Plantilla de Cotización

Sinopsis

¿Alguna vez ha tenido que calcular manualmente y elaborar una cotización para un cliente? Para los profesionales en cualquier campo, calcular precios, tarifas y descuentos, así como organizar esta información en un formato claro, puede ser un proceso que consume mucho tiempo y propenso a errores. Para resolver esto, desarrollamos la Plantilla de Cotización, que automatiza la creación de hasta cinco diferentes formatos de cotización basados en sus productos y servicios ofrecidos, permitiéndole seleccionar el ideal y enviarlo a su cliente en solo unos pocos clics.

Antes de usar la plantilla, es útil saber cómo está configurada. Los campos resaltados en azul, o texto azul, son donde necesita ingresar su información, y son esenciales para que la plantilla funcione correctamente. Los campos negros tienen fórmulas y cálculos especiales. Tenga cuidado de no eliminar los campos con números negros o hacer grandes cambios, ya que son importantes para el correcto funcionamiento de la plantilla.

Contenido

Cómo usar la plantilla

Para comenzar con la plantilla, es importante entender la diferencia entre el grupo de "pestañas de entrada" y "pestañas de Informes y PDFs". Las "pestañas de entrada", marcadas en azul, están designadas para que los usuarios registren e ingresen datos. Esto incluye información de la empresa, detalles del cliente, registro de servicios y catálogos de productos, entre otros componentes necesarios para crear las cotizaciones.

Por otro lado, las pestañas de "Informes y PDFs", identificadas por el color gris, son secciones creadas automáticamente que no requieren entrada manual. Utilizan los datos de las pestañas de "entrada" para crear diferentes opciones de diseño donde los usuarios pueden exportarlos como documentos PDF para enviar directamente a los clientes. Esta estructura asegura que los datos se ingresen solo una vez y automatiza el formato del informe final para reducir el margen de errores.

Cómo registrar los detalles de la cotización

Detalles de la empresa

La pestaña "Campos" sirve como punto de partida para personalizar la plantilla. Aquí, puede ingresar los datos de su empresa, como nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico y sitio web, que aparecen en el encabezado de las cotizaciones que crea. Una característica importante de esta pestaña es la capacidad de seleccionar, a través de casillas de verificación, qué información mostrar en los diseños finales, dándole control sobre qué compartir.

Esta pestaña también es donde define la información del cliente que desea registrar e incluir en las cotizaciones, ya sea el nombre de la empresa, la dirección, las redes sociales u otro detalle. Esta flexibilidad ayuda a adaptar la plantilla a diferentes prácticas comerciales y preferencias de comunicación. De manera similar, las casillas de verificación le permiten decidir si estos detalles serán visibles en el documento final o si solo se utilizarán internamente para el registro.

Clientes

La pestaña 'Clientes' simplifica la forma en que gestiona y accede a los detalles de los clientes, eliminando la necesidad de buscar información dispersa cada vez que crea una nueva cotización. Una vez que haya personalizado los campos en la pestaña "Fields" para que coincidan con sus requisitos de entrada de datos, la pestaña "Clientes" se adapta para mostrar la configuración elegida. Todo lo que necesita hacer es agregar los clientes deseados, y su información se vuelve instantáneamente accesible en otras pestañas para cualquier cotización futura.

Servicios

En la pestaña "Services", cataloga los servicios que su empresa o usted, como freelancer, proporciona. Cada servicio puede tener un precio fijo o facturarse por hora, dependiendo de la naturaleza del trabajo. Estas opciones se pueden seleccionar en el menú desplegable "Pricing Type" de la tabla de servicios y afectan directamente los cálculos de costos. Los servicios facturados por hora multiplican el valor unitario por el número de horas, mientras que aquellos con un precio fijo mantienen su valor, independientemente de la duración. La pestaña también proporciona espacio para incluir una descripción detallada de cada servicio. Esto ayuda a prevenir malentendidos y sirve como una guía de referencia para la gama de servicios ofrecidos.

