Cassetta degli Attrezzi Definitiva per la Gestione dei Progetti

Sinossi

Hai mai desiderato gestire un progetto come Elon Musk? O avere la capacità di prevedere il successo di un progetto come un analista finanziario di Goldman Sachs? Ecco il Cassetta degli Attrezzi Definitiva per la Gestione dei Progetti che ogni responsabile di progetto ha bisogno nella sua cassetta degli attrezzi per garantire il successo fin dall'inizio. Imparerai come calcolare il tasso interno di rendimento, condurre un'analisi di Monte-Carlo, gestire team con una matrice RACI, scrivere una carta del progetto, monitorare lo stato del progetto con cruscotti e diagrammi di Gantt e condurre un sondaggio post mortem.

Questions and answers

How can these project management tools help in predicting a project's success like a financial analyst at Goldman Sachs?

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Project management tools can help predict a project's success in several ways similar to a financial analyst at Goldman Sachs. They allow for the calculation of the internal rate of return, which can provide insight into the potential profitability of a project. They also enable the conduct of Monte-Carlo analysis, a statistical technique that allows for the modeling of different outcomes in a process that cannot easily be predicted due to the intervention of random variables. Tools like RACI matrix can help manage teams effectively, ensuring tasks are completed on time and resources are used efficiently. Project charters can provide a clear overview of the project, its objectives, and key stakeholders, while dashboards and Gantt charts can track project status and progress. Finally, a post mortem survey can provide valuable insights into what worked and what didn't, which can be used to improve future projects.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

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A post-mortem survey, also known as a project retrospective, is a tool to evaluate the strengths and weaknesses of a project after its completion. It provides valuable insights into what worked well, what didn't, and areas for improvement. This feedback can be used to refine processes, improve team collaboration, and increase efficiency in future projects. It also helps in identifying risks and issues that were not apparent at the project's outset, thereby contributing to better risk management in future projects.

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Risultato

Con questo framework, imparerai le varie fasi della gestione del progetto, da come valutare la fattibilità del tuo progetto, gestire il tuo team, monitorare i tuoi progressi e completare con successo il tuo progetto con preziosi spunti per il prossimo. Utilizzeremo esempi reali di aziende come SpaceX, Instagram, Microsoft, e condivideremo anche un fallimento nella gestione del progetto spesso dimenticato da Amazon e come puoi evitare errori simili.

Questions and answers

How does this framework contribute to the successful completion of a project and provide valuable takeaways for the next one?

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This framework contributes to the successful completion of a project by guiding you through various stages of project management. It helps in evaluating the project's viability, managing the team, and tracking progress. It also provides valuable takeaways for the next project by using real-world examples to illustrate successful strategies and common pitfalls. This allows you to learn from both successes and failures, and apply these lessons to future projects.

What was the project management fail from Amazon and how can it be avoided?

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The specific project management failure from Amazon is not mentioned in the content provided. However, Amazon has had several project failures in the past. One notable example is the Fire Phone, which was discontinued just a year after its launch due to poor sales and reviews. This could have been avoided by better market research and understanding the competitive landscape. It's also crucial to listen to customer feedback and adapt the product accordingly. These are general project management principles that can help avoid similar mistakes.

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Evidenze dello strumento

Framework di assegnazione RACI

Una volta che conosci i rischi e le potenziali ricompense del tuo progetto, è il momento di assegnare ruoli e responsabilità.

Nel 2015, il capo dell'ingegneria di Instagram aveva un problema: l'azienda aveva un basso punteggio di trasparenza in un sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti. Scoprì che il problema era la mancanza di chiarezza su come venivano prese le decisioni.Il problema non era la comunicazione sulle decisioni, ma la comunicazione sul perché le decisioni erano state prese. Quindi, come ha risolto Instagram il suo problema di chiarezza? Un framework chiamato Ruoli e Responsabilità del Team RACI. (Diapositiva 23)

Questions and answers

How can a project charter enhance the clarity and transparency of decision-making in a project?

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A project charter can enhance the clarity and transparency of decision-making in a project by providing a clear and concise document that outlines the project's objectives, scope, stakeholders, and deliverables. It serves as a reference guide for all project decisions, ensuring that they align with the project's goals and objectives. This transparency helps to build trust among team members and stakeholders, as they can see how decisions are being made and how they contribute to the project's success.

