Gestão de Mudanças (Parte 2)

Sinopse

A mudança pode ser difícil. Mas uma gestão eficaz do processo de mudança pode levar a melhorias duradouras tanto para o seu negócio quanto para as pessoas que o compõem. Desde os princípios até a implementação, use nosso Gestão de Mudanças (Parte 2) deck para acolher uma cultura de evolução positiva. Faça ajustes dentro da sua organização para atender aos seus critérios individuais de sucesso, seja uma maior rentabilidade ou uma imagem de marca elevada.

Questions and answers

Can you compare change management with other business management strategies?

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Change management is a structured approach to transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state. It is different from other business management strategies in that it focuses more on the people side of change rather than processes or tasks. Other strategies like operational management focus on improving efficiency in processes, while strategic management is about setting and achieving long-term business goals. Change management, on the other hand, is about managing the human elements of these changes and ensuring that changes are implemented smoothly and effectively.

How can a company create a culture of positive evolution through change management?

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A company can create a culture of positive evolution through change management by first acknowledging that change is necessary and inevitable. This can be done by communicating the need for change to all stakeholders and involving them in the change process. The company should also provide training and support to help employees adapt to the changes. Additionally, the company should regularly review and adjust its change management strategies to ensure they are effective and meet the company's success criteria, such as higher profitability or an elevated brand image.

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Destaques do slide

Aprenda os cinco passos que compõem um modelo de gestão de mudanças bem-sucedido, de avaliar a sustentar.(Slide 2)

Use uma lista de verificação de prontidão para mudanças para determinar se a sua equipe está pronta para os desafios futuros e estabelecer um moral positivo.(Slide 21)

Crie e implemente um plano de gestão de mudanças para determinar o custo, os esforços necessários e o nível de impacto das suas mudanças.(Slide 23)

Resultado

O sucesso de qualquer programa de gestão de mudanças depende enormemente dos participantes envolvidos. Não se trata apenas do sucesso de projetos, atividades e tarefas individuais, mas do nível de compreensão, colaboração e moral da sua equipe.

É por isso que uma excelente comunicação e orientação são fundamentais. Use as ferramentas deste deck para avaliar, preparar, planejar, implementar e sustentar mudanças positivas.

Aplicação

Tipos de gestão de mudanças

Começamos com alguns tipos comuns de gestão de mudanças que você pode conduzir: sistêmica, de projeto ou organizacional. Mudanças sistêmicas podem se referir à arquitetura organizacional, aplicações de TI ou infraestrutura que sustentam o seu negócio. Por exemplo, talvez você precise planejar uma nova atualização de software. Mudanças de projeto podem ser relevantes para a gestão, cronogramas e prazos de projeto. Mudanças organizacionais envolvem processos e gerenciamento de membros da equipe. Isso pode ser mudanças em toda a organização ou departamentais.(Slide 3)

Questions and answers

Can you provide examples of successful change management in businesses?

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Yes, there are several examples of successful change management in businesses. One of the most notable is the transformation of IBM in the early 1990s. Faced with a rapidly changing technology market and internal inefficiencies, IBM underwent a major organizational change under the leadership of CEO Lou Gerstner. This included a shift from a product-centric to a customer-centric organization, significant cost reductions, and a focus on developing new capabilities in areas such as IT services and software. Another example is the turnaround of British Airways in the 1980s. Under the leadership of CEO Colin Marshall, British Airways transformed its culture and customer service approach, leading to significant improvements in its financial performance and brand image.

What strategies can be used to effectively manage change in an organization?

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There are several strategies that can be used to effectively manage change in an organization. First, it's important to clearly communicate the reasons for the change and how it will benefit the organization. Second, involve employees in the change process to ensure they feel valued and heard. Third, provide training and support to help employees adapt to the change. Fourth, monitor the change process and make adjustments as necessary. Finally, celebrate successes along the way to keep morale high.

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Comunicações

Qualquer tipo de mudança cria resistência, por isso é importante conseguir que todos estejam a bordo e motivados com uma mudança. Você pode comunicar uma mudança face a face com uma reunião de todos os funcionários ou individual, através de um anúncio da equipe executiva, ou simplesmente um FAQ publicado ou e-mail para toda a empresa. Às vezes, uma mudança também é sinalizada por fontes externas, como regulamentos ou legislações que obrigam a empresa a repensar como opera.(Slide 4)

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Análise de lacunas

Ferramentas como a Análise de Lacunas ajudam a determinar o que a sua organização precisa realizar para completar uma mudança.Em formato de tabela, liste o "o quê, onde, quem e como" do seu estado atual e do estado futuro desejado. A mudança necessária é a lacuna entre os dois. A ação para fechar a lacuna envolve etapas necessárias.

