Caixa de Ferramentas Definitiva para Gestão de Projetos

Sinopse

Você já quis gerir um projeto como Elon Musk? Que tal a habilidade de prever o sucesso de um projeto como um analista financeiro da Goldman Sachs? Aqui está a Caixa de Ferramentas Definitiva para Gestão de Projetos que todo líder de projeto precisa em sua caixa de ferramentas para garantir o sucesso desde o início. Você aprenderá a calcular a taxa interna de retorno, realizar análises de Monte-Carlo, gerir equipes com uma matriz RACI, escrever uma carta de projeto, acompanhar o status do projeto com painéis e gráficos de Gantt e conduzir uma pesquisa pós-morte.

Questions and answers

How can these project management tools help in predicting a project's success like a financial analyst at Goldman Sachs?

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Project management tools can help predict a project's success in several ways similar to a financial analyst at Goldman Sachs. They allow for the calculation of the internal rate of return, which can provide insight into the potential profitability of a project. They also enable the conduct of Monte-Carlo analysis, a statistical technique that allows for the modeling of different outcomes in a process that cannot easily be predicted due to the intervention of random variables. Tools like RACI matrix can help manage teams effectively, ensuring tasks are completed on time and resources are used efficiently. Project charters can provide a clear overview of the project, its objectives, and key stakeholders, while dashboards and Gantt charts can track project status and progress. Finally, a post mortem survey can provide valuable insights into what worked and what didn't, which can be used to improve future projects.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

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A post-mortem survey, also known as a project retrospective, is a tool to evaluate the strengths and weaknesses of a project after its completion. It provides valuable insights into what worked well, what didn't, and areas for improvement. This feedback can be used to refine processes, improve team collaboration, and increase efficiency in future projects. It also helps in identifying risks and issues that were not apparent at the project's outset, thereby contributing to better risk management in future projects.

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Resultado

Com este framework, você aprenderá as várias etapas do gerenciamento de projetos, desde como avaliar a viabilidade do seu projeto, gerir sua equipe, acompanhar seu progresso e concluir com sucesso seu projeto com lições valiosas para o próximo. Usaremos exemplos reais de empresas como SpaceX, Instagram, Microsoft e também compartilharemos um fracasso de gerenciamento de projetos muitas vezes esquecido da Amazon e como você pode evitar erros semelhantes.

Questions and answers

How does this framework contribute to the successful completion of a project and provide valuable takeaways for the next one?

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This framework contributes to the successful completion of a project by guiding you through various stages of project management. It helps in evaluating the project's viability, managing the team, and tracking progress. It also provides valuable takeaways for the next project by using real-world examples to illustrate successful strategies and common pitfalls. This allows you to learn from both successes and failures, and apply these lessons to future projects.

What was the project management fail from Amazon and how can it be avoided?

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The specific project management failure from Amazon is not mentioned in the content provided. However, Amazon has had several project failures in the past. One notable example is the Fire Phone, which was discontinued just a year after its launch due to poor sales and reviews. This could have been avoided by better market research and understanding the competitive landscape. It's also crucial to listen to customer feedback and adapt the product accordingly. These are general project management principles that can help avoid similar mistakes.

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Destaques da ferramenta

Framework de atribuição RACI

Uma vez que você conhece os riscos e recompensas potenciais do seu projeto, é hora de atribuir papéis e responsabilidades.

Em 2015, o chefe de engenharia do Instagram tinha um problema - a empresa tinha uma pontuação baixa de transparência em uma pesquisa de satisfação dos funcionários. Ele descobriu que o problema era a falta de clareza sobre como as decisões eram tomadas. O problema não era a comunicação sobre as decisões, mas a comunicação sobre por que as decisões eram tomadas. Então, como o Instagram resolveu seu problema de clareza? Um framework chamado Papéis e Responsabilidades da Equipe RACI. (Slide 23)

Questions and answers

How can a project charter enhance the clarity and transparency of decision-making in a project?

