Ultimative Toolbox für Projektmanagement

Zusammenfassung

Haben Sie jemals davon geträumt, ein Projekt wie Elon Musk zu leiten? Oder die Fähigkeit, den Erfolg eines Projekts wie ein Finanzanalyst bei Goldman Sachs vorherzusagen? Hier ist das Ultimative Toolbox für Projektmanagement, das jeder Projektleiter in seinem Werkzeugkasten haben muss, um von Anfang an Erfolg zu garantieren. Sie lernen, wie man die interne Rendite berechnet, eine Monte-Carlo-Analyse durchführt, Teams mit einer RACI-Matrix verwaltet, eine Projektcharta schreibt, den Projektstatus mit Dashboards und Gantt-Diagrammen verfolgt und eine Post-Mortem-Umfrage durchführt.

Questions and answers

How can these project management tools help in predicting a project's success like a financial analyst at Goldman Sachs?

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Project management tools can help predict a project's success in several ways similar to a financial analyst at Goldman Sachs. They allow for the calculation of the internal rate of return, which can provide insight into the potential profitability of a project. They also enable the conduct of Monte-Carlo analysis, a statistical technique that allows for the modeling of different outcomes in a process that cannot easily be predicted due to the intervention of random variables. Tools like RACI matrix can help manage teams effectively, ensuring tasks are completed on time and resources are used efficiently. Project charters can provide a clear overview of the project, its objectives, and key stakeholders, while dashboards and Gantt charts can track project status and progress. Finally, a post mortem survey can provide valuable insights into what worked and what didn't, which can be used to improve future projects.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

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A post-mortem survey, also known as a project retrospective, is a tool to evaluate the strengths and weaknesses of a project after its completion. It provides valuable insights into what worked well, what didn't, and areas for improvement. This feedback can be used to refine processes, improve team collaboration, and increase efficiency in future projects. It also helps in identifying risks and issues that were not apparent at the project's outset, thereby contributing to better risk management in future projects.

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Ergebnis

Mit diesem Rahmenwerk lernen Sie die verschiedenen Stufen des Projektmanagements kennen, von der Bewertung der Machbarkeit Ihres Projekts, der Verwaltung Ihres Teams, der Verfolgung Ihres Fortschritts bis hin zum erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts mit wertvollen Erkenntnissen für Ihr nächstes. Wir werden reale Beispiele von Unternehmen wie SpaceX, Instagram, Microsoft verwenden und auch einen oft vergessenen Projektmanagementfehler von Amazon teilen und wie Sie ähnliche Fehler vermeiden können.

Questions and answers

How does this framework contribute to the successful completion of a project and provide valuable takeaways for the next one?

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This framework contributes to the successful completion of a project by guiding you through various stages of project management. It helps in evaluating the project's viability, managing the team, and tracking progress. It also provides valuable takeaways for the next project by using real-world examples to illustrate successful strategies and common pitfalls. This allows you to learn from both successes and failures, and apply these lessons to future projects.

What was the project management fail from Amazon and how can it be avoided?

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The specific project management failure from Amazon is not mentioned in the content provided. However, Amazon has had several project failures in the past. One notable example is the Fire Phone, which was discontinued just a year after its launch due to poor sales and reviews. This could have been avoided by better market research and understanding the competitive landscape. It's also crucial to listen to customer feedback and adapt the product accordingly. These are general project management principles that can help avoid similar mistakes.

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Tool-Highlights

RACI-Zuweisungsrahmen

Sobald Sie die Risiken und potenziellen Belohnungen Ihres Projekts kennen, ist es an der Zeit, Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

Im Jahr 2015 hatte der Leiter der Ingenieurabteilung von Instagram ein Problem - das Unternehmen hatte eine niedrige Transparenzbewertung in einer Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage. Er stellte fest, dass das Problem ein Mangel an Klarheit darüber war, wie Entscheidungen getroffen wurden. Das Problem war nicht die Kommunikation über Entscheidungen, sondern die Kommunikation darüber, warum Entscheidungen getroffen wurden. Wie hat Instagram also sein Klarheitsproblem gelöst? Ein Rahmenwerk namens RACI Teamrollen & Verantwortlichkeiten. (Folie 23)

Questions and answers

How can a project charter enhance the clarity and transparency of decision-making in a project?

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A project charter can enhance the clarity and transparency of decision-making in a project by providing a clear and concise document that outlines the project's objectives, scope, stakeholders, and deliverables. It serves as a reference guide for all project decisions, ensuring that they align with the project's goals and objectives. This transparency helps to build trust among team members and stakeholders, as they can see how decisions are being made and how they contribute to the project's success.

