Boîte à outils ultime pour la gestion de projets

Synopsis

Avez-vous déjà voulu gérer un projet comme Elon Musk ? Que diriez-vous de la capacité à prédire le succès d'un projet comme un analyste financier chez Goldman Sachs ? Voici le Boîte à outils ultime pour la gestion de projets dont chaque chef de projet a besoin dans sa boîte à outils pour garantir le succès dès le départ. Vous apprendrez comment calculer le taux de rendement interne, réaliser une analyse de Monte-Carlo, gérer des équipes avec une matrice RACI, rédiger une charte de projet, suivre l'état d'avancement du projet avec des tableaux de bord et des diagrammes de Gantt et réaliser une enquête post mortem.

Questions and answers

How can these project management tools help in predicting a project's success like a financial analyst at Goldman Sachs?

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Project management tools can help predict a project's success in several ways similar to a financial analyst at Goldman Sachs. They allow for the calculation of the internal rate of return, which can provide insight into the potential profitability of a project. They also enable the conduct of Monte-Carlo analysis, a statistical technique that allows for the modeling of different outcomes in a process that cannot easily be predicted due to the intervention of random variables. Tools like RACI matrix can help manage teams effectively, ensuring tasks are completed on time and resources are used efficiently. Project charters can provide a clear overview of the project, its objectives, and key stakeholders, while dashboards and Gantt charts can track project status and progress. Finally, a post mortem survey can provide valuable insights into what worked and what didn't, which can be used to improve future projects.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

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A post-mortem survey, also known as a project retrospective, is a tool to evaluate the strengths and weaknesses of a project after its completion. It provides valuable insights into what worked well, what didn't, and areas for improvement. This feedback can be used to refine processes, improve team collaboration, and increase efficiency in future projects. It also helps in identifying risks and issues that were not apparent at the project's outset, thereby contributing to better risk management in future projects.

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Résultat

Avec ce cadre, vous apprendrez les différentes étapes de la gestion de projet, de l'évaluation de la viabilité de votre projet, à la gestion de votre équipe, au suivi de vos progrès et à la réussite de votre projet avec des enseignements précieux pour le prochain. Nous utiliserons des exemples concrets d'entreprises comme SpaceX, Instagram, Microsoft, et partagerons également un échec de gestion de projet souvent oublié d'Amazon et comment vous pouvez éviter des erreurs similaires.

Questions and answers

How does this framework contribute to the successful completion of a project and provide valuable takeaways for the next one?

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This framework contributes to the successful completion of a project by guiding you through various stages of project management. It helps in evaluating the project's viability, managing the team, and tracking progress. It also provides valuable takeaways for the next project by using real-world examples to illustrate successful strategies and common pitfalls. This allows you to learn from both successes and failures, and apply these lessons to future projects.

What was the project management fail from Amazon and how can it be avoided?

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The specific project management failure from Amazon is not mentioned in the content provided. However, Amazon has had several project failures in the past. One notable example is the Fire Phone, which was discontinued just a year after its launch due to poor sales and reviews. This could have been avoided by better market research and understanding the competitive landscape. It's also crucial to listen to customer feedback and adapt the product accordingly. These are general project management principles that can help avoid similar mistakes.

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Points forts de l'outil

Cadre d'attribution RACI

Une fois que vous connaissez les risques et les récompenses potentielles de votre projet, il est temps d'attribuer des rôles et des responsabilités.

En 2015, le responsable de l'ingénierie d'Instagram avait un problème - l'entreprise avait un faible score de transparence dans une enquête de satisfaction des employés. Il a découvert que le problème était un manque de clarté sur la façon dont les décisions étaient prises.Le problème n'était pas la communication sur les décisions, mais la communication sur les raisons des décisions. Alors, comment Instagram a-t-il résolu son problème de clarté ? Un cadre appelé Rôles et Responsabilités de l'Équipe RACI. (Diapositive 23)

Questions and answers

How can a project charter enhance the clarity and transparency of decision-making in a project?

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A project charter can enhance the clarity and transparency of decision-making in a project by providing a clear and concise document that outlines the project's objectives, scope, stakeholders, and deliverables. It serves as a reference guide for all project decisions, ensuring that they align with the project's goals and objectives. This transparency helps to build trust among team members and stakeholders, as they can see how decisions are being made and how they contribute to the project's success.

What is the significance of conducting a Monte-Carlo analysis in evaluating project risk?