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A project charter can enhance the clarity and transparency of decision-making in a project by providing a clear and concise document that outlines the project's objectives, scope, stakeholders, and deliverables. It serves as a reference guide for all project decisions, ensuring that they align with the project's goals and objectives. This transparency helps to build trust among team members and stakeholders, as they can see how decisions are being made and how they contribute to the project's success.

What is the significance of conducting a Monte-Carlo analysis in evaluating project risk?

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Monte Carlo analysis is a statistical technique that allows for a risk assessment by running a large number of simulations using possible inputs. This method is significant in evaluating project risk as it provides a range of possible outcomes and the probabilities they will occur for any choice of action. It allows project managers to understand the risk and uncertainty in a project. It's particularly useful in forecasting when there is significant uncertainty in making estimates and decisions.

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RACI significa Responsável, Responsabilizável, Consultado e Informado. No framework RACI, os papéis são atribuídos com base em quem é responsável por uma decisão, quem é responsabilizável por essa decisão, quem é consultado antes da decisão ser finalizada e quem é informado das decisões quando são tomadas. O objetivo do RACI é garantir que todos os stakeholders conheçam suas responsabilidades, confirmar que os recursos são corretamente alocados e criar transparência para que todos estejam na mesma página e sejam responsabilizados pelo que são responsáveis.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the RACI framework and explain how?

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Any company that deals with complex projects could benefit from the RACI framework. For instance, a construction company could use it to clearly define who is responsible for each aspect of a project, who needs to be consulted before decisions are made, and who needs to be informed of those decisions. This would ensure that everyone knows their roles and responsibilities, resources are allocated correctly, and there is transparency throughout the project.

What are the challenges in applying the RACI framework and how can they be overcome?

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Applying the RACI framework can present several challenges. Firstly, it requires clear communication and understanding among all stakeholders about their roles and responsibilities, which can be difficult in large or complex projects. Secondly, it can be challenging to ensure that everyone adheres to their roles and does not overstep their boundaries. Lastly, it can be difficult to maintain the framework over time as roles and responsibilities may change. These challenges can be overcome by providing thorough training on the RACI framework, regularly reviewing and updating the RACI matrix, and fostering a culture of open communication and accountability.

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No caso do Instagram, menos tomadores de decisão e mais transparência em torno de quem tomava as decisões possibilitaram que as equipes se movessem mais rápido. Os líderes foram mais responsabilizados e o framework RACI foi escalado em toda a empresa.

Carta de projeto

Você atribuiu papéis à equipe e todos sabem sua responsabilidade no projeto - mas como você mantém a equipe focada no objetivo principal do projeto, especialmente ao longo de prazos longos?

Em 2002, Elon Musk queria comprar um foguete para começar seu sonho de enviar humanos para Marte. No entanto, o preço para comprar um custava até 65 milhões de dólares.Musk usou um conceito chamado "primeiros princípios" para pensar em como poderia reduzir os custos o suficiente para resolver o problema de financiamento. Descobriu-se que as matérias-primas custam apenas cerca de dois por cento do preço de um foguete, então ele comprou as matérias-primas e construiu um ele mesmo. Musk não só conseguiu reduzir o custo para lançar um foguete em 10x, mas fez isso com lucro. Como resultado, a SpaceX agora vale aproximadamente $74 bilhões em setembro de 2021.

Questions and answers

What are the benefits of using a project charter in aligning internal and external stakeholders around a common purpose?

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A project charter serves as a crucial tool in aligning both internal and external stakeholders around a common purpose. It provides a clear understanding of the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. This comprehensive overview sets expectations as the project develops, serving as a source of truth that encourages all stakeholders to adhere to the plan. It not only unites everyone involved but also helps prevent misunderstandings and conflicts, ensuring smoother project execution.

How can a project charter be used to manage the expectations of stakeholders in a project?

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A project charter can be used to manage the expectations of stakeholders in a project by serving as a clear and concise document that outlines the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. It sets the expectations for the project and serves as a source of truth that all stakeholders can refer to throughout the project's lifecycle. This helps to ensure that everyone is on the same page and understands what is expected, which can help to prevent misunderstandings and conflicts.