What is the significance of conducting a Monte-Carlo analysis in evaluating project risk?

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Monte Carlo analysis is a statistical technique that allows for a risk assessment by running a large number of simulations using possible inputs. This method is significant in evaluating project risk as it provides a range of possible outcomes and the probabilities they will occur for any choice of action. It allows project managers to understand the risk and uncertainty in a project. It's particularly useful in forecasting when there is significant uncertainty in making estimates and decisions.

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RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Im RACI-Rahmenwerk werden Rollen auf der Grundlage dessen zugewiesen, wer verantwortlich für eine Entscheidung ist, wer verantwortlich für diese Entscheidung ist, wer konsultiert wird, bevor die Entscheidung endgültig getroffen wird, und wer informiert wird, wenn Entscheidungen getroffen werden. Der Zweck von RACI ist es, sicherzustellen, dass alle Stakeholder ihre Verantwortlichkeiten kennen, zu bestätigen, dass Ressourcen richtig zugewiesen sind, und Transparenz zu schaffen, damit alle auf der gleichen Seite sind und für das verantwortlich gemacht werden können, wofür sie verantwortlich sind.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the RACI framework and explain how?

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Any company that deals with complex projects could benefit from the RACI framework. For instance, a construction company could use it to clearly define who is responsible for each aspect of a project, who needs to be consulted before decisions are made, and who needs to be informed of those decisions. This would ensure that everyone knows their roles and responsibilities, resources are allocated correctly, and there is transparency throughout the project.

What are the challenges in applying the RACI framework and how can they be overcome?

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Applying the RACI framework can present several challenges. Firstly, it requires clear communication and understanding among all stakeholders about their roles and responsibilities, which can be difficult in large or complex projects. Secondly, it can be challenging to ensure that everyone adheres to their roles and does not overstep their boundaries. Lastly, it can be difficult to maintain the framework over time as roles and responsibilities may change. These challenges can be overcome by providing thorough training on the RACI framework, regularly reviewing and updating the RACI matrix, and fostering a culture of open communication and accountability.

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Im Fall von Instagram ermöglichte es weniger Entscheidungsträger und mehr Transparenz darüber, wer die Entscheidungen getroffen hat, den Teams, schneller voranzukommen. Führungskräfte wurden stärker zur Verantwortung gezogen und das RACI-Rahmenwerk wurde im gesamten Unternehmen skaliert.

Projektcharta

Sie haben Teamrollen zugewiesen und jeder kennt seine Verantwortung im Projekt - aber wie halten Sie das Team auf das Hauptziel des Projekts fokussiert, insbesondere über lange Zeiträume?

Im Jahr 2002 wollte Elon Musk eine Rakete kaufen, um seinen Traum zu verwirklichen, Menschen zum Mars zu schicken. Der Preis für den Kauf einer solchen Rakete betrug jedoch bis zu 65 Millionen Dollar.Musk verwendete ein Konzept namens "First Principles", um darüber nachzudenken, wie er die Kosten genug senken könnte, um das Finanzierungsproblem zu lösen. Es stellte sich heraus, dass die Rohstoffe nur etwa zwei Prozent des Preises einer Rakete kosten, also kaufte er die Rohstoffe und baute selbst eine. Musk konnte nicht nur die Kosten für den Start einer Rakete um das 10-fache senken, sondern tat dies auch noch mit Gewinn. Infolgedessen ist SpaceX nun etwa 74 Milliarden Dollar wert, Stand September 2021.

Questions and answers

What are the benefits of using a project charter in aligning internal and external stakeholders around a common purpose?

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A project charter serves as a crucial tool in aligning both internal and external stakeholders around a common purpose. It provides a clear understanding of the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. This comprehensive overview sets expectations as the project develops, serving as a source of truth that encourages all stakeholders to adhere to the plan. It not only unites everyone involved but also helps prevent misunderstandings and conflicts, ensuring smoother project execution.

How can a project charter be used to manage the expectations of stakeholders in a project?

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A project charter can be used to manage the expectations of stakeholders in a project by serving as a clear and concise document that outlines the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. It sets the expectations for the project and serves as a source of truth that all stakeholders can refer to throughout the project's lifecycle. This helps to ensure that everyone is on the same page and understands what is expected, which can help to prevent misunderstandings and conflicts.

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Um das Konzept der First Principles auf Ihre eigenen Projekte anzuwenden, können Sie eine Projektcharta verwenden, um alle internen und externen Stakeholder um einen gemeinsamen Zweck zu vereinen. Eine Projektcharta ist nicht nur der "Elevator Pitch" für die Ziele Ihres Projekts, sondern skizziert auch den Umfang des Projekts sowie seine technischen Anforderungen, Risiken, Einschränkungen, Annahmen und Abhängigkeiten. Diese Kernprinzipien eines Projekts setzen Erwartungen, während das Projekt sich entwickelt, und können als Quelle der Wahrheit verwendet werden, die alle Stakeholder dazu bringt, sich an den Plan zu halten.