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Por exemplo, vamos supor que seu estado atual seja uma alta rotatividade de funcionários. Seu estado futuro desejado é manter grandes talentos na equipe pelo maior tempo possível, com maior satisfação geral dos funcionários.

A lacuna é a distância entre a rotatividade e a retenção. Uma ação que você poderia tomar seria fornecer mais recursos educacionais para desenvolver as capacidades dos funcionários e fazê-los sentir que sua carreira não está estagnada.

Como resultado, os funcionários sentirão que vale a pena ficar na empresa porque estão sendo pagos para aprender e estar melhor preparados para avançar em suas carreiras quando a oportunidade certa surgir no futuro.(Slide 7)

Forças, barreiras e resistências

Forças externas de mudança podem impulsionar a gestão de mudanças de repente. Tudo, desde a natureza da força de trabalho, tecnologia, choques econômicos e mudanças nas tendências sociais, pode levar à necessidade de mudança. Por exemplo, eventos globais recentes normalizaram o trabalho remoto como uma opção viável. Como resultado, são necessárias mudanças sistêmicas para garantir que os funcionários tenham as ferramentas e o software para realizar seu trabalho. E para algumas indústrias que lidam com dados sensíveis, seriam necessárias mais medidas para prevenir violações de segurança. Embora o pessoal interno seja os principais atores que realizam essa mudança, a razão pela qual ocorreu foi devido a circunstâncias externas.(Slide 8)

Questions and answers

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of change management?

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Yes, there are numerous case studies that demonstrate the effectiveness of change management. For instance, IBM's turnaround in the 1990s under the leadership of Lou Gerstner is a classic example of successful change management. Gerstner shifted IBM's focus from hardware to services, which required significant changes in the company's operations and culture. Another example is Ford's turnaround under Alan Mulally in the late 2000s. Mulally implemented a change management plan called 'One Ford' that helped the company recover from the brink of bankruptcy. These case studies highlight the importance of effective change management in achieving business success.

How does addressing barriers to change enhance a business's strategy?

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Addressing barriers to change enhances a business's strategy by ensuring smoother implementation of new initiatives. It helps in managing resistance, securing executive commitment, and setting realistic expectations, which are crucial for successful change management. By addressing these barriers, businesses can maintain employee morale and drive, leading to more effective and efficient achievement of strategic goals.

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Por outro lado, as forças internas de mudança podem vir de mudanças na liderança chave, impedimentos de recrutamento ou pressão dos acionistas.(Slide 9)

Os seres humanos tendem a buscar conforto no status quo. Barreiras à mudança, como resistência mental, falta de comprometimento executivo ou expectativas irreais, podem ser difíceis de superar até que sejam abordadas. Por exemplo, um líder pode ter expectativas irreais sobre a rapidez com que a mudança pode ser implementada. Esse sentimento pode levar a uma falta de apreciação e reconhecimento pelo trabalho que os funcionários colocam, e impactar negativamente o impulso de todos para continuar.(Slide 10)

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Use um formulário de feedback para determinar onde estão as áreas de resistência em sua organização. Talvez você tenha a sensação de que há uma falta de compreensão do propósito da mudança. Ou talvez seja uma falta de apoio da liderança. Talvez a mudança tenha um alto impacto nos padrões diários de trabalho. Pesquise sua equipe e avalie suas respostas de concordo plenamente a discordo totalmente. Você pode relatar essas descobertas em formato de tabela.(Slide 11)

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Análise de campo de força

Uma análise de campo de força avalia os fatores que influenciam uma situação. Quando usada no contexto de gestão de mudanças, compara as forças motrizes que incentivam a mudança contra as forças restritivas que a impedem. Por exemplo, a demanda de seus clientes por novos produtos e um aumento na velocidade de produção poderiam incentivar a mudança. No entanto, a perda de pessoal ao longo do tempo (como resultado de uma produção mais eficiente) e o impacto ambiental para criar um novo produto poderiam te segurar. Mas quando você soma os pontos no topo, descobre que os benefícios ainda superam as barreiras neste cenário. Em última análise, você decide que vale a pena atualizar o equipamento da instalação e criar novos produtos.(Slide 16)

Questions and answers

How can change management lead to long-lasting improvements for a business?