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Para aplicar o conceito de primeiros princípios aos seus próprios projetos, você pode usar uma carta de projeto para unir todos os stakeholders internos e externos em torno de um propósito comum. Uma carta de projeto não é apenas o "discurso de elevador" para os objetivos do seu projeto, mas delineia o escopo do projeto, bem como seus requisitos técnicos, riscos, restrições, suposições e dependências. Esses princípios fundamentais de um projeto definem as expectativas à medida que o projeto se desenvolve e podem ser usados como a fonte de verdade que mantém todos os stakeholders a aderir ao plano.

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A carta do projeto também delineia o cronograma e o orçamento do projeto, os principais stakeholders responsáveis e os critérios de sucesso, para que todos os envolvidos saibam quem é responsável pelo quê e como deve ser a realização do projeto.(Slide 29-31)

Painéis de projeto e gráficos de Gantt

Então, agora que você tem um plano construído sobre uma base sólida, como está indo esse plano?

Gerentes de projeto bem-sucedidos precisam de uma ferramenta de painel de status do projeto para acompanhar o status de seus projetos em fases e indicadores-chave de desempenho. Este painel ajuda a comunicar atualizações do projeto para stakeholders externos e membros da equipe interna. Você pode medir seu tempo versus fase do produto e cronograma versus capacidade de recursos para medir seu status atual contra os objetivos delineados na carta do projeto. (Slide 39-43)

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Para acompanhar seu progresso ao longo do tempo, use um gráfico de Gantt para delinear o progresso de sua atividade contra vários cronogramas, com diferentes visualizações para mensal, trimestral, semestral ou anual vistas. (Slides 44-50)

Reunião pós-morte

Com as ferramentas para acompanhar o progresso e manter-se no cronograma, você deve ter todos os recursos de que precisa para concluir seu próximo projeto - então, o que você faz quando o projeto termina?

Em julho de 2014, a Amazon lançou seu próprio smartphone, chamado Amazon Fire phone. Mas dois meses após o lançamento, a Amazon já começou a oferecer descontos massivos para tornar o telefone praticamente gratuito com um contrato. Um mês depois disso, a Amazon deu baixa em quase $170 milhões em estoque de Fire Phone como perda, eventualmente descontinuando o produto completamente. Enquanto o leitor de e-books Kindle da Amazon foi um enorme sucesso que possibilitou a leitura em movimento, o Fire Phone foi morto na chegada.Então, onde a Amazon errou? Provavelmente a Amazon fez a mesma pergunta em uma (Slide 54)

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Para garantir o sucesso futuro em seu próximo projeto, certifique-se de realizar uma reunião de análise pós-morte onde você pode realizar uma pesquisa de equipe para aprender insights sobre onde sua equipe sentiu que o projeto teve sucesso ou onde há espaço para melhoria. Você pode avaliar o projeto como um todo ou suas conquistas individuais. Você também pode avaliar a colaboração e produtividade da equipe, ou até mesmo avaliar seu próprio estilo de gerenciamento para aprender como você pode melhorar sua gestão de projetos. Essas pesquisas pós-morte coletam feedback de todos para que você possa transformar seu próximo projeto em um sucesso ainda maior.

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No caso da Amazon, uma análise pós-morte revelou que, em vez do típico ênfase da Amazon no que o consumidor quer, eles construíram um telefone que ninguém queria quando tudo o que o consumidor precisava era um novo aplicativo ou dois.

Cálculo do IRR

Antes de um projeto começar, você precisa descobrir quanto vai custar.

