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Lista de tarefas Kanban Sheet preview
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Visão detalhada do quadro Kanban Sheet preview
Limite excedido do quadro Kanban em andamento Sheet preview
Visualização do calendário Kanban Sheet preview
Visualização do calendário Kanban com múltiplos níveis de prioridade Sheet preview
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Sinopse

O que é "Kanban"? Kanban é uma estrutura de gerenciamento de projetos que utiliza uma visualização de cartões para organizar tarefas em um quadro, permitindo que os membros da equipe vejam facilmente em que estágio de fluxo de trabalho cada tarefa ou projeto se encontra. O sistema Kanban, inventado na Toyota, ajudou a transformar a montadora de uma empresa que vendia menos de trezentos carros por ano para uma das maiores montadoras do mundo, gerando centenas de bilhões em receita em 2021. Abaixo, explicamos o Kanban e suas origens, como funciona um "Quadro Kanban", e como você pode baixar e personalizar o modelo de planilha Quadro Kanban que criamos para começar.

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Questions and answers
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The role of a dashboard in a Kanban system is to provide a visual representation of the workflow. It allows team members to easily see where each task or project is in a series of workflow stages. This helps in tracking progress, identifying bottlenecks, and improving overall efficiency.

The Kanban system manages task dependencies by visualizing the workflow. Each task is represented by a card on the Kanban board, and the position of the card on the board indicates its status in the workflow. This allows team members to easily see the status of each task and understand the dependencies between tasks. If a task is dependent on another, it cannot move to the next stage until the task it is dependent on is completed. This system helps to ensure that tasks are completed in the correct order and that no task is overlooked.

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Kanban explicado

O sistema Kanban foi desenvolvido pelo engenheiro industrial Taiichi Ohno na Toyota na década de 1950. O termo Kanban vem de duas palavras japonesas, "Kan" 看 que significa sinal, e "Ban" 板, que significa quadro, também conhecido como "quadro de avisos." O termo foi popularizado no Japão por volta de 1600 quando a economia decolou, e as cidades japonesas foram inundadas por empresas concorrentes que precisavam de placas artísticas para se destacar e competir por clientes. Essa tradição continuou até os letreiros de neon, LED e painéis de publicidade 3D que povoam as cidades japonesas hoje. Os melhores desses letreiros comunicavam seu valor central de maneira tão clara e concisa quanto possível.

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The Kanban system helps in communicating the core value of a project by providing a visual representation of the work process. It allows team members to see the status of every piece of work at any time. This transparency helps teams understand their work and how it aligns with the project's core value.

The different stages in a custom workflow of a Kanban board typically include: To Do, In Progress, and Done. However, these stages can be customized based on the specific needs of a project or team. For example, some teams may include stages like Backlog, Review, or Testing.

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Quadro Kanban

O sistema Kanban de Ohno usa cartões de sinalização em um quadro para mostrar visualmente em que estágio uma tarefa está, e orientar os espectadores sobre quais ações tomar a seguir em um fluxo de trabalho de processo. Nas próprias palavras de Ohno, o sistema foi projetado, "para produzir apenas o que é necessário, quando é necessário e na quantidade necessária." Ohno inventou este sistema a pedido do CEO da Toyota, Kiichiro Toyoda, que queria que a Toyota competisse com a produtividade das empresas americanas de automóveis em menos de três anos. No entanto, a empresa estava em tão mau estado que nem sequer podiam contratar novos funcionários. Eles não tinham o equipamento que os americanos tinham, e não podiam contratar novas pessoas, então tiveram que desenvolver um sistema interno para aumentar sua produtividade.

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The future of Kanban Boards in project management looks promising. As businesses continue to evolve and adapt to changes, the need for efficient project management tools like Kanban Boards is increasing. They offer a visual way to manage tasks and workflows, which can greatly improve productivity and efficiency. Furthermore, with the rise of remote work and digital transformation, digital Kanban Boards are becoming more prevalent. They can be easily integrated with other project management tools and can be accessed from anywhere, making them a great tool for distributed teams. However, it's important to note that the effectiveness of Kanban Boards largely depends on how well they are implemented and used within a team or organization.

