Project Plan

Synopsis

Besoin de maintenir votre équipe engagée et vos projets dans les délais ? Nous avons créé un modèle de Project Plan tableur qui a tout ce dont vous avez besoin pour organiser, coordonner, gérer et planifier votre prochain projet. Notre modèle Project Plan comprend une charte de projet, un registre des parties prenantes, une liste de tâches, des matrices de triage, un tableau de bord des risques et des visualisations pour suivre votre progression, soit avec Kanban ou le cadre de gestion de projet Agile. Quel que soit votre style de gestion et vos préférences de disposition du plan de projet, ce modèle peut être téléchargé et entièrement personnalisé pour vos besoins. Examinons maintenant comment utiliser ce tableur pour vos besoins de gestion de projet.

Questions and answers

How can this spreadsheet template support different project plan layout preferences?

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The spreadsheet template supports different project plan layout preferences by being fully customizable. It includes various features such as a project charter, stakeholder register, task list, triage matrixes, risk dashboard, and visualizations. These can be adapted to track progress using either Kanban or the Agile project management framework, depending on your management style and project plan layout preferences.

What are some best practices for using visualizations in project management?

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Some best practices for using visualizations in project management include using a project charter, stakeholder register, task list, triage matrixes, and risk dashboard. Visualizations can be used to track progress, either with Kanban or the Agile project management framework. It's important to customize these tools to fit your management style and project plan layout preferences.

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Construisez et personnalisez votre modèle de gestion de projet

Commencez par l'onglet Champs, où les champs essentiels sont organisés en fonction des onglets qui les référencent. Sous Kanban, définissez la priorité et les étapes que votre projet référencera. Sous Charte, listez les membres de l'équipe et les niveaux d'intérêt et d'influence par lesquels ils seront évalués. Sous Risque, définissez les niveaux de probabilité et de gravité que votre organisation utilise, qui apparaissent également ci-dessous dans la matrice des risques. Et sous Triage, incluez les niveaux d'urgence et d'importance, ainsi que l'impact et l'effort utilisés dans les matrices de triage, peuvent être personnalisés.

Questions and answers

How does the Project Plan spreadsheet help in defining the priority of a project?

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The Project Plan spreadsheet helps in defining the priority of a project by allowing you to define the priority and stages under the Kanban tab. It also allows you to list team members and their levels of interest and influence under the Charter tab. Furthermore, you can define the levels of likelihood and severity your organization uses under the Risk tab, which also appear in the risk matrix. Lastly, under the Triage tab, you can include the levels of urgency and importance, as well as impact and effort used in the triage matrixes.

What is the importance of defining the levels of urgency in the Triage tab?

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Defining the levels of urgency in the Triage tab is important as it helps in prioritizing tasks or issues based on their urgency. This allows for efficient allocation of resources and ensures that critical issues are addressed promptly. It also aids in decision-making processes by providing a clear understanding of what needs immediate attention.

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Mettre en place la bonne structure et le lancement du projet

La Charte de Projet permet aux chefs de projet d'ajouter tous les détails spécifiques liés à la portée de ce projet, au leadership, au budget, aux contraintes, aux jalons et aux échéances. Sous la charte de projet, le registre des parties prenantes du projet répertorie tous les rôles pertinents, leurs coordonnées, s'ils sont internes ou externes, leur niveau d'intérêt et d'influence dans le projet, et toutes les attentes ou exigences de communication spécifiques. Saviez-vous que les chefs de projet passent 90% de leur temps à communiquer?

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What are some tips for effective task list management in a project?

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Some tips for effective task list management in a project include: prioritizing tasks based on their importance and urgency, breaking down larger tasks into smaller, manageable parts, setting realistic deadlines for each task, using a task management tool to keep track of tasks and their progress, regularly reviewing and updating the task list, and delegating tasks appropriately among team members.

How can the percent used to date be minimized in a project?

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The percent used to date in a project can be minimized by efficient budget management. This includes careful planning, regular monitoring of actual costs against planned costs, and taking corrective actions when necessary. It's also important to avoid unnecessary expenses such as unproductive meetings, which are considered a major time-waster by many teams.

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Cependant, 47% des équipes ont qualifié les réunions de leur premier gaspillage de temps, alors prenez leurs exigences de communication préférées au sérieux. En bas, les calculs du budget du projet incluent le coût total, le coût prévu et réel, le budget restant et le pourcentage utilisé à ce jour. Ces calculs obtiennent leurs données de la liste des tâches.