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Monte Carlo analysis is a statistical technique that allows for a risk assessment by running a large number of simulations using possible inputs. This method is significant in evaluating project risk as it provides a range of possible outcomes and the probabilities they will occur for any choice of action. It allows project managers to understand the risk and uncertainty in a project. It's particularly useful in forecasting when there is significant uncertainty in making estimates and decisions.

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RACI signifie Responsable, Responsable, Consulté et Informé. Dans le cadre du RACI, les rôles sont attribués en fonction de qui est responsable d'une décision, qui est responsable de cette décision, qui est consulté avant que la décision ne soit finalisée et qui est informé des décisions lorsqu'elles sont prises. Le but de RACI est de s'assurer que toutes les parties prenantes connaissent leurs responsabilités, de confirmer que les ressources sont correctement allouées, et de créer une transparence afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et soit tenu responsable de ce dont il est responsable.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the RACI framework and explain how?

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Any company that deals with complex projects could benefit from the RACI framework. For instance, a construction company could use it to clearly define who is responsible for each aspect of a project, who needs to be consulted before decisions are made, and who needs to be informed of those decisions. This would ensure that everyone knows their roles and responsibilities, resources are allocated correctly, and there is transparency throughout the project.

What are the challenges in applying the RACI framework and how can they be overcome?

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Applying the RACI framework can present several challenges. Firstly, it requires clear communication and understanding among all stakeholders about their roles and responsibilities, which can be difficult in large or complex projects. Secondly, it can be challenging to ensure that everyone adheres to their roles and does not overstep their boundaries. Lastly, it can be difficult to maintain the framework over time as roles and responsibilities may change. These challenges can be overcome by providing thorough training on the RACI framework, regularly reviewing and updating the RACI matrix, and fostering a culture of open communication and accountability.

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Dans le cas d'Instagram, moins de décideurs et plus de transparence sur qui prenait les décisions ont permis aux équipes d'avancer plus rapidement. Les dirigeants étaient plus responsables et le cadre RACI a été déployé dans toute l'entreprise.

Charte de projet

Vous avez attribué des rôles à l'équipe et tout le monde connaît sa responsabilité sur le projet - mais comment maintenir l'équipe concentrée sur l'objectif principal du projet, surtout sur de longues périodes ?

En 2002, Elon Musk voulait acheter une fusée pour commencer son rêve d'envoyer des humains sur Mars.Cependant, le prix d'achat d'une fusée peut atteindre jusqu'à 65 millions de dollars. Musk a utilisé un concept appelé "premiers principes" pour réfléchir à la manière dont il pourrait réduire suffisamment les coûts pour résoudre le problème de financement. Il s'avère que les matières premières ne coûtent que deux pour cent du prix d'une fusée, il a donc acheté les matières premières et en a construit une lui-même. Musk a non seulement réussi à réduire le coût de lancement d'une fusée de 10 fois, mais il l'a fait avec profit. En conséquence, SpaceX vaut maintenant environ 74 milliards de dollars en septembre 2021.

Questions and answers

What are the benefits of using a project charter in aligning internal and external stakeholders around a common purpose?

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A project charter serves as a crucial tool in aligning both internal and external stakeholders around a common purpose. It provides a clear understanding of the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. This comprehensive overview sets expectations as the project develops, serving as a source of truth that encourages all stakeholders to adhere to the plan. It not only unites everyone involved but also helps prevent misunderstandings and conflicts, ensuring smoother project execution.

How can a project charter be used to manage the expectations of stakeholders in a project?

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A project charter can be used to manage the expectations of stakeholders in a project by serving as a clear and concise document that outlines the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. It sets the expectations for the project and serves as a source of truth that all stakeholders can refer to throughout the project's lifecycle. This helps to ensure that everyone is on the same page and understands what is expected, which can help to prevent misunderstandings and conflicts.

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Pour appliquer le concept des premiers principes à vos propres projets, vous pouvez utiliser une charte de projet pour unir tous les intervenants internes et externes autour d'un objectif commun. Une charte de projet n'est pas seulement l'"argumentaire d'ascenseur" pour les objectifs de votre projet, mais elle délimite également la portée du projet ainsi que ses exigences techniques, risques, contraintes, hypothèses et dépendances. Ces principes fondamentaux d'un projet établissent les attentes à mesure que le projet se développe, et peuvent être utilisés comme la source de vérité qui ancre tous les intervenants à respecter le plan.

