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DownloadVocê já teve que calcular manualmente e montar um orçamento para um cliente? Para profissionais de qualquer área, calcular preços, taxas e descontos, bem como organizar essas informações em um layout claro, pode ser um processo demorado e propenso a erros. Para resolver isso, desenvolvemos o Modelo de Orçamento, que automatiza a criação de até cinco diferentes layouts de orçamento com base em seus produtos e serviços oferecidos, permitindo que você selecione o ideal e o envie para o seu cliente em apenas alguns cliques.
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Antes de usar o modelo, é útil saber como ele está configurado. Os campos destacados em azul - ou texto azul - são onde você precisa inserir suas informações, e eles são essenciais para o funcionamento correto do modelo. Os campos pretos possuem fórmulas e cálculos especiais. Tenha cuidado para não excluir os campos com números pretos ou fazer grandes alterações, pois eles são importantes para o funcionamento adequado do modelo.
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Para começar com o modelo, é importante entender a diferença entre o grupo de "abas de entrada" e "abas de Relatórios & PDFs". As "abas de entrada", marcadas em azul, são designadas para os usuários registrarem e inserirem dados. Isso inclui informações da empresa, detalhes do cliente, registro de serviços e catálogos de produtos, entre outros componentes necessários para criar os orçamentos.
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Por outro lado, as abas "Relatórios & PDFs", identificadas pela cor cinza, são seções criadas automaticamente que não requerem entrada manual. Elas utilizam os dados das abas "de entrada" para criar diferentes opções de layout onde os usuários podem exportá-los como documentos PDF para enviar diretamente aos clientes. Esta estrutura garante que os dados sejam inseridos apenas uma vez e automatiza a formatação do relatório final para reduzir a margem de erros.
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A aba "Campos" serve como ponto de partida para personalizar o modelo. Aqui, você pode inserir os dados da sua empresa, como nome, endereço, número de telefone, e-mail e site, que aparecem no cabeçalho dos orçamentos que você cria. Uma característica importante desta aba é a capacidade de selecionar, por meio de caixas de seleção, quais informações exibir nos layouts finais, dando-lhe controle sobre o que compartilhar.
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Esta aba também é onde você define as informações do cliente que deseja registrar e incluir nos orçamentos, seja o nome da empresa, endereço, mídias sociais ou qualquer outro detalhe. Esta flexibilidade ajuda a adaptar o modelo a diferentes práticas de negócios e preferências de comunicação. Da mesma forma, as caixas de seleção permitem que você decida se esses detalhes serão visíveis no documento final ou se serão usados apenas internamente para registro.
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A aba 'Clientes' simplifica a forma como você gerencia e acessa os detalhes dos clientes, eliminando a necessidade de procurar informações dispersas cada vez que você cria um novo orçamento. Depois de personalizar os campos na aba "Fields" para corresponder às suas necessidades de entrada de dados, a aba "Clientes" se adapta para exibir a configuração escolhida. Tudo o que você precisa fazer é adicionar os clientes desejados, e suas informações se tornam instantaneamente acessíveis em outras abas para quaisquer orçamentos futuros.
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Na aba "Services", você cataloga os serviços que sua empresa ou você, como freelancer, oferece. Cada serviço pode ter um preço fixo ou ser cobrado por hora, dependendo da natureza do trabalho. Essas opções podem ser selecionadas no menu suspenso "Pricing Type" da tabela de serviços e afetam diretamente os cálculos de custo. Serviços cobrados por hora multiplicam o valor unitário pelo número de horas, enquanto aqueles com um preço fixo mantêm seu valor, independentemente da duração. A aba também oferece espaço para incluir uma descrição detalhada de cada serviço. Isso ajuda a prevenir mal-entendidos e serve como um guia de referência para a gama de serviços oferecidos.
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A aba "Products" funciona de maneira semelhante à aba "Services" e é útil para empresas e profissionais que oferecem produtos físicos ou digitais.Nesta parte do modelo, é possível registrar e organizar o catálogo de produtos, incluindo preços unitários e, se necessário, uma breve descrição de cada item. Quando um orçamento está sendo criado, o usuário tem a opção de determinar a quantidade de cada produto solicitado pelo cliente. O modelo calcula automaticamente os custos totais com base no preço unitário estabelecido.
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A aba "Detalhes do orçamento" é onde o orçamento toma forma. Aqui, o usuário consolida todas as informações necessárias, cobrindo tudo desde o destinatário e descontos até taxas, frete, e a seleção de produtos e serviços. O processo de construção do orçamento começa com a escolha do cliente, cujos dados são importados automaticamente da aba "Clientes".
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As etapas subsequentes envolvem a entrada de detalhes como a data do orçamento, sua validade, moeda, e a pessoa responsável por ele, o que facilita a gestão quando há várias pessoas responsáveis pelos orçamentos.
A aba também permite a aplicação de descontos, seja adicionando uma porcentagem ou valores fixos, incluindo taxas extras, custos de envio, e um tempo estimado de entrega do produto. Esses ajustes são automaticamente refletidos no total do orçamento.
Finalmente, na seção "Itens do orçamento", o usuário pode detalhar cada item do orçamento, seja ele um "Serviço" ou "Produto", a partir de um menu suspenso. O modelo também permite especificar a quantidade necessária. Desta forma, os custos baseados no valor unitário de cada item são calculados automaticamente.
Finalmente, os dados inseridos são refletidos nos layouts do modelo, fornecendo ao cliente todas as informações necessárias.
O modelo possui cinco opções de layout para permitir que os usuários escolham o modelo que melhor corresponda ao estilo da proposta e às expectativas do cliente. Os layouts são configurados para exibir todos os elementos essenciais com base na aba 'Detalhes do orçamento', como informações da empresa e do cliente, a lista de serviços ou produtos com seus respectivos custos, totais calculados, descontos aplicados, impostos e frete. Para editar qualquer informação, retorne às abas anteriores e personalize conforme necessário.
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Os usuários podem personalizar as cores e fontes dos modelos como desejarem, oferecendo assim um nível de personalização que reforça a identidade visual da marca. Essa personalização é facilmente realizada dentro das próprias ferramentas de formatação do Excel.Aqui está como fazer:
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Uma vez inserida, a imagem aparecerá sobre as células. Você pode clicar e arrastar a imagem para posicioná-la onde quiser. Para redimensionar a imagem, clique nela e arraste qualquer uma das alças de canto ou lateral.
Depois de personalizar seu orçamento ao seu gosto, você pode convertê-lo em PDF para compartilhar com seu cliente. Aqui está como fazer:
E aí está, com apenas alguns cliques, você pode criar um PDF pronto para impressão ou compartilhável eletronicamente, preservando o layout definido, a estrutura e a qualidade visual.
O Modelo de Orçamento, disponível no Microsoft Excel e Google Sheets, é uma ferramenta essencial para profissionais de diversas áreas, pois economiza tempo e reduz erros ao eliminar cálculos manuais. Baixe o modelo agora para agilizar a gestão de propostas e melhorar a precisão de seus orçamentos.
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