Окончательный набор инструментов для управления проектами

Синопсис

Вы когда-нибудь хотели управлять проектом, как Илон Маск? А что насчет способности предсказать успех проекта, как финансовый аналитик в Goldman Sachs? Вот Окончательный набор инструментов для управления проектами, который каждому руководителю проекта необходим в своем инструментарии, чтобы гарантировать успех с самого начала. Вы научитесь рассчитывать внутреннюю норму доходности, проводить анализ методом Монте-Карло, управлять командами с помощью матрицы RACI, писать устав проекта, отслеживать статус проекта с помощью панелей и диаграмм Ганта и проводить опрос после проекта.

Questions and answers

How can these project management tools help in predicting a project's success like a financial analyst at Goldman Sachs?

View answer

Project management tools can help predict a project's success in several ways similar to a financial analyst at Goldman Sachs. They allow for the calculation of the internal rate of return, which can provide insight into the potential profitability of a project. They also enable the conduct of Monte-Carlo analysis, a statistical technique that allows for the modeling of different outcomes in a process that cannot easily be predicted due to the intervention of random variables. Tools like RACI matrix can help manage teams effectively, ensuring tasks are completed on time and resources are used efficiently. Project charters can provide a clear overview of the project, its objectives, and key stakeholders, while dashboards and Gantt charts can track project status and progress. Finally, a post mortem survey can provide valuable insights into what worked and what didn't, which can be used to improve future projects.

How can a post mortem survey contribute to the success of future projects?

View answer

A post-mortem survey, also known as a project retrospective, is a tool to evaluate the strengths and weaknesses of a project after its completion. It provides valuable insights into what worked well, what didn't, and areas for improvement. This feedback can be used to refine processes, improve team collaboration, and increase efficiency in future projects. It also helps in identifying risks and issues that were not apparent at the project's outset, thereby contributing to better risk management in future projects.

View all questions

Ask follow up

Результат

С этим подходом вы узнаете различные этапы управления проектами, от оценки жизнеспособности вашего проекта, управления вашей командой, отслеживания вашего прогресса и успешного завершения вашего проекта с ценными выводами для вашего следующего. Мы будем использовать реальные примеры компаний, таких как SpaceX, Instagram, Microsoft, а также поделимся часто забываются неудачами управления проектами от Amazon и как вы можете избежать подобных ошибок.

Questions and answers

How does this framework contribute to the successful completion of a project and provide valuable takeaways for the next one?

View answer

This framework contributes to the successful completion of a project by guiding you through various stages of project management. It helps in evaluating the project's viability, managing the team, and tracking progress. It also provides valuable takeaways for the next project by using real-world examples to illustrate successful strategies and common pitfalls. This allows you to learn from both successes and failures, and apply these lessons to future projects.

What was the project management fail from Amazon and how can it be avoided?

View answer

The specific project management failure from Amazon is not mentioned in the content provided. However, Amazon has had several project failures in the past. One notable example is the Fire Phone, which was discontinued just a year after its launch due to poor sales and reviews. This could have been avoided by better market research and understanding the competitive landscape. It's also crucial to listen to customer feedback and adapt the product accordingly. These are general project management principles that can help avoid similar mistakes.

View all questions

Ask follow up

Основные инструменты

Фреймворк назначения RACI

Как только вы знаете риски и потенциальные награды вашего проекта, пришло время назначить роли и обязанности.

В 2015 году главный инженер Instagram столкнулся с проблемой — компания получила низкий балл за прозрачность в опросе удовлетворенности сотрудников. Он обнаружил, что проблема заключается в отсутствии ясности в отношении того, как принимаются решения.Проблема не была в общении о решениях, а в общении о причинах принятия решений. Как Instagram решил свою проблему с ясностью? С помощью рамки, называемой Роли и обязанности команды RACI. (Слайд 23)

Questions and answers

How can a project charter enhance the clarity and transparency of decision-making in a project?

View answer

A project charter can enhance the clarity and transparency of decision-making in a project by providing a clear and concise document that outlines the project's objectives, scope, stakeholders, and deliverables. It serves as a reference guide for all project decisions, ensuring that they align with the project's goals and objectives. This transparency helps to build trust among team members and stakeholders, as they can see how decisions are being made and how they contribute to the project's success.

What is the significance of conducting a Monte-Carlo analysis in evaluating project risk?