De acordo com a Goldman Sachs, mais de $504 bilhões de dólares em recompras de ações foram emitidas em 2021 - o maior valor em mais de 22 anos. A Microsoft chamou a atenção quando anunciou seu próprio programa de recompra de ações de $60 bilhões de dólares em setembro. Então, como empresas como a Microsoft tomam a decisão de destinar tanto capital para recompras de ações? A resposta é um (Slide 8)

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Para calcular o custo de um projeto, os gerentes de projeto usam uma ferramenta chamada taxa interna de retorno, ou IRR, fórmula. Os cálculos do IRR são usados para pesar a despesa de um projeto contra seus ganhos potenciais. As corporações usam o IRR para avaliar os programas de recompra de ações. No caso da Microsoft, a Microsoft usou cálculos de IRR para determinar que possuir mais de suas próprias ações seria um investimento melhor a longo prazo do que a aquisição de outra empresa.

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Normalmente, o IRR é calculado via Microsoft Excel, pois os cálculos manuais exigem muita tentativa e erro. Para determinar o IRR do seu projeto, estime o custo inicial do investimento e quanto ele trará em fluxos de caixa futuros. Você usa essas suposições e as insere na fórmula do IRR para ver se os fluxos de caixa compensam a saída do investimento inicial para fazer o valor presente líquido do projeto igual a zero. (Slide 7)

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How does the use of near-quantum computers align with Goldman Sachs' digital transformation initiatives?

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The use of near-quantum computers aligns with Goldman Sachs' digital transformation initiatives by enhancing their risk analysis capabilities. The current risk analysis models used by Goldman analysts require significant computing power and are often done overnight. Near-quantum computers could run these simulations 100 times faster, thus improving efficiency and potentially providing more accurate results. This aligns with the broader digital transformation initiatives by integrating advanced technology to improve business processes.

How can other companies implement near-quantum computers in their operations?

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Other companies can implement near-quantum computers in their operations by first identifying the areas that require high computing power, such as risk analysis, data processing, and simulations. They would then need to invest in near-quantum computing technology and infrastructure. This could involve partnering with tech companies that are developing these computers. Additionally, they would need to train their staff or hire experts who can operate and maintain these systems. It's important to note that the implementation of such advanced technology would require a significant investment and a strategic approach.

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Como gerente de projeto, você deve sempre escolher um projeto com o maior valor presente líquido, não o maior IRR. Isso ocorre porque o IRR é o menor nível de retorno para recuperar um investimento, enquanto um valor presente líquido mais alto aponta para o valor de longo prazo de um projeto.

Análise de Monte-Carlo

Depois de conhecer o custo e o benefício de um projeto, você também precisará calcular os riscos associados.Muitos gerentes de projeto precisam realizar uma análise de risco do projeto para determinar preocupações potenciais antes de empreender um novo empreendimento massivo.

Goldman Sachs tem uma nova tecnologia que planeja usar para conduzir sua análise de risco: computadores quase quânticos. Os modelos de análise de risco atuais usados pelos analistas do Goldman exigem uma tonelada de poder de computação e geralmente são feitos durante a noite. Embora um computador totalmente quântico pudesse realizar essas simulações mil vezes mais rápido, essa tecnologia ainda está a dez anos de distância. No entanto, computadores quase quânticos poderiam executar essas simulações 100x mais rápido e poderiam estar prontos em cinco anos ou menos.

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A fórmula que essas simulações executam é chamada de análise de Monte-Carlo, que é usada para prever a probabilidade de diferentes resultados à medida que variáveis aleatórias são adicionadas. Para usar uma análise de Monte-Carlo, atribua múltiplos valores a uma variável incerta para obter uma gama de resultados. Pegue a média para obter uma estimativa, que geralmente assume a forma de uma curva de sino. O retorno médio se torna o resultado mais provável, com uma chance igual de que o retorno possa ser maior ou menor.

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Por causa da maneira como Monte-Carlo funciona, pode-se assumir que há uma chance de 95% de que o resultado final acabará dentro de dois desvios padrão da média.(Slide 12)

Para mais ferramentas sobre o que torna os gerentes de projeto bem-sucedidos, baixe este framework. Você ganhará ferramentas adicionais como tabelas de estimativa de custos, calculadoras de valor presente líquido, mapas de benefícios de projeto, matrizes de estrutura de design de projeto, estruturas de decomposição de trabalho, diagramas de caminho crítico, quadros kanban e muito mais.Aproveite!

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