What is the significance of conducting a Monte-Carlo analysis in evaluating project risk?

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Monte Carlo analysis is a statistical technique that allows for a risk assessment by running a large number of simulations using possible inputs. This method is significant in evaluating project risk as it provides a range of possible outcomes and the probabilities they will occur for any choice of action. It allows project managers to understand the risk and uncertainty in a project. It's particularly useful in forecasting when there is significant uncertainty in making estimates and decisions.

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RACI sta per Responsabile, Responsabile, Consultato e Informato. Nel framework RACI, i ruoli vengono assegnati in base a chi è responsabile per una decisione, chi è responsabile per quella decisione, chi viene consultato prima che la decisione sia finalizzata e chi viene informato delle decisioni quando vengono prese. Lo scopo di RACI è assicurarsi che tutti gli stakeholder conoscano le loro responsabilità, confermare che le risorse sono giustamente allocate e creare trasparenza in modo che tutti siano sulla stessa pagina e possano essere ritenuti responsabili per ciò di cui sono responsabili.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the RACI framework and explain how?

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Any company that deals with complex projects could benefit from the RACI framework. For instance, a construction company could use it to clearly define who is responsible for each aspect of a project, who needs to be consulted before decisions are made, and who needs to be informed of those decisions. This would ensure that everyone knows their roles and responsibilities, resources are allocated correctly, and there is transparency throughout the project.

What are the challenges in applying the RACI framework and how can they be overcome?

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Applying the RACI framework can present several challenges. Firstly, it requires clear communication and understanding among all stakeholders about their roles and responsibilities, which can be difficult in large or complex projects. Secondly, it can be challenging to ensure that everyone adheres to their roles and does not overstep their boundaries. Lastly, it can be difficult to maintain the framework over time as roles and responsibilities may change. These challenges can be overcome by providing thorough training on the RACI framework, regularly reviewing and updating the RACI matrix, and fostering a culture of open communication and accountability.

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Nel caso di Instagram, meno decision maker e più trasparenza su chi ha preso le decisioni hanno reso possibile per i team muoversi più velocemente. I leader erano più responsabili e il framework RACI è stato scalato in tutta l'azienda.

Carta del progetto

Hai assegnato i ruoli del team e tutti conoscono la loro responsabilità nel progetto, ma come mantieni il team concentrato sull'obiettivo principale del progetto, soprattutto su lunghe tempistiche?

Nel 2002, Elon Musk voleva comprare un razzo per iniziare il suo sogno di inviare esseri umani su Marte.Tuttavia, il prezzo per acquistarne uno era alto fino a 65 milioni di dollari. Musk ha utilizzato un concetto chiamato "principi fondamentali" per riflettere su come avrebbe potuto ridurre i costi abbastanza da risolvere il problema di finanziamento. Si è scoperto che le materie prime costavano solo circa il due percento del prezzo di un razzo, quindi ha acquistato le materie prime e ne ha costruito uno da solo. Musk non solo è stato in grado di ridurre il costo per lanciare un razzo di 10 volte, ma lo ha fatto con profitto. Di conseguenza, SpaceX vale ora circa 74 miliardi di dollari a partire da settembre 2021.

Questions and answers

What are the benefits of using a project charter in aligning internal and external stakeholders around a common purpose?

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A project charter serves as a crucial tool in aligning both internal and external stakeholders around a common purpose. It provides a clear understanding of the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. This comprehensive overview sets expectations as the project develops, serving as a source of truth that encourages all stakeholders to adhere to the plan. It not only unites everyone involved but also helps prevent misunderstandings and conflicts, ensuring smoother project execution.

How can a project charter be used to manage the expectations of stakeholders in a project?

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A project charter can be used to manage the expectations of stakeholders in a project by serving as a clear and concise document that outlines the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. It sets the expectations for the project and serves as a source of truth that all stakeholders can refer to throughout the project's lifecycle. This helps to ensure that everyone is on the same page and understands what is expected, which can help to prevent misunderstandings and conflicts.

