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Introdução

Todo gerente de projeto precisa de uma planilha modelo para gerenciar as tarefas e marcos de um projeto personalizado. Neste artigo, vamos destacar as características do nosso Modelo de Plano de Projeto (Parte 2) Modelo e compartilhar com você como o quadro Kanban, matriz de triagem, análise de risco, gráfico de Gantt e painel de controle funcionam - para que você possa sistematizar sua gestão de projetos.

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Yes, the Kanban system can work for 5000 items. However, it's important to note that the effectiveness of Kanban largely depends on how well it's implemented and managed.

For a large number of items, it's crucial to have a well-structured system and clear categories to prevent the board from becoming overwhelming.

Also, using digital Kanban tools might be more efficient for managing such a large number of items as they often come with features that can help with organization and tracking.

Remember, the key to Kanban is visualizing the workflow, limiting work in progress, and continuously improving the process.

There are several programs that can integrate with QuickBooks Desktop and Excel.

For accounting and financial management, programs like Zoho Books, FreshBooks, and Xero can work with QuickBooks and Excel.

For inventory management, Fishbowl and SOS Inventory are good options.

For payroll and HR, Gusto and QuickBooks Payroll can be integrated.

For CRM, Method:CRM and Zoho CRM can work with QuickBooks and Excel.

For time tracking, TSheets and Time Tracker can be used.

For reporting, programs like QQube and Zed Axis can be integrated.

Remember, the level of integration may vary from program to program. Always check with the software provider to understand the extent of integration.

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Embora este modelo possa ser usado para iniciativas corporativas, de pequenas empresas ou pessoais - vamos usar o exemplo hipotético de "reforma de casa" para dar exemplos concretos de como usar este modelo.

Tarefas por etapa

O apelo da reforma de casas é inegável. Programas de TV populares pintam um quadro glamoroso: comprar uma propriedade em mau estado, dar-lhe uma reforma elegante e vendê-la por um bom lucro. Pode parecer simples, mas é muito mais complexo. Uma reforma bem-sucedida é um plano de projeto robusto e detalhado; sem ele, o sonho pode rapidamente se tornar um pesadelo caro. Para evitar isso, muitos tentam diferentes soluções: de anotações em papel a inúmeros aplicativos de lembretes e software caro de gerenciamento de projetos, a busca pela ferramenta organizacional perfeita pode ser esmagadora. Para simplificar isso, criamos uma planilha modelo Modelo de Plano de Projeto (Parte 2).

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Usando o modelo, ilustraremos como gerenciar diferentes projetos e tarefas para analisá-los em diferentes perspectivas, tais como:

  • Quadro Kanban, para acompanhar o estágio da tarefa;
  • Matriz de triagem, para categorizar a importância, urgência, esforço e impacto da tarefa;
  • Análise de risco, para avaliar a severidade do risco da tarefa com base na probabilidade e tolerância;
  • Gráfico de Gantt, para acompanhar o cronograma e duração;
  • Painel, para ter uma visão geral dos resultados e desfechos do projeto.
  • Visão geral do painel
    Progresso médio

    Neste artigo, o modelo será usado para organizar um projeto de reforma de uma casa desde o início. Começaremos criando o projeto e listando as tarefas para poder analisar as prioridades, riscos e resultados. Continue lendo para aprender como usar o modelo e - quem sabe - como organizar um projeto de reforma de casa.

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    Configuração do projeto

    Imagine que você acabou de adquirir uma propriedade em mau estado para transformá-la em uma joia rentável. Para embarcar nesta jornada, você precisa de um plano sólido. Aqui é onde a aba 'Projetos' entra em jogo.

    Comece dando ao projeto um nome claro e conciso. Para o nosso exemplo, vamos chamá-lo de "Revival da Rua Elm." Defina a 'Data de início' e 'Data de término' e descreva brevemente os objetivos e o escopo do projeto.Poderia ser como "Renovação completa de uma casa histórica para revenda." Em seguida, estabeleça um orçamento estimado para garantir que você permaneça dentro dele.

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    In project management, the 'Subprojects' tab is often used to break down larger projects into smaller, more manageable parts. For example, in a construction project, the 'Subprojects' tab could be used to separate different aspects of the project such as design, construction, and inspection. Each subproject could then be assigned to different team members based on their expertise. This allows for better organization and tracking of individual tasks within the larger project.

