Papéis e Responsabilidades da Equipe RACI

Sinopse

Mesmo os planos de projeto mais detalhados e completos quase inevitavelmente falham se houver omissão ou incerteza dos papéis, tarefas e responsabilidades dos participantes. Para evitar isso, use nossa apresentação Papéis e Responsabilidades da Equipe RACI. Ela ajudará você a incorporar a matriz RACI nos processos de sua empresa e criar um forte espírito de colaboração que amplificará e melhorará o resultado de cada projeto.

Questions and answers

How can the RACI matrix be used to improve project efficiency?

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The RACI matrix can be used to improve project efficiency by clearly defining the roles and responsibilities of each team member. This helps to avoid confusion and ensures that everyone knows what they are supposed to do. It also promotes collaboration and improves the outcome of every project.

What are some alternatives to the RACI matrix for defining roles and responsibilities?

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Some alternatives to the RACI matrix for defining roles and responsibilities include the DACI matrix (Driver, Approver, Contributor, Informed), RAPID model (Recommend, Agree, Perform, Input, Decide), and the RASCI model (Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed). Each of these models provides a different approach to defining roles and responsibilities, and the best one to use depends on the specific needs and structure of your organization.

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Destaques do slide

A matriz RACI exige que um líder atribua a cada membro da equipe participante se ele é Responsável, Responsável, Consultado ou Informado.

Este slide ajudará você a explicar como exatamente a matriz RACI funciona dentro do gerenciamento de projetos. Você pode mencionar que ela mapeia todas as tarefas, marcos ou decisões-chave envolvidas na conclusão de um projeto e esclarece os papéis atribuídos.

Para fazer sua equipe se sentir valorizada e criar uma cultura de engajamento (que incentiva alto desempenho), adicione fotos de seus membros da equipe a cada responsabilidade. Slides como este foram desenvolvidos para ajudá-lo com esta tarefa.

Visão geral

De acordo com a IBM, a matriz mostra as principais atividades como linhas e os membros participantes como colunas. Para cada membro, um líder ou gerente de projeto indica se eles são responsáveis, responsáveis, consultados ou informados. Para detalhar:

• Responsável – este papel realiza o trabalho para completar a atividade. Apenas um papel é responsável, mas outros membros da equipe podem ajudar se necessário.
• Responsável – este papel dá o sinal verde para a conclusão do entregável para cumprir a atividade. Apenas uma parte é responsável por cada tarefa ou entregável individual.
• Consultado – este papel é de um indivíduo ou grupo que é consultado para fornecer opiniões ou expertise técnica necessária para completar uma atividade ou entregável. Normalmente, eles são especialistas no assunto que estão em comunicação com as pessoas responsáveis pelas atividades.
• Informado – esses membros da equipe são notificados do progresso, na maioria das vezes, apenas quando uma tarefa ou entregável já está concluído.

Aplicação

O processo simples para criar uma matriz RACI inclui as seguintes seis etapas, de acordo com o CIO:

1. Determine todas as tarefas envolvidas na entrega do projeto e liste-as no lado esquerdo do gráfico em ordem de conclusão.
2. Identifique todos os stakeholders do projeto e liste-os no topo do gráfico.
3. Complete as células do modelo atribuindo quem tem responsabilidade, responsabilidade e quem será consultado e informado para cada tarefa individual
4. Verifique se cada tarefa tem pelo menos um stakeholder responsável por ela.
5. Verifique se nenhuma tarefa tem mais de um stakeholder responsável.
6. Distribua, discuta e concorde com a matriz RACI com seus stakeholders no início do projeto para resolver quaisquer conflitos ou ambiguidades.

Dicas

Em 2020, o mundo passou por uma nova norma, mudando para sempre as maneiras como trabalhamos e nos comunicamos. A questão que manteve muitos gerentes acordados à noite foi: como responsabilizar efetivamente uma equipe remota? Inc. lista quatro erros a evitar ao lidar com a questão.

Exigindo alta produtividade.

As equipes remotas podem ser bastante produtivas e até superar seus colegas no escritório, mas não no primeiro dia ou quando estão distraídas. Líderes que não reconhecem isso, adicionam a esse estresse. Em vez disso, identifique as tarefas de maior prioridade no momento e relaxe o resto, dizem os especialistas.

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Supondo que isso seja temporário

É provável que crises como a COVID-19 se repitam, dizem os especialistas, e mudem permanentemente a forma como o trabalho é feito no futuro. É por isso que ser bom em trabalhar remotamente é crucial. Isso não só ajudará você a se manter produtivo, mas também a permanecer competitivo, já que seus concorrentes estão navegando no problema de ter equipes remotas responsáveis também.

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Proibindo o uso de quaisquer ferramentas não aprovadas

O Facebook, por exemplo, lutou com esse problema em 2020, relata a Inc., pois os funcionários usavam ferramentas não aprovadas para atender às demandas. "Você não pode ter as duas coisas. Ou dê às suas equipes os recursos de que precisam para serem eficazes ou diminua suas expectativas", disse David Horowitz, CEO da Retrium, uma plataforma para realizar retrospectivas online, à Inc.

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Ditando horas e tempos de resposta

Os gerentes abordam isso de maneiras diferentes. Alguns estão inundando as caixas de email de suas equipes, exigindo atualizações e tornando impossível para as pessoas verem o que deveriam responder. Outros exigem uma presença online das 8 às 5, fazendo com que os trabalhadores tenham medo de se afastar do computador.

Questions and answers

What strategies can leaders use to build trust with team members according to Theresa Sigillito Hollema?

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According to Theresa Sigillito Hollema, leaders can build trust with team members by focusing on the work output rather than the work activity. This involves monitoring the results of the team's efforts instead of their individual tasks. Additionally, holding one-on-one meetings with each team member can be beneficial. However, these meetings should be used as an opportunity to enhance performance, not to demand updates.

How can the RACI matrix improve project outcomes?

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The RACI matrix can improve project outcomes by clearly defining the roles and responsibilities of each team member. This clarity reduces confusion and ensures that everyone knows what they are supposed to do and who is accountable for what. It also helps in avoiding duplication of efforts and gaps in responsibilities. By using the RACI matrix, teams can work more efficiently and effectively, leading to improved project outcomes.

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Theresa Sigillito Hollema, especialista em equipes globais e diretora da Interact Global, disse à Inc.,"A confiança entre líderes e membros da equipe começa com o líder. Você deve descobrir como monitorar o resultado do trabalho, em vez da atividade de trabalho." Realizar reuniões individuais com cada indivíduo também é uma boa ideia, mas use esse tempo para aumentar o desempenho, não para exigir atualizações.[/italic]

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