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La charte de projet décrit également le calendrier et le budget du projet, les principaux intervenants en charge, et les critères de réussite, de sorte que tous les participants savent qui est responsable de quoi et à quoi devrait ressembler la réalisation du projet.(Diapositive 29-31)

Tableaux de bord de projet et diagrammes de Gantt

Maintenant que vous avez un plan construit sur une base solide, comment se déroule ce plan ?

Les chefs de projet réussis ont besoin d'un outil de tableau de bord de l'état du projet pour suivre l'état de leur projet à travers les phases et les indicateurs clés de performance. Ce tableau de bord aide à communiquer les mises à jour du projet aux parties prenantes externes et aux membres de l'équipe interne. Vous pouvez mesurer votre temps par rapport à la phase du produit et au calendrier par rapport à la capacité des ressources pour mesurer votre état actuel par rapport aux objectifs définis dans la charte du projet. (Diapositive 39-43)

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Pour suivre vos progrès dans le temps, utilisez un diagramme de Gantt pour décrire l'avancement de votre activité par rapport à plusieurs calendriers, avec différentes visualisations pour les vues mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles. (Diapositives 44-50)

Réunion post-mortem

Avec les outils pour suivre les progrès et respecter le calendrier, vous devriez avoir toutes les ressources dont vous avez besoin pour mener à bien votre prochain projet - alors que faites-vous lorsque le projet est terminé ?

En juillet 2014, Amazon a lancé son propre smartphone, appelé le téléphone Amazon Fire. Mais deux mois après le lancement, Amazon a déjà commencé à offrir d'énormes réductions pour rendre le téléphone pratiquement gratuit avec un contrat.Un mois après cela, Amazon a déclaré près de 170 millions de dollars d'inventaire de Fire Phone comme une perte, finissant par discontinuer complètement le produit. Alors que le lecteur e-reader Kindle d'Amazon était un succès massif qui a permis la lecture en déplacement, le Fire Phone était mort à l'arrivée. Alors où Amazon s'est-il trompé ? Amazon s'est probablement posé la même question lors d'une []boldréunion post mortem.[/bold](Diapositive 54)

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Pour assurer le succès futur de votre prochain projet, assurez-vous de mener une réunion post-mortem où vous pouvez organiser une enquête d'équipe pour apprendre des informations sur où votre équipe a senti que le projet a réussi ou où il y a de la place pour l'amélioration. Vous pouvez enquêter sur le projet dans son ensemble ou sur ses réalisations individuelles. Vous pouvez également enquêter sur la collaboration et la productivité de l'équipe, ou même enquêter sur votre propre style de gestion pour apprendre comment vous pouvez améliorer votre gestion de projet. Ces enquêtes post-mortem recueillent les commentaires de tout le monde afin que vous puissiez transformer votre prochain projet en un succès encore plus grand.

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Dans le cas d'Amazon, une post-mortem a révélé qu'au lieu de l'accent typique d'Amazon sur ce que le consommateur veut, ils ont construit un téléphone que personne ne voulait alors que tout ce dont le consommateur avait besoin était une nouvelle application ou deux.

Calcul de l'IRR

Avant qu'un projet ne commence, vous devez déterminer combien il va coûter.

Selon Goldman Sachs, plus de 504 milliards de dollars de rachats d'actions ont été émis en 2021, le plus grand nombre en plus de 22 ans. Microsoft a fait les gros titres lorsqu'elle a annoncé son propre programme de rachat d'actions de 60 milliards de dollars en septembre. Alors, comment des entreprises comme Microsoft prennent-elles la décision de consacrer autant de capital aux rachats d'actions ? La réponse est un calcul de(Diapositive 8)

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Pour calculer le coût d'un projet, les chefs de projet utilisent un outil appelé taux de rendement interne, ou TRI, formule. Les calculs de TRI sont utilisés pour peser les dépenses d'un projet contre ses gains potentiels. Les entreprises utilisent le TRI pour évaluer les programmes de rachat d'actions. Dans le cas de Microsoft, Microsoft a utilisé des calculs de TRI pour déterminer que posséder plus de leurs propres actions serait un meilleur investissement à long terme qu'une acquisition d'une autre entreprise.

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En général, le TRI est calculé via Microsoft Excel, car les calculs manuels nécessitent beaucoup d'essais et d'erreurs. Pour déterminer le TRI de votre projet, estimez le coût initial de l'investissement et combien il rapportera en flux de trésorerie futurs. Vous utilisez ces hypothèses et les insérez dans la formule du TRI pour voir si les entrées de trésorerie compensent la sortie initiale de l'investissement pour faire en sorte que la valeur actuelle nette du projet soit égale à zéro. (Diapositive 7)

Questions and answers

How does the use of near-quantum computers align with Goldman Sachs' digital transformation initiatives?