    There are several alternative methods to categorize team members in project management. One common method is by role or function, where team members are grouped based on their specific roles or responsibilities within the project. Another method is by skill set, where team members are grouped based on their specific skills or expertise. A third method is by department or division, where team members are grouped based on their department or division within the organization. Finally, team members can also be categorized by project phase or stage, where team members are grouped based on the specific phase or stage of the project they are involved in.

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    A aba 'Subprojetos' também permite atribuir diferentes membros da equipe a cada subprojeto e categorizá-los por posição. Desta forma, você pode adicionar o líder do projeto e o gerente para saber quem é responsável pela entrega e execução. Também é possível adicionar outros colaboradores, como empreiteiros, designers de interiores, analistas financeiros e outros.

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    A real-world example of a successful project that utilized milestones effectively is the renovation of a house. In this project, the milestones could be the rooms that need renovation such as the kitchen, bedrooms, living rooms, bathrooms, and everything you can find in a house. These milestones mark significant progress in the project and make it easier to track what has been done and what is yet to be done.

    Apart from milestones, there are several other methods to track progress in project management. These include Gantt charts, which provide a visual timeline for tasks; Kanban boards, which allow for real-time progress tracking; and burndown charts, which show work left to do versus time. Additionally, regular status meetings and reports can also be effective in tracking progress.

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    Podemos listar os marcos agora que as informações básicas do projeto e a estrutura da equipe estão prontas. Marcos são eventos ou etapas críticas dentro do seu projeto que marcam um progresso significativo e podem ter várias tarefas - que abordaremos mais tarde. Neste exemplo, os marcos poderiam ser os cômodos que precisam de renovação para uma venda bem-sucedida de casa — cozinha, quartos, salas de estar, banheiros e tudo o que você pode encontrar em uma casa. Como resultado, é mais fácil acompanhar o progresso e o que ainda precisa ser feito.

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    Gerenciamento de tarefas

    Enquanto nossa casa na Elm Street está parada, esperando para se transformar de uma casa antiga para uma nova casa, a aba 'Tarefas' se torna nosso roteiro. É o núcleo do modelo, onde todas as informações são inseridas para criar as visualizações das outras abas - do Kanban aos gráficos do painel.Esta aba não é apenas sobre o que precisa ser feito; também é sobre quanto custará e o que deve ser priorizado para um projeto bem-sucedido.

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    The Project Plan spreadsheet template can significantly aid in managing and segmenting tasks for a project. It allows you to categorize tasks into detailed actions, ensuring every aspect of the project is accounted for. For instance, in a house renovation project, tasks can be segmented into specific actions like 'Install new cabinets', 'Replace old light fixtures', or 'Upgrade to a modern kitchen sink'. This level of detail ensures every corner of the house is noticed. Furthermore, the template provides different views such as Kanban board, Triage matrix, Risk analysis, Gantt chart, and a Dashboard for comprehensive project analysis and overview.

    Using detailed tasks in a project plan, like the Elm Street project, has several benefits. Firstly, it ensures that every aspect of the project is considered and nothing is overlooked. This is particularly important in complex projects where overlooking a small detail can have significant consequences. Secondly, it allows for better organization and management of the project. Tasks can be assigned to specific individuals or teams, making it clear who is responsible for what. Thirdly, it allows for better tracking and monitoring of the project's progress. By breaking down the project into detailed tasks, it becomes easier to see which tasks have been completed, which are in progress, and which are yet to be started.

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    Detalhes da tarefa

    Imagine entrar na casa e visualizar a primeira tarefa. Escolha o Projeto e o Marco associado na aba 'Tarefas'. Selecione um marco criado na aba 'Projetos' para o nosso projeto da Elm Street, como o 'Cozinha'. Tais categorizações ajudam a segmentar tarefas em ações detalhadas. Pode variar desde "Instalar novos armários" e "Substituir antigas luminárias" até "Atualizar para uma pia de cozinha moderna." Essas tarefas detalhadas garantem que cada canto da casa seja notado.