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Change management can lead to long-lasting improvements for a business by effectively managing the transition process. This involves creating a sense of urgency and support, empowering broad action, recognizing short-term wins, and incorporating the change into the company-wide culture. This process helps to mitigate uncertainty and skepticism, leading to improved productivity and a positive evolution of the business culture.

What strategies can be used to manage the period of skepticism during change?

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Several strategies can be used to manage the period of skepticism during change. Firstly, creating a sense of urgency can help to motivate individuals to participate in the change. Secondly, forming a guiding coalition or a group of influential people who support the change can help to drive the change forward. Thirdly, empowering broad action by removing obstacles and changing systems that undermine the change vision can help to enable the change. Lastly, recognizing and celebrating short-term wins can help to maintain momentum and motivation for the change.

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Curva de transição de mudança

Toda mudança segue um padrão familiar. A curva de transição de mudança começa com incerteza e depois entra em um período de ceticismo à medida que a produtividade diminui. Felizmente, essa queda temporária geralmente atinge o fundo. Para ajudar neste período de transição, a organização pode criar um senso de urgência e apoio com uma coalizão orientadora. Novamente, tudo isso remete à importância das comunicações em equipe. À medida que o ceticismo atinge o fundo, capacite uma ação ampla e reconheça as vitórias de curto prazo durante a fase de exploração. Finalmente, incorpore a mudança na cultura da empresa para criar um compromisso duradouro.(Slide 19)

Questions and answers

Can you explain the process of assessing the duration of each task in change management across a four-quarter period?

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The process of assessing the duration of each task in change management across a four-quarter period involves several steps. First, identify all the tasks that need to be completed for the change management process. Then, estimate the time required to complete each task. This can be done by using historical data, consulting with team members, or using project management tools. Once you have the estimated time for each task, you can distribute these tasks across the four quarters. Remember to take into account the dependencies between tasks and potential delays. Finally, monitor the progress of the tasks and adjust the schedule as necessary.

What is the importance of time in the implementation of change management?

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Time is crucial in the implementation of change management for several reasons. Firstly, it allows for proper planning and preparation, which are key to minimizing resistance and ensuring a smooth transition. Secondly, it provides a framework for monitoring progress and measuring success. Lastly, understanding the time aspect can help in estimating the costs associated with the change, which is important for budgeting and resource allocation.

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Custo

Leva tempo para implementar uma mudança, e tempo é dinheiro. Determine seu custo de gestão de mudanças em um formato de tabela que leve em consideração o prazo. Avalie quanto tempo cada tarefa levará ao longo de um período de quatro trimestres e os custos totais associados à mudança ao longo de um ano fiscal.(Slide 26)

Questions and answers

How can the perception of implemented changes be analyzed through employee feedback?

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The perception of implemented changes can be analyzed through employee feedback by conducting surveys or questionnaires. These should include questions that directly relate to the changes implemented. The feedback can then be organized and analyzed, for instance, in a bar graph format, showing the range of responses from those who strongly agree to those who strongly disagree. This will provide a visual representation of how the changes are perceived by the employees. It's also important to consider open-ended questions to capture qualitative data and insights.

How can a company's focus on customers be evaluated through employee responses?

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A company's focus on customers can be evaluated through employee responses by conducting surveys or questionnaires. These can include questions about the company's customer-centric policies, practices, and culture. Employees' responses can provide insights into how well the company is focusing on customers from their perspective. For instance, if employees feel that the company prioritizes customer satisfaction and regularly seeks to improve customer experiences, it indicates a strong customer focus. Conversely, if employees feel that the company does not prioritize customers, it may suggest a need for improvement in this area.

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Avaliação

Como parte do "cuidado pós-mudança" e melhoria contínua, use um questionário para aprender o que deu certo, o que deu errado e o que poderia ser melhorado na próxima vez. Se você está respondendo a uma pergunta como: "O que permitiu que você sustentasse as mudanças?" A resposta poderia ser "A cada poucas semanas, vimos melhorias incrementais na produtividade e no desempenho. Isso nos deu um reforço positivo de que estamos no caminho certo e nos motivou a continuar."(Slide 27)

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Compartilhe o feedback do seu questionário em um formato de gráfico de barras, organizado por aqueles que concordam fortemente até discordam fortemente de uma série de perguntas. Por exemplo, você pode perguntar como seus funcionários se sentem sobre a eficácia da liderança, ou se sua empresa tem um forte foco nos clientes. Este feedback ajudará você a analisar como as mudanças implementadas são percebidas pela sua equipe.(Slide 28)

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