Шаблон Квоты

Синопсис

Вы когда-нибудь сталкивались с необходимостью вручную рассчитывать и составлять коммерческое предложение для клиента? Для профессионалов в любой области расчет цен, сборов и скидок, а также организация этой информации в понятном формате, может быть трудоемким и подверженным ошибкам процессом. Чтобы решить эту проблему, мы разработали Шаблон Коммерческого Предложения, который автоматизирует создание до пяти различных вариантов раскладок коммерческого предложения на основе ваших предлагаемых товаров и услуг, позволяя вам выбрать идеальный вариант и отправить его клиенту всего за несколько кликов.

Questions and answers

What are the practical applications of the Quote Template in the field of sales and services?

View answer

The Quote Template has several practical applications in the field of sales and services. It automates the creation of up to five different quote layouts based on your offered products and services, saving time and reducing errors. It allows professionals to quickly calculate prices, fees, and discounts, and organize this information into a clear layout. This can then be sent to the client in just a few clicks, improving efficiency and professionalism.

How does the Quote Template help professionals across various fields in their operations?

View answer

The Quote Template is a tool that aids professionals in various fields by automating the process of creating quotes. It allows for the calculation of prices, fees, and discounts, and organizes this information into a clear layout. This can save professionals significant time and reduce the risk of errors. The template can generate up to five different quote layouts based on the offered products and services, enabling the user to select the most suitable one and send it to the client with ease.

View all questions

Ask follow up

Перед использованием шаблона полезно знать, как он устроен. Синие выделенные поля - или синий текст - это места, где вы должны ввести свою информацию, и они необходимы для правильной работы шаблона. Черные поля содержат специальные формулы и расчеты. Будьте осторожны, чтобы не удалить поля с черными числами или не вносить большие изменения, так как они важны для правильной работы шаблона.

Ask follow up

Содержание

Как использовать шаблон

Чтобы начать работу с шаблоном, важно понимать разницу между группой "вкладок ввода" и "вкладками Отчеты и PDF". "Вкладки ввода", отмеченные синим цветом, предназначены для регистрации и ввода данных пользователями. Это включает информацию о компании, детали клиента, регистрацию услуг и каталоги продуктов, среди других компонентов, необходимых для создания коммерческих предложений.

Ask follow up

С другой стороны, вкладки "Отчеты и PDF-документы", обозначенные серым цветом, создаются автоматически и не требуют ручного ввода. Они используют данные из вкладок "ввода" для создания различных вариантов макетов, которые пользователи могут экспортировать в виде PDF-документов и направлять клиентам. Эта структура гарантирует, что данные вводятся только один раз, и автоматизирует форматирование окончательного отчета, чтобы снизить вероятность ошибок.

Ask follow up

Как зарегистрировать детали котировки

Детали компании

Вкладка "Поля" служит отправной точкой для настройки шаблона. Здесь вы можете ввести данные вашей компании, такие как название, адрес, номер телефона, электронную почту и веб-сайт, которые появляются в заголовке создаваемых вами котировок. Важной особенностью этой вкладки является возможность выбирать, через флажки, какую информацию отображать на окончательных макетах, что дает вам контроль над тем, что делиться.

Ask follow up

На этой вкладке вы также определяете информацию о клиенте, которую хотите записать и включить в котировки, будь то название компании, адрес, социальные сети или любая другая информация. Эта гибкость помогает адаптировать шаблон к различным бизнес-практикам и предпочтениям в общении. Аналогично, флажки позволяют вам решить, будут ли эти детали видны в окончательном документе или они будут использоваться только внутри компании для регистрации.

Ask follow up

Клиенты

Вкладка 'Клиенты' упрощает управление и доступ к информации о клиентах, исключая необходимость поиска разрозненной информации каждый раз при создании нового предложения. После того как вы настроите поля на вкладке "Fields" в соответствии с вашими требованиями к вводу данных, вкладка "Clients" адаптируется для отображения выбранной конфигурации. Все, что вам нужно сделать, это добавить нужных клиентов, и их информация становится мгновенно доступной на других вкладках для любых будущих предложений.

Ask follow up

Услуги

На вкладке "Services" вы каталогизируете услуги, которые предоставляет ваша компания или вы, как фрилансер. Каждая услуга может иметь фиксированную цену или оплачиваться почасово, в зависимости от характера работы. Эти варианты можно выбрать в выпадающем списке "Pricing Type" таблицы услуг и они напрямую влияют на расчет стоимости. Услуги, оплачиваемые почасово, умножают единичное значение на количество часов, в то время как те, у которых фиксированная цена, сохраняют свое значение, независимо от продолжительности. На вкладке также предусмотрено место для подробного описания каждой услуги. Это помогает предотвратить недоразумения и служит справочником для предлагаемого спектра услуг.

Questions and answers

How does the "Quote details" tab in the Quote Template help in consolidating all the necessary information for a quote?

View answer

The "Quote details" tab in the Quote Template is where the quote is formed. It consolidates all the necessary information for a quote, including the recipient, discounts, fees, shipping, and the selection of products and services. The process begins with the selection of the client, whose data is automatically imported from the "Clients" tab.

How can the "Quote details" tab in the Quote Template streamline the process of constructing a quote for a client?

View answer

The "Quote details" tab in the Quote Template streamlines the process of constructing a quote for a client by consolidating all the necessary information in one place. This includes details about the recipient, discounts, fees, shipping, and the selection of products and services. The process begins with the selection of the client, whose data is automatically imported from the "Clients" tab. This reduces the time and effort required to manually input this information, making the quote creation process more efficient.