Productos

La pestaña "Products" funciona de manera similar a la pestaña "Services" y es útil para empresas y profesionales que ofrecen productos físicos o digitales.En esta parte de la plantilla, es posible registrar y organizar el catálogo de productos, incluyendo los precios unitarios y, si es necesario, una breve descripción de cada artículo. Cuando se está creando una cotización, el usuario tiene la opción de determinar la cantidad de cada producto solicitado por el cliente. La plantilla calcula automáticamente los costos totales basándose en el precio unitario establecido.

La pestaña "Detalles de la cotización" es donde la cotización toma forma. Aquí, el usuario consolida toda la información necesaria, cubriendo todo desde el destinatario y los descuentos hasta las tarifas, el envío, y la selección de productos y servicios. El proceso de construcción de la cotización comienza con la elección del cliente, cuyos datos se importan automáticamente desde la pestaña "Clientes". Los pasos subsiguientes implican ingresar detalles como la fecha de la cotización, su validez, la moneda, y la persona que la maneja, lo cual facilita la gestión cuando hay varias personas responsables de las cotizaciones. [herramienta pulsera="ylex2lb871"] En última instancia, los datos ingresados se reflejan en los diseños de la plantilla, proporcionando al cliente toda la información necesaria.La plantilla ofrece cinco opciones de diseño para permitir a los usuarios elegir el modelo que mejor se adapte al estilo de la propuesta y las expectativas del cliente. Los diseños están configurados para mostrar todos los elementos esenciales basados en la pestaña 'Detalles de la cotización', como la información de la empresa y del cliente, la lista de servicios o productos con sus respectivos costos, totales calculados, descuentos aplicados, impuestos y envío. Para editar cualquier información, regrese a las pestañas anteriores y personalice según sea necesario. [herramienta pulsera="qdbfh1083a"] [herramienta pulsera="4dweskgaiq"] Personalizar estilos de fuente y colores

1. Seleccione los campos que desea modificar;
2. Desde el menú superior de Excel, haga clic en "Inicio";
3. En la sección "Fuente", elija las herramientas de personalización que desea utilizar, ya sea el estilo de fuente, tamaño, color, fondo, bordes, u otra cosa.

Personalizar el logo

También puede insertar su propio logo en la plantilla. Para hacer esto, siga estos pasos:

1. Navegue a la pestaña "Insertar" en la cinta de opciones.
2. Haga clic en "Imágenes" dentro del grupo "Ilustraciones".
3. Seleccione "Sobre celdas" > "Este dispositivo" > Busque el archivo de imagen, selecciónelo y haga clic en "Insertar."

Una vez insertada, la imagen aparecerá sobre las celdas. Puede hacer clic y arrastrar la imagen para posicionarla donde quiera. Para cambiar el tamaño de la imagen, haga clic en ella y luego arrastre cualquiera de las asas de la esquina o del lado.

Cómo exportar la cotización como PDF

Después de personalizar su cotización a su gusto, puede convertirla en PDF para compartirla con su cliente. Aquí está cómo hacerlo:

1. Haga clic en la pestaña "Archivo" en la esquina superior izquierda de Excel. Desde el menú lateral, seleccione "Guardar como."
2. En el cuadro de diálogo "Guardar como", navegue hasta el lugar donde desea guardar el archivo.
3. En el menú desplegable "Guardar como tipo", seleccione "PDF."
4. Después de configurar sus preferencias, haga clic en "Guardar.[/text]"

Y ahí lo tienes, con solo unos pocos clics, puedes crear un PDF listo para imprimir o compartir electrónicamente, preservando el diseño, la estructura y la calidad visual definidos.

Conclusión

La Plantilla de Cotización, disponible en Microsoft Excel y Google Sheets, es una herramienta esencial para profesionales de diversos campos, ya que ahorra tiempo y reduce errores al eliminar cálculos manuales. Descarga la plantilla ahora para agilizar la gestión de propuestas y mejorar la precisión de tus cotizaciones.