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    Painel de Controle

    Em seguida, delegue a tarefa atribuindo um membro específico da equipe. Por exemplo, se Tim é o seu carpinteiro de confiança, dê a ele o trabalho de instalar novos armários. Ao especificar funções, você agiliza a comunicação e elimina possíveis sobreposições ou negligências. Uma vez atribuído, você pode delinear o custo estimado ($). Cada prego, tábua e azulejo tem um preço. Estimar custos para cada tarefa garante que a Revival da Elm Street permaneça lucrativa e não esgote recursos inesperadamente.

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    The Kanban board tab in the Project Plan template serves as a visual tool to monitor the progression of each task in a project. It provides an intuitive layout where tasks are represented visually, making it easier to understand their status and progress. As tasks advance, the completion percentage is updated, and the template visually represents this advancement, guiding you until the task reaches 100% completion.

    The 'Progress' field percentage in the Project Plan template is a tool for monitoring the progression of each task. It provides a snapshot of how close or far you are from completing each task. As tasks advance, you update the completion percentage, and the template visually represents this advancement with a progress bar. This guides you until the task reaches 100% completion. It's a useful feature for task management as it helps in tracking the progress and ensuring tasks are moving towards completion.

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    Detalhes da tarefa

    Progresso das tarefas

    Com as tarefas agora em andamento, você pode definir o Estágio da tarefa. Saber que os novos armários estão 'Em Progresso' ou que a substituição da pia está 'Próxima' fornece insights em tempo real sobre a transformação.Enquanto isso, o campo Prioridade ajuda a determinar quais tarefas requerem atenção imediata ou o retorno potencial do investimento. Por exemplo, substituir aquelas luminárias desatualizadas pode aumentar significativamente o valor da casa, tornando-a uma tarefa de alta prioridade. Por outro lado, melhorias estéticas, embora importantes, podem esperar.

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    To implement the Kanban view of the Project Plan Template in company operations, you can follow these strategies:

    1. Training: Ensure all team members understand how to use the Kanban view. This includes understanding the meaning of each card and how to update them.

    2. Integration: Integrate the Kanban view with other project management tools used in the company. This will ensure seamless flow of information.

    3. Regular Updates: Encourage team members to regularly update their task cards. This will ensure that the Kanban view is always up-to-date and reflects the current status of the project.

    4. Review Meetings: Hold regular review meetings where the Kanban view is discussed. This will help identify bottlenecks and areas for improvement.

    I'm sorry, but as a knowledge database, I don't have access to specific case studies. However, the effectiveness of the Kanban view in a Project Plan Template can be demonstrated through its features. Each card within the Kanban view displays crucial task information such as task name, assigned team member, duration, estimated cost, priority, progress, and follow-up date. This immediate access to task specifics ensures that you're well-equipped with the necessary insights at a glance. It aids in managing different projects and tasks, and analyzing them effectively.

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    Progresso das Tarefas

    Além disso, o modelo permite monitorar a progressão de cada tarefa. A porcentagem do campo 'Progresso' oferece uma visão geral de quão perto (ou longe) você está de realizar sua visão para cada segmento. À medida que as tarefas avançam, atualize a porcentagem de conclusão e o modelo representará visualmente o avanço com uma barra de progresso, guiando você até que a tarefa atinja 100% de conclusão. Para check-ins, a data de acompanhamento pode ser definida para atuar como um lembrete e garantir que as tareas permaneçam ativas. Agora, para visualizar o progresso da tarefa de uma maneira mais intuitiva, temos a aba 'Quadro Kanban'.

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    Quadro Kanban

    Conforme seu projeto na Elm Street se desenrola, a aba "Kanban" funciona como um storyboard visual e captura cada fase da transformação da casa. Com base no 'Estágio' definido na aba 'Tarefas', esta visão Kanban oferece um storyboard dinâmico de tarefas, segmentando-as em várias etapas para facilitar o rastreamento do que vem a seguir na jornada de renovação.

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    Cada cartão na visualização Kanban exibe informações sobre a tarefa, como o nome da tarefa, o membro da equipe designado, o período de início ao fim, o custo estimado, prioridade, progresso e a data de acompanhamento definida. Este acesso imediato aos detalhes da tarefa garante que, de relance, você esteja bem equipado com as informações necessárias.

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    Kanban

    Esta visualização também possui filtros que permitem especificar as tarefas exibidas com base na data, nome do projeto, marco, membro da equipe e prioridade. Além disso, os formatos de data e moeda exibidos em todo o quadro são personalizáveis.