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Die Projektcharta skizziert auch den Zeitplan und das Budget des Projekts, die wichtigsten Stakeholder, die verantwortlich sind, und die Erfolgskriterien, so dass jeder Beteiligte weiß, wer für was verantwortlich ist und wie die erfolgreiche Durchführung des Projekts aussehen sollte.(Folie 29-31)

Projekt-Dashboards und Gantt-Diagramme

Jetzt, da Sie einen Plan haben, der auf einer soliden Grundlage basiert, wie läuft dieser Plan?

Erfolgreiche Projektmanager benötigen ein Projektstatus-Dashboard Werkzeug, um den Status ihres Projekts über Phasen und Schlüsselleistungsindikatoren hinweg zu verfolgen. Dieses Dashboard hilft, Projektupdates an externe Stakeholder und interne Teammitglieder zu kommunizieren. Sie können Ihre Zeit im Vergleich zur Produktphase und Zeitplan im Vergleich zur Ressourcenkapazität messen, um Ihren aktuellen Status gegenüber den in der Projektcharta skizzierten Zielen zu messen. (Folie 39-43)

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Um Ihren Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen, verwenden Sie ein Gantt-Diagramm, um den Fortschritt Ihrer Aktivitäten gegenüber mehreren Zeitplänen darzustellen, mit unterschiedlichen Visualisierungen für monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder ganzjährige Ansichten. (Folien 44-50)

Post-Mortem-Meeting

Mit den Werkzeugen, um den Fortschritt zu verfolgen und den Zeitplan einzuhalten, sollten Sie alle Ressourcen haben, die Sie für Ihr nächstes Projekt benötigen - was tun Sie also, wenn das Projekt vorbei ist?

Im Juli 2014 startete Amazon sein eigenes Smartphone, das Amazon Fire Phone. Aber schon zwei Monate nach dem Start begann Amazon, massive Rabatte anzubieten, um das Telefon praktisch kostenlos mit einem Vertrag zu machen. Einen Monat danach schrieb Amazon fast 170 Millionen Dollar an Fire Phone-Beständen als Verlust ab und stellte das Produkt schließlich komplett ein. Während der Kindle E-Reader von Amazon ein großer Erfolg war, der das Lesen unterwegs ermöglichte, war das Fire Phone bei seiner Ankunft tot.Wo hat Amazon also einen Fehler gemacht? Amazon hat sich wahrscheinlich dieselbe Frage in einer []boldNachbesprechung.[/bold](Folie 54)

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Um zukünftigen Erfolg bei Ihrem nächsten Projekt zu gewährleisten, sollten Sie eine Nachbesprechung durchführen, in der Sie eine Teamumfrage durchführen können, um Einblicke zu gewinnen, wo Ihr Team das Projekt als erfolgreich empfand oder wo es Verbesserungspotential gibt. Sie können das Projekt als Ganzes oder seine einzelnen Leistungen bewerten. Sie können auch die Zusammenarbeit und Produktivität des Teams oder sogar Ihren eigenen Managementstil bewerten, um zu lernen, wie Sie Ihr Projektmanagement verbessern können. Diese Nachbesprechungsumfragen sammeln Feedback von allen, damit Sie Ihr nächstes Projekt zu einem noch größeren Erfolg machen können.

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Im Fall von Amazon ergab eine Nachbesprechung, dass sie anstelle der typischen Betonung dessen, was der Verbraucher will, ein Telefon gebaut haben, das niemand wollte, als der Verbraucher nur eine neue App oder zwei benötigte.

IRR-Berechnung

Bevor ein Projekt beginnt, müssen Sie herausfinden, wie viel es kosten wird.

Laut Goldman Sachs wurden im Jahr 2021 über 504 Milliarden Dollar an Aktienrückkäufen ausgegeben - das meiste seit über 22 Jahren. Microsoft machte Schlagzeilen, als es im September sein eigenes Aktienrückkaufprogramm in Höhe von 60 Milliarden Dollar ankündigte. Wie treffen Unternehmen wie Microsoft also die Entscheidung, so viel Kapital für Aktienrückkäufe einzusetzen? Die Antwort ist eine (Folie 8)

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Um die Kosten eines Projekts zu berechnen, verwenden Projektmanager ein Tool namens interne Rendite, oder IRR, Formel. IRR-Berechnungen werden verwendet, um die Ausgaben eines Projekts gegen seine potenziellen Gewinne abzuwägen. Unternehmen verwenden IRR, um Aktienrückkaufprogramme zu bewerten. Im Fall von Microsoft hat Microsoft IRR-Berechnungen verwendet, um zu bestimmen, dass der Besitz mehr eigener Aktien auf lange Sicht eine bessere Investition sein würde als eine Übernahme eines anderen Unternehmens.