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Per applicare il concetto di principi fondamentali ai tuoi progetti, puoi utilizzare un atto costitutivo del progetto per unire tutti gli stakeholder interni ed esterni attorno a uno scopo comune. Un atto costitutivo del progetto non è solo l'"elevator pitch" per gli obiettivi del tuo progetto, ma delinea l'ambito del progetto così come i suoi requisiti tecnici, rischi, vincoli, ipotesi e dipendenze. Questi principi fondamentali di un progetto stabiliscono le aspettative man mano che il progetto si sviluppa e possono essere utilizzati come la fonte di verità che radica tutti gli stakeholder a rispettare il piano.

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L'atto costitutivo del progetto delinea anche la tempistica e il budget del progetto, gli stakeholder chiave responsabili e i criteri di successo, in modo che tutti i coinvolti sappiano chi è responsabile di cosa e come dovrebbe apparire il completamento del progetto.(Diapositiva 29-31)

Cruscotti di progetto e diagrammi di Gantt

Ora che hai un piano costruito su una solida base, come sta andando quel piano?

I manager di progetto di successo necessitano di uno strumento cruscotto dello stato del progetto per monitorare lo stato del loro progetto attraverso le fasi e gli indicatori chiave di performance. Questo cruscotto aiuta a comunicare gli aggiornamenti del progetto agli stakeholder esterni e ai membri del team interno. Puoi misurare il tuo tempo rispetto alla fase del prodotto e alla timeline rispetto alla capacità delle risorse per misurare il tuo stato attuale rispetto agli obiettivi delineati nella carta del progetto. (Diapositiva 39-43)

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Per seguire i tuoi progressi nel tempo, utilizza un diagramma di Gantt per delineare i progressi della tua attività rispetto a molteplici timeline, con diverse visualizzazioni per le viste mensili, trimestrali, semestrali o annuali. (Diapositive 44-50)

Riunione post-mortem

Con gli strumenti per monitorare i progressi e rimanere in programma, dovresti avere tutte le risorse necessarie per completare il tuo prossimo progetto - quindi cosa fai quando il progetto è finito?

Nel luglio del 2014, Amazon ha lanciato il suo smartphone, chiamato Amazon Fire phone. Ma due mesi dopo il lancio, Amazon ha già iniziato a offrire enormi sconti per rendere il telefono praticamente gratuito con un contratto.Un mese dopo, Amazon ha cancellato quasi $170 milioni di inventario del Fire Phone come perdita, interrompendo infine completamente il prodotto. Mentre il lettore elettronico Kindle di Amazon è stato un enorme successo che ha permesso la lettura in movimento, il Fire Phone è stato morto all'arrivo. Quindi, dove ha sbagliato Amazon? Probabilmente Amazon si è posta la stessa domanda in una riunione di []boldpost mortem.[/bold](Diapositiva 54)

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Per garantire il successo futuro nel tuo prossimo progetto, assicurati di condurre una riunione post-mortem in cui puoi svolgere un sondaggio di squadra per apprendere intuizioni su dove il tuo team ha sentito che il progetto è riuscito o dove c'è spazio per miglioramenti. Puoi sondare il progetto nel suo complesso o i suoi singoli risultati. Puoi anche sondare la collaborazione e la produttività del team, o addirittura sondare il tuo stile di gestione per capire come puoi migliorare la tua gestione del progetto. Questi sondaggi post-mortem raccolgono feedback da tutti in modo da poter trasformare il tuo prossimo progetto in un successo ancora maggiore.

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Nel caso di Amazon, un post-mortem ha rivelato che invece dell'enfasi tipica di Amazon su ciò che vuole il consumatore, hanno costruito un telefono che nessuno voleva quando tutto ciò di cui il consumatore aveva bisogno era una nuova app o due.

Calcolo IRR

Prima che un progetto inizi, devi capire quanto costerà.

Secondo Goldman Sachs, nel 2021 sono stati emessi oltre 504 miliardi di dollari di riacquisti di azioni, il massimo degli ultimi 22 anni. Microsoft ha fatto notizia quando ha annunciato il suo programma di riacquisto di azioni da 60 miliardi di dollari a settembre. Quindi, come fanno aziende come Microsoft a decidere di destinare così tanto capitale ai riacquisti di azioni? La risposta è un calcolo (Slide 8)

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Per calcolare il costo di un progetto, i project manager utilizzano uno strumento chiamato tasso interno di rendimento, o IRR, formula. I calcoli IRR sono utilizzati per pesare la spesa di un progetto rispetto ai suoi potenziali guadagni. Le aziende utilizzano l'IRR per valutare i programmi di riacquisto di azioni. Nel caso di Microsoft, Microsoft ha utilizzato i calcoli IRR per determinare che possedere più delle proprie azioni sarebbe stato un investimento migliore a lungo termine rispetto all'acquisizione di un'altra azienda.