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The use of near-quantum computers aligns with Goldman Sachs' digital transformation initiatives by enhancing their risk analysis capabilities. The current risk analysis models used by Goldman analysts require significant computing power and are often done overnight. Near-quantum computers could run these simulations 100 times faster, thus improving efficiency and potentially providing more accurate results. This aligns with the broader digital transformation initiatives by integrating advanced technology to improve business processes.

How can other companies implement near-quantum computers in their operations?

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Other companies can implement near-quantum computers in their operations by first identifying the areas that require high computing power, such as risk analysis, data processing, and simulations. They would then need to invest in near-quantum computing technology and infrastructure. This could involve partnering with tech companies that are developing these computers. Additionally, they would need to train their staff or hire experts who can operate and maintain these systems. It's important to note that the implementation of such advanced technology would require a significant investment and a strategic approach.

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En tant que chef de projet, vous devriez toujours choisir un projet ayant la valeur actuelle nette la plus élevée, et non le TRI le plus élevé.C'est parce que le TRI est le niveau de rendement le plus bas pour récupérer un investissement, tandis qu'une valeur nette actuelle plus élevée indique la valeur à long terme d'un projet.

Questions and answers

Can you compare the Monte-Carlo analysis with other project management tools?

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Monte-Carlo analysis is a project management tool that uses statistical methods to model uncertainties and predict possible outcomes. It's unique in its ability to handle multiple variables and provide a range of possible outcomes, often represented as a bell curve. Other project management tools, like Gantt charts, focus on scheduling and task management, providing a visual representation of a project's timeline. Risk management tools, like risk matrices, help identify and prioritize potential project risks. Unlike Monte-Carlo analysis, these tools don't provide probabilistic outcomes. However, they can be used in conjunction with Monte-Carlo analysis for comprehensive project management.

How does the Monte-Carlo analysis align with the tools mentioned in the Ultimate Project Management Toolbox?

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The Monte-Carlo analysis is a powerful tool in the Ultimate Project Management Toolbox. It aligns with the other tools by providing a method to predict the probability of different outcomes in a project. By assigning multiple values to uncertain variables, it allows project managers to get a range of results and make informed decisions. It's particularly useful in risk management and decision-making processes, where uncertainty and variability are high.

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Analyse de Monte-Carlo

Une fois que vous connaissez le coût et l'avantage d'un projet, vous devrez également calculer les risques associés. De nombreux chefs de projet doivent effectuer une analyse des risques du projet pour déterminer les préoccupations potentielles avant de se lancer dans une nouvelle entreprise massive.

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Goldman Sachs a une nouvelle technologie qu'elle prévoit d'utiliser pour effectuer son analyse des risques : les ordinateurs quasi quantiques. Les modèles actuels d'analyse des risques utilisés par les analystes de Goldman nécessitent une tonne de puissance de calcul et sont souvent effectués pendant la nuit. Alors qu'un ordinateur entièrement quantique pourrait effectuer ces simulations mille fois plus rapidement, cette technologie est encore à dix ans. Cependant, les ordinateurs quasi quantiques pourraient exécuter ces simulations 100 fois plus rapidement et pourraient être prêts en cinq ans ou moins.

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La formule que ces simulations exécutent est appelée une analyse de Monte-Carlo, qui est utilisée pour prédire la probabilité de différents résultats à mesure que des variables aléatoires sont ajoutées. Pour utiliser une analyse de Monte-Carlo, attribuez plusieurs valeurs à une variable incertaine pour obtenir une gamme de résultats. Prenez la moyenne pour obtenir une estimation, qui prend généralement la forme d'une courbe en cloche. Le rendement moyen devient le résultat le plus probable, avec une chance égale que le rendement soit supérieur ou inférieur.

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En raison de la manière dont fonctionne Monte-Carlo, on peut supposer qu'il y a 95% de chances que le résultat final se situe à deux écarts-types de la moyenne.(Diapositive 12)

Pour plus d'outils sur ce qui fait le succès des chefs de projet, téléchargez ce cadre. Vous obtiendrez des outils supplémentaires tels que des tableaux d'estimation des coûts, des calculateurs de valeur actuelle nette, des cartes des avantages du projet, des matrices de structure de conception de projet, des structures de répartition du travail, des diagrammes de chemin critique, des tableaux kanban, et bien plus encore.Profitez!

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