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Typischerweise wird die IRR mit Microsoft Excel berechnet, da Handberechnungen viel Ausprobieren erfordern. Um die IRR Ihres Projekts zu bestimmen, schätzen Sie die anfänglichen Kosten der Investition und wie viel sie in zukünftigen Cashflows einbringen wird. Sie verwenden diese Annahmen und stecken sie in die IRR-Formel, um zu sehen, ob die Cashflows die Ausgaben der ursprünglichen Investition ausgleichen, um den Netto-Barwert des Projekts gleich Null zu machen. (Folie 7)

Questions and answers

How does the use of near-quantum computers align with Goldman Sachs' digital transformation initiatives?

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The use of near-quantum computers aligns with Goldman Sachs' digital transformation initiatives by enhancing their risk analysis capabilities. The current risk analysis models used by Goldman analysts require significant computing power and are often done overnight. Near-quantum computers could run these simulations 100 times faster, thus improving efficiency and potentially providing more accurate results. This aligns with the broader digital transformation initiatives by integrating advanced technology to improve business processes.

How can other companies implement near-quantum computers in their operations?

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Other companies can implement near-quantum computers in their operations by first identifying the areas that require high computing power, such as risk analysis, data processing, and simulations. They would then need to invest in near-quantum computing technology and infrastructure. This could involve partnering with tech companies that are developing these computers. Additionally, they would need to train their staff or hire experts who can operate and maintain these systems. It's important to note that the implementation of such advanced technology would require a significant investment and a strategic approach.

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Als Projektmanager sollten Sie immer ein Projekt mit dem höchsten Netto-Barwert und nicht dem höchsten IRR wählen. Dies liegt daran, dass die IRR die niedrigste Rendite ist, um eine Investition zurückzugewinnen, während ein höherer Netto-Barwert auf den langfristigen Wert eines Projekts hinweist.

Monte-Carlo-Analyse

Nachdem Sie die Kosten und den Nutzen eines Projekts kennen, müssen Sie auch die damit verbundenen Risiken berechnen.Viele Projektmanager müssen eine Projekt-Risikoanalyse durchführen, um potenzielle Nachteile zu ermitteln, bevor sie ein großes neues Vorhaben in Angriff nehmen.

Goldman Sachs plant, eine neue Technologie für seine Risikoanalysen einzusetzen: nahezu-Quantencomputer. Die derzeitigen Risikoanalysemodelle, die von Goldman-Analysten verwendet werden, erfordern eine Menge Rechenleistung und werden oft über Nacht durchgeführt. Während ein vollständig quantenmechanischer Computer diese Simulationen tausendmal schneller durchführen könnte, ist diese Technologie noch zehn Jahre entfernt. Nahezu-Quantencomputer könnten jedoch diese Simulationen 100x schneller durchführen und könnten in fünf Jahren oder weniger einsatzbereit sein.

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Die Formel, die diese Simulationen durchlaufen, wird als Monte-Carlo-Analyse bezeichnet, die dazu dient, die Wahrscheinlichkeit verschiedener Ergebnisse zu prognostizieren, wenn zufällige Variablen hinzugefügt werden. Um eine Monte-Carlo-Analyse zu verwenden, weisen Sie einer unsicheren Variablen mehrere Werte zu, um eine Reihe von Ergebnissen zu erhalten. Nehmen Sie den Durchschnitt, um eine Schätzung zu erhalten, die normalerweise die Form einer Glockenkurve annimmt. Die durchschnittliche Rendite wird zum wahrscheinlichsten Ergebnis, mit einer gleichen Chance, dass die Rendite höher oder niedriger sein könnte.

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Aufgrund der Arbeitsweise von Monte-Carlo kann davon ausgegangen werden, dass es eine 95%ige Chance gibt, dass das Endergebnis innerhalb von zwei Standardabweichungen vom Durchschnitt liegt.(Folie 12)

Für weitere Tools, die Projektmanager erfolgreich machen, laden Sie dieses Framework herunter. Sie erhalten zusätzliche Tools wie Kostenschätzungstabellen, Netto-Präsentwertrechner, Projektvorteilskarten, Projektstrukturmatrizen, Arbeitsaufteilungsstrukturen, kritische Pfaddiagramme, Kanban-Boards und vieles mehr.Genießen Sie!

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