Modello di Preventivo

Sinossi

Hai mai dovuto calcolare manualmente e compilare un preventivo per un cliente? Per i professionisti in qualsiasi campo, calcolare prezzi, tariffe e sconti, così come organizzare queste informazioni in un layout chiaro, può essere un processo che richiede tempo e soggetto a errori. Per risolvere questo, abbiamo sviluppato il Modello di Preventivo, che automatizza la creazione di fino a cinque diversi layout di preventivo basati sui tuoi prodotti e servizi offerti, permettendoti di selezionare quello ideale e inviarlo al tuo cliente con pochi clic.Prima di utilizzare il modello, è utile sapere come è impostato. I campi evidenziati in blu - o il testo blu - sono dove devi inserire le tue informazioni, e sono essenziali perché il modello funzioni correttamente. I campi neri hanno formule e calcoli speciali. Fai attenzione a non cancellare i campi con numeri neri o a fare grandi cambiamenti, poiché sono importanti per il corretto funzionamento del modello.

Contenuto

Come utilizzare il modello

D'altra parte, le schede "Reports & PDFs", identificate dal colore grigio, sono sezioni create automaticamente che non richiedono alcun input manuale. Utilizzano i dati delle schede "input" per creare diverse opzioni di layout dove gli utenti possono esportarli come documenti PDF da inviare direttamente ai clienti. Questa struttura garantisce che i dati vengano inseriti solo una volta e automatizza la formattazione del rapporto finale per ridurre il margine di errore.

Come registrare i dettagli del preventivo

Dettagli dell'azienda

La scheda "Fields" funge da punto di partenza per personalizzare il modello. Qui, è possibile inserire i dati della propria azienda, come nome, indirizzo, numero di telefono, email e sito web, che appaiono nell'intestazione dei preventivi che si creano. Una caratteristica importante di questa scheda è la possibilità di selezionare, tramite caselle di controllo, quali informazioni visualizzare nei layout finali, dandovi il controllo su cosa condividere.

In questa scheda si definiscono anche le informazioni del cliente che si desidera registrare e includere nei preventivi, che si tratti del nome dell'azienda, dell'indirizzo, dei social media o di qualsiasi altro dettaglio. Questa flessibilità aiuta ad adattare il modello a diverse pratiche commerciali e preferenze di comunicazione. Allo stesso modo, le caselle di controllo consentono di decidere se questi dettagli saranno visibili nel documento finale o se saranno utilizzati solo internamente per la registrazione.

Clienti

La scheda 'Clienti' semplifica la gestione e l'accesso ai dettagli dei clienti, eliminando la necessità di cercare informazioni sparse ogni volta che si crea un nuovo preventivo. Una volta personalizzati i campi nella scheda "Fields" per soddisfare le vostre esigenze di inserimento dei dati, la scheda "Clienti" si adatta per visualizzare l'impostazione scelta. Tutto quello che dovete fare è aggiungere i clienti desiderati, e le loro informazioni diventano immediatamente accessibili nelle altre schede per qualsiasi preventivo futuro.

Servizi

Nella scheda "Servizi", catalogate i servizi che la vostra azienda o voi, come freelancer, fornite. Ogni servizio può avere un prezzo fisso o essere fatturato orariamente, a seconda della natura del lavoro. Queste opzioni possono essere selezionate nel menu a discesa "Tipo di Prezzo" della tabella dei servizi e influenzano direttamente i calcoli dei costi. I servizi fatturati per ora moltiplicano il valore unitario per il numero di ore, mentre quelli con un prezzo fisso mantengono il loro valore, indipendentemente dalla durata. La scheda offre anche spazio per includere una descrizione dettagliata di ogni servizio. Questo aiuta a prevenire malintesi e funge da guida di riferimento per la gamma di servizi offerti.

Prodotti

La scheda "Prodotti" funziona in modo simile alla scheda "Servizi" ed è utile per le aziende e i professionisti che offrono prodotti fisici o digitali.In questa parte del modello, è possibile registrare e organizzare il catalogo dei prodotti, inclusi i prezzi unitari e, se necessario, una breve descrizione di ogni articolo. Quando si crea un preventivo, l'utente ha la possibilità di determinare la quantità di ogni prodotto richiesto dal cliente. Il modello calcola automaticamente i costi totali in base al prezzo unitario stabilito.