View all questions

Ask follow up

Продукты

Вкладка "Products" функционирует аналогично вкладке "Services" и полезна для бизнеса и профессионалов, предлагающих физические или цифровые продукты.В этой части шаблона можно зарегистрировать и организовать каталог продуктов, включая единичные цены и, если необходимо, краткое описание каждого товара. При создании предложения пользователь имеет возможность определить количество каждого продукта, запрошенного клиентом. Шаблон автоматически рассчитывает общую стоимость на основе установленной единичной цены.

Ask follow up

Как создать предложение

Вкладка "Детали предложения" - это место, где формируется предложение. Здесь пользователь собирает всю необходимую информацию, охватывающую все, от получателя и скидок до сборов, доставки и выбора продуктов и услуг. Процесс создания предложения начинается с выбора клиента, данные которого автоматически импортируются из вкладки "Клиенты".

Ask follow up

Последующие шаги включают ввод деталей, таких как дата предложения, его срок действия, валюта и лицо, обрабатывающее его, что облегчает управление, когда за предложениями отвечают несколько лиц.

На вкладке также можно применять скидки, добавляя процент или фиксированные значения, включая дополнительные сборы, стоимость доставки и ориентировочное время доставки продукта. Эти корректировки автоматически отражаются в общей сумме предложения.

Наконец, в разделе "Quote items", пользователь может подробно описать каждый элемент котировки, будь то "Service" или "Product", из выпадающего меню. Шаблон также позволяет указать требуемое количество. Таким образом, стоимость, основанная на единичной стоимости каждого элемента, рассчитывается автоматически.

В конечном итоге, введенные данные отражаются в макетах шаблона, предоставляя клиенту всю необходимую информацию.

Как настроить котировку

Шаблон предлагает пять вариантов макета, чтобы пользователи могли выбрать модель, которая наилучшим образом соответствует стилю предложения и ожиданиям клиента. Макеты настроены на отображение всех основных элементов на основе вкладки 'Quote details', таких как информация о компании и клиенте, список услуг или продуктов с их соответствующими стоимостями, рассчитанные итоги, примененные скидки, налоги и доставка. Чтобы отредактировать любую информацию, вернитесь на предыдущие вкладки и настройте по мере необходимости.

Ask follow up

Настройка стилей и цветов шрифта

Пользователи могут настраивать цвета и шрифты шаблонов по своему усмотрению, тем самым предлагая уровень персонализации, который усиливает визуальную идентичность бренда. Эта настройка легко выполняется с помощью собственных инструментов форматирования Excel.Вот как это сделать:

1. Выберите поля, которые вы хотите изменить;
2. В верхнем меню Excel нажмите на "Home";
3. В разделе "Font" выберите инструменты настройки, которые вы хотите использовать, будь то стиль шрифта, размер, цвет, фон, границы или что-то еще.

Настройка логотипа

Questions and answers

What are the main components of the Quote Template that help in improving the accuracy of quotes?

View answer

The main components of the Quote Template that help in improving the accuracy of quotes are:

1. Predefined fields for product or service details: These fields help in ensuring that all necessary information is included in the quote.

2. Automated calculations: This feature eliminates manual calculations, reducing the chances of errors and improving accuracy.

3. Customizable layouts: These allow you to tailor the quote to the specific needs of your client, further enhancing accuracy.

4. Integration with Excel or Google Sheets: This allows for easy data input and manipulation, further improving accuracy.

How does the Quote Template enhance business strategy by streamlining proposal management?

View answer

The Quote Template enhances business strategy by streamlining proposal management in several ways. Firstly, it saves time by eliminating manual calculations, reducing the chance of errors. This leads to more accurate quotes, which can improve customer satisfaction and trust. Secondly, it allows for the creation of up to five different quote layouts based on the products and services offered, providing flexibility and customization to suit different client needs. This can lead to more effective proposals, potentially increasing the chance of securing business deals. Lastly, the template is available in both Microsoft Excel and Google Sheets, making it accessible and easy to use for professionals across various fields.

View all questions

Ask follow up

1. Перейдите на вкладку "Insert" на ленте.
2. Нажмите на "Pictures" в группе "Illustrations".
3. Выберите "Over cells" > "This Device" > Поиск файла изображения, выберите его и нажмите "Insert."

После вставки изображение появится поверх ячеек. Вы можете нажать и перетащить изображение, чтобы разместить его там, где вы хотите. Чтобы изменить размер изображения, нажмите на него, а затем перетащите любую из угловых или боковых ручек.

Как экспортировать котировку в формате PDF

После того, как вы настроите вашу котировку по своему усмотрению, вы можете преобразовать ее в PDF, чтобы поделиться с вашим клиентом. Вот как это сделать:

1. Нажмите на вкладку "File" в верхнем левом углу Excel. В боковом меню выберите "Save As."
2. В диалоговом окне "Save As" перейдите к месту, где вы хотите сохранить файл.
3. В выпадающем меню "Save as type" выберите "PDF."
4. После установки ваших предпочтений нажмите "Save.[/EDQ]"

И вот оно, всего за несколько кликов вы можете создать готовый к печати или электронно распространяемый PDF, сохраняя заданный макет, структуру и визуальное качество.

Заключение

Шаблон котировок, доступный в Microsoft Excel и Google Sheets, является необходимым инструментом для профессионалов в различных областях, поскольку он экономит время и уменьшает ошибки, устраняя ручные расчеты. Скачайте шаблон сейчас, чтобы оптимизировать управление предложениями и улучшить точность ваших котировок.

Ask follow up