    Cronogramas de tarefas

    Voltando à aba 'Tarefas', agora podemos inserir informações sobre o cronograma da tarefa na seção 'Detalhes do período'. Os cronogramas oferecem mais do que apenas marcadores cronológicos; eles fornecem a narrativa do progresso. Comece com a 'Data de Início'. Este campo representa o dia em que você inicia uma tarefa. Em seguida, temos a 'Data de Vencimento' - o prazo para evitar atrasos. A 'Data de Conclusão' entra em jogo uma vez que a tarefa é concluída. Todas essas datas alimentam ferramentas de visualização - como o Kanban - e especialmente o gráfico de Gantt.

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    Gráfico de Gantt

    O gráfico de Gantt fornece uma visualização de linha do tempo para acompanhar a duração, sobreposições e conclusão da tarefa. Juntas, essas datas transformam a aba 'Tarefas' em uma ferramenta dinâmica que garante a execução oportuna e bem-sucedida do projeto.

    Esta aba oferece uma visão de alto nível dos pontos de verificação significativos dentro de um projeto, juntamente com detalhes de cada tarefa. Você pode usar filtros para rastrear tarefas e marcos por datas específicas, projetos, marcos ou até mesmo membros da equipe - semelhante à aba do Quadro Kanban.

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    Gráfico de Gantt

    Triagem de tarefas

    Agora, nem todas as tarefas têm o mesmo peso ou significado. Algumas requerem atenção imediata, enquanto outras podem esperar. Aqui, os campos de 'Triagem' se tornam essenciais na aba 'Tarefas'.

    O campo 'Urgência' está relacionado à natureza premente de uma tarefa. O trabalho fundamental no porão exige ação imediata, dado que sustenta a integridade estrutural de toda a casa. É possível categorizar tarefas como 'Urgentes' e 'Não urgentes'.

    Além disso, o campo 'Importância' é usado para categorizar tarefas como 'Não importantes' ou 'Importantes'. Não confunda urgência com importância. Algumas tarefas podem não ser urgentes, mas são cruciais para o sucesso geral e a rentabilidade do projeto Elm Street. Por exemplo, escolher o acabamento certo para os pisos de madeira pode não ser sensível ao tempo. No entanto, é importante para aumentar o apelo e o valor de mercado da casa.

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    Using filters like date, project, milestone, and team members in the Project Plan Template can significantly enhance the efficiency and effectiveness of project management. These filters allow for a more refined and targeted view of tasks, enabling project managers to focus on specific aspects of the project at a time. For instance, the date filter can help track tasks based on their deadlines, the project filter can segregate tasks based on different projects, the milestone filter can help monitor the progress towards key milestones, and the team members filter can help manage tasks assigned to different team members. This targeted approach can lead to better organization, improved tracking, and ultimately, successful project completion.

    The auto-population of tasks in the matrices enhances project management by streamlining the process of task allocation and tracking. It automatically fills the matrices with tasks based on the data from the 'Tasks' tab and the filters applied, such as date, project, milestone, and team members. This allows for a more efficient and accurate overview of the project's progress, as it eliminates the need for manual entry and reduces the risk of errors. It also allows for easy customization and scalability, as each matrix can accommodate up to 10 different tasks, and more can be added if needed.

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    Em seguida, temos o campo 'Impacto', que pode ser 'Baixo' ou 'Alto'. Reconhecer tais tarefas ajuda a prever suas implicações mais amplas em um efeito dominó.

    Por último, o campo 'Esforço' é, assim como o campo 'Impacto', categorizado como 'Baixo' ou 'Alto'.Esta categorização pode estar relacionada ao tempo que uma tarefa pode consumir ou aos recursos necessários para completá-la.

    Esses campos garantem que os recursos sejam alocados de maneira eficiente para maximizar o tempo e o investimento. Como resultado, eles estão diretamente relacionados à visão construída na aba 'Triage'.

    Matriz de triagem

    Matriz de Eisenhower

    A aba 'Triage' visualiza as tarefas na matriz de Eisenhower, e uma visão personalizada que cruza a 'Impacto' contra 'Esforço'. A matriz de Eisenhower categoriza as tarefas em urgência e importância para rastrear prioridades.