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Liste des tâches

Sur l'onglet Liste des tâches, entrez toutes les tâches qui composent un projet donné. Commencez par les entrées de tâches globales, y compris un identifiant personnalisé, le titre de la tâche, les membres de l'équipe responsables et les barres de progression du travail. Ces barres de progression sont modifiables, donc les chefs de projet peuvent suivre la progression du travail au fur et à mesure qu'elle est réalisée en temps réel. Ensuite, entrez la date de début, la date d'échéance et la date de fin finale.Les sections kanban et agile sont des champs optionnels pour visualiser votre chronologie de planification de projet.

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Maintenant, entrez les données financières pour chaque tâche. Celles-ci comprennent le coût de base, la valeur marchande attendue pour la tâche ; le budget prévu, la somme d'argent réservée pour cette tâche ; le coût réel, ou le montant du budget dépensé à ce jour. Enfin, il y a le budget restant, ou la somme d'argent de votre budget prévu restant.

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Ceci est calculé en soustrayant le coût réel du budget prévu. Et si c'est négatif, cela signifie que vous avez dépassé le budget. Le pourcentage utilisé est calculé automatiquement en divisant le coût réel par le budget prévu. Et le coût prévu linéaire divise le coût réel par le pourcentage de progression du travail pour déterminer ce que le projet dans son ensemble coûtera probablement. Les données financières pour toutes les tâches sont additionnées pour définir le budget global. Ces champs sont destinés à être mis à jour en temps réel. Pour chaque milliard de dollars investi aux États-Unis, 122 millions de dollars ont été gaspillés en raison d'un manque de performance du projet.

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Alors assurez-vous de garder votre liste de tâches à jour, afin que votre budget de projet global soit également à jour. Enfin, vous pouvez définir les risques associés à la tâche, et les niveaux d'importance, d'urgence, d'impact sur le projet global.

Ces entrées permettent à toutes les parties prenantes d'évaluer les zones de risque potentielles pour planifier et trier les tâches en fonction de leur importance et de leur impact. N'oubliez pas, vous pouvez télécharger et personnaliser ce modèle de plan de projet dès maintenant !

Prenez en compte les risques et triez les tâches pour les prioriser.

Sous l'onglet Triage, triez les tâches et déterminez lesquelles sont les plus importantes. Tout d'abord, utilisez une matrice de priorité d'action pour analyser l'impact d'une tâche par rapport à l'effort requis pour prioriser le travail. Toutes les tâches dans le quadrant à impact élevé et à faible effort sont des gains rapides et doivent être réalisées en premier lieu. Toute tâche qui est dans le quadrant à impact élevé et à effort élevé sont des projets majeurs qui devraient être prioritaires par rapport aux tâches de remplissage et ingrates ci-dessous.

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What strategies can be used to manage tasks that are urgent but not important according to the Eisenhower matrix?

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Tasks that are urgent but not important according to the Eisenhower matrix should be delegated. This strategy allows you to focus on tasks that are both urgent and important, or important but not urgent. Delegation can be done by assigning the task to a team member who has the capacity to handle it, or by outsourcing it if necessary. It's also important to set clear expectations and provide necessary resources when delegating tasks to ensure they are completed effectively.

How can the Eisenhower matrix be effectively used in project planning?

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The Eisenhower matrix can be effectively used in project planning by categorizing tasks based on their urgency and importance. Tasks that are both urgent and important should be done immediately. Tasks that are important but not urgent should be planned for accordingly. Tasks that are urgent but not important should be delegated to others. Tasks that are neither urgent nor important should be eliminated. This method helps in prioritizing tasks and managing time effectively.

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Et si l'objectif est de prioriser les tâches en fonction de leur niveau d'urgence ? La matrice d'Eisenhower ci-dessous classe les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Par exemple, toutes les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes sont représentées dans la boîte verte et doivent être "faites" immédiatement. Tandis que celles qui sont importantes mais pas urgentes devraient être planifiées en conséquence, et celles dans le quadrant urgent mais pas important devraient être déléguées à d'autres pour être complétées. Tout ce qui n'est pas urgent et pas important ? Supprimez.

Questions and answers

How does the Project Plan spreadsheet assist in forecasting bottlenecks and avoiding scope creep?

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The Project Plan spreadsheet assists in forecasting bottlenecks and avoiding scope creep by allowing for detailed risk analysis. Each task is associated with a risk, which is defined in the risk description column. This provides team members with an understanding of what's at stake with each task. By forecasting potential bottlenecks, the team can take preemptive actions to avoid them, as well as scope creep or other negative outcomes.

What is the role of the risk description column in the Project Plan spreadsheet?