Come creare un preventivo

La scheda "Dettagli del preventivo" è dove il preventivo prende forma. Qui, l'utente consolida tutte le informazioni necessarie, coprendo tutto, dal destinatario e gli sconti alle spese, la spedizione e la selezione di prodotti e servizi. Il processo di costruzione del preventivo inizia con la scelta del cliente, i cui dati vengono importati automaticamente dalla scheda "Clienti".

I passaggi successivi coinvolgono l'inserimento di dettagli come la data del preventivo, la sua validità, la valuta e la persona che lo gestisce, il che facilita la gestione quando ci sono più individui responsabili dei preventivi.

In ultima analisi, i dati inseriti si riflettono nei layout del modello, fornendo al cliente tutte le informazioni necessarie.

Come personalizzare il preventivo

Il modello offre cinque opzioni di layout per consentire agli utenti di scegliere il modello che meglio si adatta allo stile della proposta e alle aspettative del cliente. I layout sono configurati per visualizzare tutti gli elementi essenziali basati sulla scheda 'Dettagli del preventivo', come le informazioni dell'azienda e del cliente, l'elenco dei servizi o prodotti con i rispettivi costi, i totali calcolati, gli sconti applicati, le tasse e la spedizione. Per modificare qualsiasi informazione, tornare alle schede precedenti e personalizzare come necessario.

Personalizzare stili di carattere e colori

Gli utenti possono personalizzare i colori e i caratteri dei modelli come desiderano, offrendo così un livello di personalizzazione che rafforza l'identità visiva del marchio. Questa personalizzazione è facilmente realizzabile all'interno dei propri strumenti di formattazione di Excel.Ecco come fare:

1. Seleziona i campi che desideri modificare;
2. Dal menu superiore di Excel, fai clic su "Home";
3. Nella sezione "Font", scegli quali strumenti di personalizzazione desideri utilizzare, che si tratti di stile del carattere, dimensione, colore, sfondo, bordi o altro.

Personalizza il logo

[text]Puoi anche inserire il tuo logo nel modello. Per farlo, segui questi passaggi:

1. Vai alla scheda "Inserisci" nel nastro.
2. Fai clic su "Immagini" nel gruppo "Illustrazioni".
3. Seleziona "Sopra le celle" > "Questo dispositivo" > Cerca il file di immagine, selezionalo e fai clic su "Inserisci.[/EDQ]

Una volta inserita, l'immagine apparirà sopra le celle. Puoi fare clic e trascinare l'immagine per posizionarla dove preferisci. Per ridimensionare l'immagine, fai clic su di essa e poi trascina una qualsiasi delle maniglie degli angoli o dei lati.

Come esportare il preventivo come PDF

Dopo aver personalizzato il tuo preventivo a tuo piacimento, puoi convertirlo in PDF per condividerlo con il tuo cliente. Ecco come fare:

1. Fai clic sulla scheda "File" nell'angolo superiore sinistro di Excel. Dal menu laterale, seleziona "Salva con nome.[/EDQ]
2. Nella finestra di dialogo "Salva con nome", cerca la posizione in cui desideri salvare il file.
3. Nel menu a discesa "Salva come tipo", seleziona "PDF.[/EDQ]
4. Dopo aver impostato le tue preferenze, fai clic su "Salva.[/EDQ]"

Ecco fatto, con solo pochi clic, è possibile creare un PDF pronto per la stampa o condivisibile elettronicamente, preservando il layout definito, la struttura e la qualità visiva.

Conclusione

Il Modello di Preventivo, disponibile in Microsoft Excel e Google Fogli, è uno strumento essenziale per i professionisti in vari settori, poiché risparmia tempo e riduce gli errori eliminando i calcoli manuali. Scarica il modello ora per semplificare la gestione delle proposte e migliorare l'accuratezza dei tuoi preventivi.