of a company that has successfully used the 4M checklist and Andon board for process improvement. The 4M checklist (Man, Machine, Material, Method) is a part of Toyota's Production System. They use it to identify and categorize potential sources of variation in a process. The Andon board, on the other hand, is a visual management tool that highlights the status of operations in real-time and signals any deviations from the norm. Toyota uses it to quickly identify and address issues, thereby reducing downtime and improving overall efficiency.

What are some alternative strategies to the Deming Cycle and PDCA for process optimization?

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Some alternative strategies to the Deming Cycle and PDCA for process optimization include Six Sigma, Lean Manufacturing, and Total Quality Management (TQM). Six Sigma focuses on reducing process variation and enhancing process control, while Lean Manufacturing aims at waste reduction and process flow efficiency. TQM, on the other hand, is a management approach that focuses on long-term success through customer satisfaction.

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Análisis de causa raíz

Diagrama de Ishikawa

Antes de entrar en las metodologías individuales, revisemos las formas en que un equipo de proyecto puede clasificar y planificar los esfuerzos de mejora de procesos. Para empezar, es importante identificar el problema principal y la raíz del mismo. En muchos casos, hay causas más profundas de un problema de lo que sugiere la superficie.

Questions and answers

What role do grassroots movements play in shaping trends in process optimization?

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Grassroots movements play a significant role in shaping trends in process optimization. They often initiate change from the bottom up, identifying inefficiencies in existing processes and advocating for improvements. These movements can bring about innovative solutions that may not be apparent from a top-down perspective. They can also help in identifying the root causes of problems, as they are often closer to the operational issues. Furthermore, grassroots movements can foster a culture of continuous improvement, encouraging everyone within the organization to participate in process optimization.

Can you use analogies or metaphors to explain the concept of triage and planning in process improvement efforts?

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Yes, one can use the analogy of a medical triage. In a medical emergency, doctors perform a triage to prioritize patients based on the severity of their condition. Similarly, in process improvement, teams identify and prioritize problems based on their impact on the business. The planning phase can be compared to a roadmap. Just as a roadmap provides the best route to reach a destination, the planning phase outlines the steps to achieve process improvement goals.

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El Diagrama de Ishikawa, también conocido como Diagrama de Espina de Pescado, presenta el problema observado en el lado derecho. (Diapositiva 15)

Cinco porqués

Otra forma de realizar un análisis de causa raíz es el marco de los 5 Porqués. A diferencia del diagrama de Ishikawa, los 5 Porqués utilizan un enfoque más de arriba hacia abajo. (Diapositiva 16)

Comience con la gran pregunta haciendo el primer Porqué. Luego, continúe hasta que se hayan hecho cinco Porqués para llegar a los puntos más finos del problema que no eran obvios para usted al principio.

Riesgo del proceso

Identificación de riesgos

Con cualquier plan de cambio, existen riesgos que ya están asociados con el proceso actual, y también riesgos que podrían surgir con los nuevos cambios.

Ya sea que el objetivo sea reducir los riesgos existentes o defender el negocio contra posibles riesgos futuros, es importante exponer las posibilidades para establecer una expectativa factible. (Diapositiva 6)

Esto también plantea la pregunta de: ¿qué es un intercambio digno? ¿El negocio se alinea más con un enfoque de "alto riesgo, alta recompensa"? ¿O prefiere jugar a lo seguro?

Complejidad e incertidumbre

Relacionado con la gestión de riesgos, mapee cualquier complejidad e incertidumbre implícita en su plan de mejora de procesos en esta matriz. (Diapositiva 5)

Por ejemplo, para una organización que busca resultados rápidos y de bajo riesgo, podría valer la pena comenzar con procedimientos en el cuadrante inferior izquierdo. Estos son los frutos bajos que no son demasiado complicados de implementar y son bastante predecibles. Con esa combinación, puede ver los resultados rápidamente después de la implementación.

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Mejora continua

Kaizen

Ahora, veamos las herramientas individuales que pueden ser utilizadas a lo largo del ejercicio de optimización de procesos.

Kaizen es una de las herramientas más comunes cuando se trata de mejora de procesos, y por buenas razones. Es el marco que ha traído gran éxito a empresas desde Toyota hasta Nestle.

Kaizen puede visualizarse como una rueda en constante rotación. La palabra clave aquí es "continua". Esto significa que la mejora no se detiene simplemente en el paso número 7. Continúa refinándose y redefiniéndose para lograr resultados aún mejores. (Diapositiva 21)

Si un equipo tiene un horario de mejora de procesos bien definido, puede editar estos pasos para mostrar fechas específicas o duraciones que correspondan a cada paso del proceso Kaizen.

Lista de verificación 4M

Bajo el marco de Kaizen, la lista de verificación 4M puede ser utilizada para resaltar y seguir detalladamente las tareas en el terreno. Las 4 M's representan: Hombre, Máquina, Material y Método. Permiten a un equipo de proyecto estar consciente de todos los componentes críticos con mayor claridad y organización. (Diapositiva 22)

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Tenga en cuenta que la lista de verificación 4M no discrimina los detalles más finos. Cuando se trata de mejora de procesos, incluso un pequeño detalle puede llevar a ahorros significativos de costos y tiempo. Estas pequeñas mejoras también pueden sumarse cuando ocurren en un entorno de producción de alto volumen.

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Sistema de producción Toyota (TPS)

Las herramientas que acabamos de mencionar pueden ser todas agregadas al Sistema de Producción Toyota, o TPS. Esta es la ideología principal en la que se basa la optimización de procesos. (Diapositiva 29)

En este gigante, tenemos los objetivos comerciales en la cima de la casa, respaldados por pilares que están hechos de métodos individuales de optimización de procesos, y seguidos por los resultados finales exitosos.