View answer

Monte Carlo analysis is a statistical technique that allows for a risk assessment by running a large number of simulations using possible inputs. This method is significant in evaluating project risk as it provides a range of possible outcomes and the probabilities they will occur for any choice of action. It allows project managers to understand the risk and uncertainty in a project. It's particularly useful in forecasting when there is significant uncertainty in making estimates and decisions.

View all questions

Ask follow up

RACI означает Ответственный, Обязанный, Консультированный и Информированный. В рамках RACI роли назначаются на основе того, кто ответственен за решение, кто обязан за это решение, кто консультируется перед окончательным принятием решения и кто информируется о решениях, когда они принимаются. Цель RACI - убедиться, что все заинтересованные стороны знают свои обязанности, подтвердить, что ресурсы правильно распределены, и создать прозрачность, чтобы все были на одной странице и несли ответственность за то, за что они ответственны.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the RACI framework and explain how?

View answer

Any company that deals with complex projects could benefit from the RACI framework. For instance, a construction company could use it to clearly define who is responsible for each aspect of a project, who needs to be consulted before decisions are made, and who needs to be informed of those decisions. This would ensure that everyone knows their roles and responsibilities, resources are allocated correctly, and there is transparency throughout the project.

What are the challenges in applying the RACI framework and how can they be overcome?

View answer

Applying the RACI framework can present several challenges. Firstly, it requires clear communication and understanding among all stakeholders about their roles and responsibilities, which can be difficult in large or complex projects. Secondly, it can be challenging to ensure that everyone adheres to their roles and does not overstep their boundaries. Lastly, it can be difficult to maintain the framework over time as roles and responsibilities may change. These challenges can be overcome by providing thorough training on the RACI framework, regularly reviewing and updating the RACI matrix, and fostering a culture of open communication and accountability.

View all questions

Ask follow up

В случае Instagram, меньшее количество принимающих решения и большая прозрачность вокруг того, кто принимал решения, позволили командам работать быстрее. Лидеры несли большую ответственность, и рамка RACI была масштабирована по всей компании.

Устав проекта

Вы назначили роли команды, и все знают свою ответственность в проекте — но как вы поддерживаете сосредоточенность команды на основной цели проекта, особенно на длительных временных горизонтах?

В 2002 году Илон Маск хотел купить ракету, чтобы начать свою мечту о отправке людей на Марс.Однако цена на покупку одного ракетного корабля может достигать 65 миллионов долларов. Маск использовал концепцию, называемую "первыми принципами", чтобы подумать о том, как он может снизить затраты достаточно, чтобы решить проблему финансирования. Оказывается, сырье стоит всего около двух процентов от цены ракеты, поэтому он купил сырье и построил ракету сам. Маск не только смог сократить стоимость запуска ракеты в 10 раз, но и сделал это с прибылью. В результате, стоимость SpaceX сейчас составляет примерно 74 миллиарда долларов по состоянию на сентябрь 2021 года.

Questions and answers

What are the benefits of using a project charter in aligning internal and external stakeholders around a common purpose?

View answer

A project charter serves as a crucial tool in aligning both internal and external stakeholders around a common purpose. It provides a clear understanding of the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. This comprehensive overview sets expectations as the project develops, serving as a source of truth that encourages all stakeholders to adhere to the plan. It not only unites everyone involved but also helps prevent misunderstandings and conflicts, ensuring smoother project execution.

How can a project charter be used to manage the expectations of stakeholders in a project?

View answer

A project charter can be used to manage the expectations of stakeholders in a project by serving as a clear and concise document that outlines the project's goals, scope, technical requirements, risks, constraints, assumptions, and dependencies. It sets the expectations for the project and serves as a source of truth that all stakeholders can refer to throughout the project's lifecycle. This helps to ensure that everyone is on the same page and understands what is expected, which can help to prevent misunderstandings and conflicts.

View all questions

Ask follow up

Чтобы применить концепцию первых принципов к своим проектам, вы можете использовать устав проекта для объединения всех внутренних и внешних заинтересованных сторон вокруг общей цели. Устав проекта - это не только "краткое изложение" целей вашего проекта, но и определение его объема, а также технических требований, рисков, ограничений, предположений и зависимостей. Эти основные принципы проекта устанавливают ожидания по мере развития проекта и могут использоваться как источник истины, который обязывает всех заинтересованных сторон придерживаться плана.