Kanban Boards have evolved significantly over time. Initially, they were physical boards used in manufacturing settings, like in Toyota where Taiichi Ohno developed the system to improve efficiency and reduce waste. The boards used visual signals to indicate when new products were needed, helping to manage overproduction and raw material stockpiling. Over time, the use of Kanban Boards has expanded beyond manufacturing to other industries, including software development and project management. They have also transitioned from physical to digital formats, with many online tools now available. These tools have added features like automatic notifications and integrations with other software, making the system even more efficient.

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Taiichi Ohno trabalhou seu caminho até se tornar gerente da oficina de máquinas e eventualmente se tornou um diretor. Durante esse tempo, ele identificou sete áreas-chave de desperdício que contribuíam para o desempenho reduzido da empresa. Em particular, eles enfrentaram problemas de superprodução e estoque de matéria-prima, que criavam desperdício quando a demanda do consumidor flutuava. Então Ohno precisava criar um sistema para sinalizar quando um novo produto era necessário, que pudesse ser compartilhado com a linha de produção e o fornecedor de matérias-primas no momento certo…

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The inspiration behind the creation of the Kanban system was the American supermarket chain Piggly Wiggly. During a visit in 1956, Taiichi Ohno, the father of the Kanban system, was inspired by the supermarket's method of tracking demand and restocking based on that demand. This led him to develop the Kanban system, where paper cards were used across the supply chain to track demand and signal actions as needed. This system improved efficiency, reduced stockpiling, and provided visibility throughout the whole supply chain.

The Kanban system improves efficiency and visibility in the supply chain by using a visual method to manage work as it moves through a process. It uses cards (Kanban cards) to represent work items and columns to represent each stage of the process. When a card is moved from one column to the next, it signals that work has progressed to the next stage. This allows everyone involved in the process to see the status of every piece of work at any time. This visibility leads to improved communication and coordination, reducing the time it takes to complete tasks and identify bottlenecks. Furthermore, it helps in reducing stockpiling as each material in the production process has its own Kanban card, ensuring suppliers work off the same system.

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A epifania veio em 1956 quando Ohno foi aos EUA e visitou a rede de supermercados americana Piggly Wiggly.O sistema inspirou-o a usar cartões de papel em toda a cadeia de suprimentos para rastrear a demanda e sinalizar ações conforme necessário. Esses cartões seriam anexados à linha de produção até que um cartão fosse finalizado. O cartão então seria anexado ao carro, e uma vez vendido, o cartão retornaria à linha de produção. Somente quando o cartão retornasse à linha é que os trabalhadores poderiam começar a desenvolver um novo produto. Mesmo assim, os cartões seriam mantidos em uma "fila pendente" até atingirem um número específico, que indicava que havia demanda suficiente para continuar. (Fonte)

Os cartões não eram usados apenas para carros - mas cada material no processo de produção tinha seu próprio cartão Kanban para que os fornecedores trabalhassem com o mesmo sistema. Isso reduziu o estoque, melhorou a eficiência e proporcionou visibilidade em toda a cadeia de suprimentos. Em 1964, o sistema Kanban se espalhou por toda a empresa e foi usado em todos os processos na Toyota. Eventualmente, levou ao maior sistema de produção da Toyota, sobre o qual você pode ler mais em nosso resumo do livro de mesmo nome Sistema de Produção Toyota, ou assistir a um vídeo como parte de nossa explicação do modelo de apresentação Process Optimization Methodologies.

Como funcionam os quadros Kanban

Hoje em dia, o sistema Kanban não é executado com cartões físicos.O Kanban foi eventualmente adotado pela indústria de software e é frequentemente usado com o método de gerenciamento de projetos Lean ou Agile. Agile é um estilo de gerenciamento de projetos iterativo, onde o gerente divide um grande projeto em projetos menores que são planejados, projetados, construídos e testados individualmente para serem entregues mais rapidamente. Como Agile é uma filosofia de gerenciamento de projetos, e Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, os dois podem ser usados simultaneamente e até incorporados à metodologia Scrum para trabalhar em um grupo de tarefas em um curto período conhecido como sprint. (Fonte)

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Swimlanes in a Kanban board are used to categorize tasks into different lanes based on certain criteria. They can be used to separate tasks across teams, activities, or types of service. This helps in organizing tasks in a more structured manner, making it easier to manage and track the progress of different tasks. It also aids in identifying bottlenecks and ensuring that no one stage gets backlogged.