    Triagem

    Enquanto isso, a matriz Impacto vs. Esforço auxilia na alocação estratégica de recursos, destacando tarefas que são de alto impacto, mas de baixo esforço, e vice-versa. Isso também ajuda a otimizar tarefas e resultados do projeto.

    As tarefas são preenchidas automaticamente nas matrizes com base nos dados da aba 'Tarefas' e nos filtros aplicados. Filtros como data, projeto, marco e membros da equipe ajudam a refinar as tarefas exibidas. Por padrão, cada matriz acomoda até 10 tarefas diferentes. Caso você precise de mais espaço para incorporar tarefas adicionais:

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    1. Selecione os cabeçalhos de linha onde você deseja adicionar espaço dentro da matriz;
    2. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho de linha destacado;
    3. Selecione 'Inserir' no menu suspenso.

    Siga estas etapas quantas vezes forem necessárias para criar o espaço desejado em seu triagem.

    Análise de risco das tarefas

    A triagem pode ajudar muito quando se trata de organizar as prioridades e a alocação de recursos. No entanto, mesmo os planos mais bem elaborados não estão imunes a desafios. É aí que entra a Análise de Risco. O modelo ajuda a categorizar a probabilidade e a gravidade de uma tarefa ou decisão para avaliar e gerenciar os riscos.

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    O modelo ajuda a categorizar o risco de uma tarefa ou decisão. O campo 'Probabilidade' pode ser categorizado por 'Improável', 'Possível' e 'Provável', enquanto o campo 'Gravidade' contém valores como 'Aceitável', 'Tolerável', 'Indesejável' e 'Intolerável'.

    Riscos das tarefas

    A combinação de ambos os campos resulta no campo Chave de Classificação de Risco. Esta métrica avalia de forma abrangente o risco potencial associado a cada tarefa ou decisão. Isso é personalizável na guia 'Campos'. Na seção 'Análise de risco do projeto', você pode selecionar a chave de classificação (ou seja, 'Baixo', 'Médio', 'Alto' ou 'Extremo') com base em várias combinações de Probabilidade e Gravidade. Por exemplo, uma tarefa ou decisão caracterizada como provável e intolerável pode ser sinalizada como um risco 'Extremo'. Ao mesmo tempo, uma que é Improvável e Aceitável pode ser rotulada como um risco 'Baixo'. De volta ao modelo, a chave de classificação de risco será automaticamente atribuída com base nos valores de 'Probabilidade' e 'Gravidade' definidos.Esses campos se tornarão uma visualização em matriz na aba 'Análise de risco'.

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    The Project Plan Template aids in creating a roadmap for team members' involvement in a project by allowing the project manager to allocate roles and tasks to each team member. This allocation determines who is responsible for what, thus creating a clear roadmap for every member's involvement during the project. It helps in tracking the progress of each team member and ensures that everyone is aware of their responsibilities and tasks.

    Task allocation in the Elm Street renovation project is significant as it determines the responsibilities of each team member. It creates a roadmap for every member's involvement during the project, ensuring that all tasks are assigned and managed effectively. This helps in maintaining a clear structure and flow of work, reducing confusion and potential delays. It also aids in tracking the progress of the project and identifying any potential issues or risks early on.

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    Matriz de análise de risco

    A aba 'Análise de risco' oferece uma compreensão mais matizada dos riscos identificados durante o planejamento do projeto. Aqui, uma visualização em matriz que faz referência cruzada aos valores de risco dos campos 'Probabilidade' e 'Severidade' é codificada por cores com a 'Chave de classificação de risco' definida na aba 'Campos'. As tarefas são listadas automaticamente, e cada ponto de interseção oferece um perfil de risco específico que pode ser definido com base na severidade e probabilidade atribuídas na aba 'Tarefas'.

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    Análise de risco

    Este método permite criar uma ferramenta de avaliação de risco dinâmica que evolui com o projeto. Ele também vem com os mesmos filtros das abas anteriores para tornar sua análise mais específica. Procure os riscos por data, projeto, marco e membro da equipe para planejar efetivamente em direção à conclusão bem-sucedida.

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    The project overview section of the Project Plan spreadsheet template provides a comprehensive summary of the main project details. It includes information about who is leading the project, a comparative analysis of set milestones versus those achieved, and the average duration of tasks. This section provides insights into the project's progression, pacing, and potential areas for acceleration.