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The risk description column in the Project Plan spreadsheet is used to define the risks associated with each task. Each risk is labeled according to the task ID. The details of these risks are entered in the risk description column so that team members are aware of what's most at stake with each task. This helps in forecasting potential bottlenecks and taking preemptive actions to avoid them, thereby preventing scope creep or worse outcomes.

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[text]Cet onglet Analyse des risques décompose la probabilité, la gravité et le niveau de risque pour chaque tâche. Les graphiques visualisent les risques individuels qui sont les plus susceptibles de causer des problèmes et le niveau de risque global pour ce projet.[text]

Chaque risque est étiqueté selon l'ID de tâche associé à chaque tâche sur la liste des tâches. Pour définir ces risques, entrez leurs détails dans la colonne de description du risque, afin que les membres de l'équipe sachent ce qui est le plus en jeu pour chaque tâche. L'analyse est le pouvoir, et cet onglet est destiné à prévoir les goulots d'étranglement afin que vous puissiez être préemptif dans vos actions prescriptives pour éviter les goulots d'étranglement, le glissement de portée, ou même des résultats pires avant qu'ils ne se produisent.

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What are the benefits of using a Kanban board in project management and how does it help in visualizing the project timeline in real-time?

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Kanban boards in project management offer several benefits. They provide a visual representation of the workflow, making it easier to understand the status of various tasks. This visualization aids in identifying bottlenecks and inefficiencies in the process. Kanban boards also help in managing work-in-progress by limiting the number of tasks in each stage, preventing overload and ensuring smooth flow of work. They allow real-time tracking of project progress, enabling teams to react quickly to changes and maintain efficiency. The color coding of cards based on priority level and progress bars further enhance the visualization of the project timeline.

How does the work-in-progress limit prevent a stage from getting overloaded in the project management timeline?

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The work-in-progress limit in a project management timeline is a control measure to prevent any stage from getting overloaded. It sets a maximum number of tasks that can be in a particular stage at any given time. If a stage exceeds this limit, the excess tasks are added to a queue column for that stage. These queued tasks are then reintroduced into the stage as other tasks are completed. This system ensures a balanced workflow and prevents any single stage from becoming a bottleneck.

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Kanban ou Agile

Pour visualiser la chronologie de gestion de projet en temps réel, nous avons fourni à la fois des vues kanban et agile. Le tableau Kanban utilise un système de stade qui code les cartes en couleur en fonction de leur niveau de priorité et comprend une barre de progression qui montre à quel point chaque tâche est avancée. Une limite de travail en cours en haut empêche tout stade particulier de devenir trop surchargé. Si un stade spécifique dépasse la limite du nombre de tâches autorisées dans ce stade, les tâches excédentaires sont ajoutées à la colonne de file d'attente respective de ce stade. Les éléments dans la file d'attente sont ensuite chargés à nouveau dans le stade lorsque d'autres tâches sont terminées.

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What are some additional project management tools that can enhance the presentation of project-related insights to stakeholders?

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There are several project management tools that can enhance the presentation of project-related insights to stakeholders. These include:

1. Gantt Charts: These provide a visual timeline for tasks and can be used to show progress, dependencies, and deadlines.

2. Dashboards: These provide a high-level view of the project's status and can include metrics like task completion, budget status, and risk level.

3. Reporting Tools: These can generate detailed reports on project progress, budget, risks, and other key metrics.

4. Collaboration Tools: These can facilitate communication and collaboration among team members and stakeholders.

5. Risk Management Tools: These can help identify, assess, and manage potential risks to the project.

Remember, the choice of tool will depend on the specific needs and context of your project.

How can the Project Plan spreadsheet help in managing project timelines effectively?

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The Project Plan spreadsheet can help manage project timelines effectively in several ways. It allows for the triage of tasks, defining of risks, and managing timelines with kanban or agile visualizations. It provides a simple Gantt chart visualization to display tasks by their sprints, which are defined on the task list and appear first in numerical order, then in alphabetical order. These tools can help ensure that projects are completed on time.

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Bien que Kanban fonctionne avec le cadre de gestion Agile, l'onglet Agile offre une simple visualisation de diagramme de Gantt pour afficher les tâches par leurs sprints. Les sprints sont définis sur la liste des tâches et apparaissent d'abord dans l'ordre numérique, puis dans l'ordre alphabétique. Avec tous ces outils de gestion de projet, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour terminer n'importe quel projet à temps, à chaque fois. N'oubliez pas, vous pouvez télécharger et personnaliser cette feuille de plan de projet dès maintenant pour gagner du temps et des heures de travail. Maintenant, si vous voulez plus d'outils de gestion de projet pour présenter vos informations liées au projet avec des parties prenantes internes ou externes, allez vérifier notre modèle de présentation Project Plan explainer maintenant.

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