Ask follow up

Устав проекта также определяет сроки и бюджет проекта, ключевых заинтересованных сторон, ответственных за его выполнение, и критерии успеха, чтобы все участники знали, кто за что отвечает и как должно выглядеть успешное завершение проекта.(Слайд 29-31)

Панели управления проектами и диаграммы Ганта

Итак, теперь у вас есть план, основанный на прочном фундаменте, как идет этот план?

Успешным менеджерам проектов требуется инструмент панели состояния проекта для отслеживания статуса их проекта по фазам и ключевым показателям эффективности. Эта панель помогает сообщать обновления проекта внешним заинтересованным сторонам и внутренним членам команды. Вы можете измерить свое время по сравнению с фазой продукта и временной шкалой по сравнению с ресурсной емкостью, чтобы измерить ваше текущее состояние по сравнению с целями, изложенными в уставе проекта. (Слайд 39-43)

Ask follow up

Чтобы следить за своим прогрессом со временем, используйте диаграмму Ганта для отображения прогресса вашей активности по нескольким временным шкалам, с различными визуализациями для месячных, квартальных, полугодовых или годовых просмотров. (Слайды 44-50)

Посмертное собрание

С инструментами для отслеживания прогресса и соблюдения графика у вас должны быть все ресурсы, необходимые для завершения вашего следующего проекта — так что вы делаете, когда проект завершен?

В июле 2014 года Amazon запустил свой собственный смартфон, названный Amazon Fire phone. Но спустя два месяца после запуска, Amazon уже начал предлагать огромные скидки, чтобы сделать телефон практически бесплатным с контрактом.Месяц спустя, Amazon списала почти $170 миллионов стоимости инвентаря Fire Phone в убыток, в конечном итоге полностью прекратив продажу этого продукта. В то время как электронная книга Amazon Kindle стала огромным успехом, позволившим читать в пути, Fire Phone был мертв при поступлении. Так где же Amazon ошиблась? Вероятно, Amazon задала себе тот же вопрос на []boldпосмертном собрании.[/bold](Слайд 54)

Ask follow up

Чтобы обеспечить будущий успех на вашем следующем проекте, обязательно проведите посмертное собрание, где вы сможете провести опрос команды для получения информации о том, где ваша команда считает, что проект преуспел или где есть место для улучшения. Вы можете провести опрос по проекту в целом или его отдельным достижениям. Вы также можете опросить команду о сотрудничестве и продуктивности, или даже опросить свой собственный стиль управления, чтобы узнать, как вы можете улучшить управление проектом. Эти посмертные опросы собирают отзывы от всех, чтобы вы могли превратить свой следующий проект в еще больший успех.

Ask follow up

В случае Amazon, посмертный анализ показал, что вместо обычного акцента Amazon на то, что хочет потребитель, они создали телефон, которого никто не хотел, когда все, что потребителю нужно было, это новое приложение или два.

Расчет IRR

Перед началом проекта вам нужно выяснить, сколько он будет стоить.

Согласно Goldman Sachs, в 2021 году были выпущены акции на общую сумму более 504 миллиардов долларов — это самый большой объем за последние 22 года. Microsoft привлекла внимание, когда в сентябре объявила о своей программе выкупа акций на 60 миллиардов долларов. Так как компании, такие как Microsoft, принимают решение о направлении такого большого капитала на выкуп акций? Ответ — это расчет (Слайд 8)

Ask follow up

Для расчета стоимости проекта менеджеры проектов используют инструмент, называемый формулой внутренней нормы доходности или IRR. Расчеты IRR используются для сравнения затрат на проект с потенциальной прибылью. Корпорации используют IRR для оценки программ выкупа акций. В случае Microsoft, Microsoft использовала расчеты IRR, чтобы определить, что владение большим количеством собственных акций будет лучшим инвестиционным решением в долгосрочной перспективе, чем приобретение другой компании.

Ask follow up

Обычно IRR рассчитывается с помощью Microsoft Excel, поскольку ручные расчеты требуют множества проб и ошибок. Чтобы определить IRR вашего проекта, оцените начальную стоимость инвестиций и то, сколько они принесут в будущих денежных потоках. Вы используете эти предположения и вставляете их в формулу IRR, чтобы увидеть, компенсируют ли денежные поступления начальные инвестиции, чтобы чистая приведенная стоимость проекта была равна нулю. (Слайд 7)

Questions and answers

How does the use of near-quantum computers align with Goldman Sachs' digital transformation initiatives?