    Filters in the Project Plan spreadsheet template can help make the analysis more specific by allowing you to narrow down the data you are viewing. You can filter by project, milestones, and team members. These filters will influence all sections below it, providing a more targeted view of the project's details. For example, in the project overview section, you can find aggregated details such as who's leading the project, a comparative analysis of set milestones versus those achieved, and the average duration of tasks. This not only gives you a clearer picture of the project's progression but also provides insights into pacing and potential areas of acceleration.

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    Revisamos todas as seções da aba 'Tarefas' e mostramos como elas podem impactar diferentes visualizações em todo o modelo. Mas ainda temos duas para revisar: A matriz RACI e o Painel.

    Matriz RACI

    Em projetos como a renovação da Elm Street, a clareza de papéis e responsabilidades é essencial. Posições desalinhadas podem levar ao caos, enquanto a delimitação clara garante uma execução eficiente. Este cenário é exatamente onde a matriz RACI entra.

    RACI significa Responsável, Contabilizável, Consultado e Informado. Ele fornece insights sobre quem executa uma tarefa, quem a possui, a quem consultar para decisões e quem deve ser atualizado e informado. Para usar esta aba, selecione o projeto, como a 'renovação da Rua Elm'. Uma vez selecionado, os marcos associados a este projeto são automaticamente preenchidos na matriz, preparando o terreno para atribuições mais detalhadas.

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    Letras RACI

    Os menus suspensos são usados para selecionar quais membros da equipe você deseja acompanhar. Como o projeto foi selecionado, o menu suspenso exibirá apenas os membros da equipe associados à 'renovação da Rua Elm', conforme definido na aba 'Projetos'. A partir daqui, escolha as tarefas que você pretende gerenciar e, para cada tarefa selecionada, atribua papéis aos seus membros da equipe. Esta alocação determina quem é responsável pelo quê, criando um roteiro para o envolvimento de cada membro durante o projeto.

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    Gráfico RACI

    Ao usar a aba RACI, você estabelece clareza e garante que cada participante, de stakeholders a executores, entenda seu papel específico no escopo do projeto.

    Painel do projeto

    Uma visão geral de todas as partes é essencial à medida que o projeto está sendo executado ou mesmo quando está concluído. E para isso, o modelo tem um painel.A aba "Dashboard" serve como sua janela panorâmica para o projeto, agregando dados de todas as abas anteriores para apresentar uma imagem abrangente.

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    Gráficos do Painel

    Filtros também estão disponíveis para tornar a análise mais específica, se necessário. Você pode filtrar por projeto, marcos e membros da equipe. Esses filtros influenciarão todas as seções abaixo dele. Na seção de visão geral do projeto, uma agregação dos principais detalhes do projeto pode ser encontrada, como quem está liderando a carga, uma análise comparativa dos marcos estabelecidos versus os alcançados, e a duração média das tarefas. Você não só saberá sobre a progressão do projeto, mas também terá insights sobre o ritmo e possíveis áreas de aceleração.

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    A seção de análise do projeto destaca as tarefas iminentes definidas para a próxima semana. Apresentando uma decomposição abrangente das tarefas por estágio e membros da equipe designados, garante que nenhuma tarefa escorregue pelas rachaduras e que os recursos sejam efetivamente alocados.

    Painel de Controle
    Tarefas por etapa

    Em seguida, o orçamento e o planejamento financeiro ocupam a frente da análise financeira. Ele delineia os custos, segmentados por marcos, contribuições individuais dos membros da equipe e tarefas específicas. Tal visão estruturada ajuda a garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento e, se não, aponta onde estão ocorrendo os excessos de gastos.Por fim, a análise de risco oferece uma visão preditiva, classificando tarefas com base na probabilidade de causarem potenciais problemas e na sua gravidade.

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    Conclusão

    Gerenciar um projeto complexo como a renovação da Rua Elm vai além dos principais marcos; trata-se de garantir que cada detalhe intricado se alinhe para uma execução perfeita. O modelo Modelo de Plano de Projeto (Parte 2) oferece uma abordagem estruturada para lidar com tudo, desde atribuições de tarefas e priorização, até avaliações de risco. Ele pode ser baixado em Excel e Google Sheets para uma perspectiva mais clara sobre seus próximos projetos.

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