Work-in-progress (WIP) limits on a Kanban board help prevent bottlenecks in a project by limiting the number of tasks in a given stage or column. This ensures that no single stage gets backlogged, which could slow down the entire project. By setting a maximum number of tasks that can be in progress at any one time, teams can focus on completing current tasks before taking on new ones, thereby maintaining a steady and manageable workflow.

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Limite excedido do quadro Kanban em andamento

Os quadros Kanban digitais de hoje incorporam colunas codificadas por cores, que representam cada estágio de trabalho separado, e cartões, que representam tarefas individuais ou projetos a serem realizados. Os quadros Kanban também costumam vir com o que é conhecido como limites "WIP", que significam limites de "trabalho em andamento". Estes limitam o número de tarefas em uma determinada coluna/estágio, para que nenhum estágio fique sobrecarregado e se torne um gargalo. As Swimlanes podem ser usadas para separar tarefas entre equipes, atividades ou tipos de serviço. (Fonte)

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Quadros Kanban digitais como o Trello da Atlassian utilizam o sistema Kanban e oferecem funcionalidade adicional para organizar informações sobre cada tarefa e produto.Dessa forma, os quadros Kanban podem ser usados para gerenciar tarefas pessoais, construir um calendário editorial ou gerenciar um pipeline de vendas. Eles podem ajudar a gerenciar um roteiro de desenvolvimento de produto ou acompanhar um funil de recrutamento. Mas a maioria das organizações e gerentes de produto não precisa de software avançado para criar seu próprio quadro Kanban. Como a Toyota mostrou, tudo que você precisa é uma imagem clara de seu fluxo de trabalho e uma maneira de visualizar seu projeto à medida que ele passa por cada etapa.

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Planilha de quadro Kanban

Gerencie tarefas visualmente

Primeiro, insira todas as tarefas para um projeto atual na lista de tarefas. Atribua a cada tarefa seu estágio, prioridade, responsável e datas de início e término. Em seguida, acompanhe o trabalho em andamento com as barras de progresso, quantas horas levou para concluir e, uma vez concluído, sua data final de conclusão. Para editar esses menus suspensos, você pode usar a guia de campos, para adicionar novos membros responsáveis da equipe, estágios e níveis de prioridade. Você também pode definir seu limite de trabalho em andamento, que é uma parte crítica do Kanban.

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Lista de tarefas Kanban

No Kanban, cada tarefa é codificada por cores de acordo com seu nível de prioridade, de acordo com o estágio em que se encontra. Se um determinado estágio atingiu seu limite de WIP, a coluna do estágio ficará cinza. Isso é usado para que nenhuma parte do fluxo de trabalho fique sobrecarregada.

Visualize suas tarefas em um calendário

Se você prefere organizar suas tarefas de acordo com a data de vencimento próxima, uma visualização de calendário ordena a tarefa pela primeira data de vencimento em sua lista, para que você possa ver uma visão completa do calendário de 12 meses de todas as suas tarefas futuras.

Visualização do calendário Kanban com múltiplos níveis de prioridade

Visualize suas tarefas com um painel

E o painel acompanha a quantidade total de tarefas que foram concluídas em comparação com as que ainda precisam ser finalizadas, bem como quantas tarefas estão atribuídas a cada pessoa e em cada etapa. E isso é tudo que você precisa saber sobre Kanban. Não se esqueça, você pode baixar e personalizar esta planilha Quadro Kanban para suas próprias necessidades de gerenciamento de projetos para economizar tempo e horas de trabalho.

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Painel de tarefas Kanban

E se você quiser mais ferramentas de planilha para ajudá-lo a alcançar seus objetivos mais importantes, confira nossa planilha de modelo Lista de Tarefas bem como nosso modelo de apresentação Task Tracker para visualizações alternativas de rastreador de tarefas e ferramentas de gerenciamento de projetos para concluir seu trabalho no prazo, todas as vezes.

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