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Tipicamente, l'IRR viene calcolato tramite Microsoft Excel, poiché i calcoli manuali richiedono molta prova ed errore. Per determinare l'IRR del tuo progetto, stima il costo iniziale dell'investimento e quanto porterà in flussi di cassa futuri. Utilizzi queste ipotesi e le inserisci nella formula IRR per vedere se i flussi di cassa in entrata annullano l'uscita dell'investimento iniziale per rendere il valore attuale netto del progetto pari a zero. (Slide 7)

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How does the use of near-quantum computers align with Goldman Sachs' digital transformation initiatives?

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The use of near-quantum computers aligns with Goldman Sachs' digital transformation initiatives by enhancing their risk analysis capabilities. The current risk analysis models used by Goldman analysts require significant computing power and are often done overnight. Near-quantum computers could run these simulations 100 times faster, thus improving efficiency and potentially providing more accurate results. This aligns with the broader digital transformation initiatives by integrating advanced technology to improve business processes.

How can other companies implement near-quantum computers in their operations?

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Other companies can implement near-quantum computers in their operations by first identifying the areas that require high computing power, such as risk analysis, data processing, and simulations. They would then need to invest in near-quantum computing technology and infrastructure. This could involve partnering with tech companies that are developing these computers. Additionally, they would need to train their staff or hire experts who can operate and maintain these systems. It's important to note that the implementation of such advanced technology would require a significant investment and a strategic approach.

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Come project manager, dovresti sempre scegliere un progetto con il valore attuale netto più alto, non l'IRR più alto.Questo perché l'IRR è il livello minimo di rendimento per recuperare un investimento, mentre un valore attuale netto più elevato indica il valore a lungo termine di un progetto.

Analisi di Monte-Carlo

Dopo aver conosciuto il costo e il beneficio di un progetto, sarà necessario calcolare anche i rischi associati. Molti project manager devono condurre un'analisi del rischio del progetto per determinare potenziali preoccupazioni prima di intraprendere un'impresa nuova di zecca.

Goldman Sachs ha una nuova tecnologia che prevede di utilizzare per condurre le sue analisi di rischio: i computer quasi quantistici. Gli attuali modelli di analisi del rischio utilizzati dagli analisti di Goldman richiedono una grande quantità di potenza di calcolo e spesso vengono eseguiti durante la notte. Mentre un computer completamente quantistico potrebbe eseguire queste simulazioni mille volte più velocemente, questa tecnologia è ancora a dieci anni di distanza. Tuttavia, i computer quasi quantistici potrebbero eseguire queste simulazioni 100 volte più velocemente e potrebbero essere pronti in cinque anni o meno.

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La formula che queste simulazioni eseguono si chiama analisi di Monte-Carlo, che viene utilizzata per prevedere la probabilità di diversi risultati man mano che vengono aggiunte variabili casuali. Per utilizzare un'analisi di Monte-Carlo, assegna più valori a una variabile incerta per ottenere una gamma di risultati. Prendi la media per ottenere una stima, che di solito assume la forma di una curva a campana. Il rendimento medio diventa l'esito più probabile, con una possibilità uguale che il rendimento possa essere superiore o inferiore.

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A causa del modo in cui funziona Monte-Carlo, si può presumere che ci sia il 95% di probabilità che il risultato finale si troverà entro due deviazioni standard dalla media.(Diapositiva 12)

Per ulteriori strumenti su ciò che rende i project manager di successo, scarica questo framework. Otterrai strumenti aggiuntivi come tabelle di stima dei costi, calcolatori del valore attuale netto, mappe dei benefici del progetto, matrici di struttura del design del progetto, strutture di suddivisione del lavoro, diagrammi del percorso critico, tavole kanban e molto altro ancora.Divertiti!

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