View answer

The use of near-quantum computers aligns with Goldman Sachs' digital transformation initiatives by enhancing their risk analysis capabilities. The current risk analysis models used by Goldman analysts require significant computing power and are often done overnight. Near-quantum computers could run these simulations 100 times faster, thus improving efficiency and potentially providing more accurate results. This aligns with the broader digital transformation initiatives by integrating advanced technology to improve business processes.

How can other companies implement near-quantum computers in their operations?

View answer

Other companies can implement near-quantum computers in their operations by first identifying the areas that require high computing power, such as risk analysis, data processing, and simulations. They would then need to invest in near-quantum computing technology and infrastructure. This could involve partnering with tech companies that are developing these computers. Additionally, they would need to train their staff or hire experts who can operate and maintain these systems. It's important to note that the implementation of such advanced technology would require a significant investment and a strategic approach.

View all questions

Ask follow up

В качестве менеджера проекта вы всегда должны выбирать проект с наибольшей чистой приведенной стоимостью, а не с наибольшей IRR.Это связано с тем, что IRR является минимальным уровнем доходности для возврата инвестиций, в то время как более высокая чистая приведенная стоимость указывает на долгосрочную стоимость проекта.

Questions and answers

Can you compare the Monte-Carlo analysis with other project management tools?

View answer

Monte-Carlo analysis is a project management tool that uses statistical methods to model uncertainties and predict possible outcomes. It's unique in its ability to handle multiple variables and provide a range of possible outcomes, often represented as a bell curve. Other project management tools, like Gantt charts, focus on scheduling and task management, providing a visual representation of a project's timeline. Risk management tools, like risk matrices, help identify and prioritize potential project risks. Unlike Monte-Carlo analysis, these tools don't provide probabilistic outcomes. However, they can be used in conjunction with Monte-Carlo analysis for comprehensive project management.

How does the Monte-Carlo analysis align with the tools mentioned in the Ultimate Project Management Toolbox?

View answer

The Monte-Carlo analysis is a powerful tool in the Ultimate Project Management Toolbox. It aligns with the other tools by providing a method to predict the probability of different outcomes in a project. By assigning multiple values to uncertain variables, it allows project managers to get a range of results and make informed decisions. It's particularly useful in risk management and decision-making processes, where uncertainty and variability are high.

View all questions

Ask follow up

Анализ Монте-Карло

После того, как вы узнаете стоимость и выгоду от проекта, вам также потребуется рассчитать связанные с ним риски. Многим руководителям проектов необходимо провести анализ рисков проекта, чтобы определить потенциальные проблемы, прежде чем приступать к масштабному новому предприятию.

У Goldman Sachs есть новая технология, которую она планирует использовать для проведения своего анализа рисков: квазиквантовые компьютеры. Текущие модели анализа рисков, используемые аналитиками Goldman, требуют огромного объема вычислительной мощности и часто выполняются за ночь. Хотя полностью квантовый компьютер мог бы выполнять эти симуляции в тысячу раз быстрее, эта технология все еще находится в десятилетии от нас. Однако квазиквантовые компьютеры могут выполнять эти симуляции в 100 раз быстрее и могут быть готовы менее чем через пять лет.

Ask follow up

Формула, по которой работают эти симуляции, называется анализом Монте-Карло, который используется для прогнозирования вероятности различных исходов при добавлении случайных переменных. Чтобы использовать анализ Монте-Карло, присвойте несколько значений неопределенной переменной, чтобы получить диапазон результатов. Возьмите среднее значение, чтобы получить оценку, которая обычно имеет форму колокола. Средний доход становится наиболее вероятным исходом, с равной вероятностью того, что доход может быть выше или ниже.

Ask follow up

Исходя из принципа работы метода Монте-Карло, можно предположить, что с 95% вероятностью конечный результат окажется в пределах двух стандартных отклонений от среднего значения.(Слайд 12)

Для получения дополнительных инструментов, которые делают успешными менеджеров проектов, загрузите этот фреймворк. Вы получите дополнительные инструменты, такие как таблицы оценки стоимости, калькуляторы чистой приведенной стоимости, карты преимуществ проекта, матрицы структуры дизайна проекта, структуры разбивки работ, диаграммы критического пути, доски канбан и многое другое.Наслаждайтесь!

Ask follow up