Project Plan

Sinopse

Precisa manter sua equipe engajada e os projetos em dia? Criamos um modelo de planilha Project Plan que tem tudo o que você precisa para organizar, coordenar, gerenciar e planejar seu próximo projeto. Nosso modelo Project Plan inclui um termo de abertura do projeto, registro de stakeholders, lista de tarefas, matrizes de triagem, painel de riscos e visualizações para acompanhar seu progresso, seja com Kanban ou com a estrutura de gerenciamento de projetos Agile. Independentemente do seu estilo de gerenciamento e preferências de layout do plano de projeto, este modelo pode ser baixado e totalmente personalizado para suas necessidades. Vamos agora revisar como usar esta planilha para suas necessidades de gerenciamento de projetos.

Questions and answers

How can this spreadsheet template support different project plan layout preferences?

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The spreadsheet template supports different project plan layout preferences by being fully customizable. It includes various features such as a project charter, stakeholder register, task list, triage matrixes, risk dashboard, and visualizations. These can be adapted to track progress using either Kanban or the Agile project management framework, depending on your management style and project plan layout preferences.

What are some best practices for using visualizations in project management?

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Some best practices for using visualizations in project management include using a project charter, stakeholder register, task list, triage matrixes, and risk dashboard. Visualizations can be used to track progress, either with Kanban or the Agile project management framework. It's important to customize these tools to fit your management style and project plan layout preferences.

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Construa e personalize seu modelo de gerenciamento de projetos

Comece com a aba Campos, onde os campos essenciais são organizados de acordo com as abas que os referenciam. Em Kanban, defina a prioridade e as etapas que seu projeto irá referenciar. Em Charter, liste os membros da equipe e os níveis de interesse e influência pelos quais eles serão avaliados. Em Risco, defina os níveis de probabilidade e severidade que sua organização usa, que também aparecem abaixo na matriz de riscos. E em Triage, inclua os níveis de urgência e importância, bem como impacto e esforço usados nas matrizes de triagem, podem ser personalizados.

Questions and answers

How does the Project Plan spreadsheet help in defining the priority of a project?

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The Project Plan spreadsheet helps in defining the priority of a project by allowing you to define the priority and stages under the Kanban tab. It also allows you to list team members and their levels of interest and influence under the Charter tab. Furthermore, you can define the levels of likelihood and severity your organization uses under the Risk tab, which also appear in the risk matrix. Lastly, under the Triage tab, you can include the levels of urgency and importance, as well as impact and effort used in the triage matrixes.

What is the importance of defining the levels of urgency in the Triage tab?

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Defining the levels of urgency in the Triage tab is important as it helps in prioritizing tasks or issues based on their urgency. This allows for efficient allocation of resources and ensures that critical issues are addressed promptly. It also aids in decision-making processes by providing a clear understanding of what needs immediate attention.

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Estabeleça a estrutura correta e o início do projeto

O Termo de Abertura do Projeto permite que os gerentes de projeto adicionem todos os detalhes específicos relacionados ao escopo, liderança, orçamento, restrições, marcos e prazos deste projeto. Abaixo do termo de abertura do projeto, o registro de stakeholders do projeto lista todos os papéis relevantes, suas informações de contato, se são internos ou externos, seu nível de interesse e influência no projeto, e quaisquer expectativas específicas ou requisitos de comunicação. Você sabia que os gerentes de projeto passam 90% do seu tempo se comunicando?

Questions and answers

What are some tips for effective task list management in a project?

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Some tips for effective task list management in a project include: prioritizing tasks based on their importance and urgency, breaking down larger tasks into smaller, manageable parts, setting realistic deadlines for each task, using a task management tool to keep track of tasks and their progress, regularly reviewing and updating the task list, and delegating tasks appropriately among team members.

How can the percent used to date be minimized in a project?

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The percent used to date in a project can be minimized by efficient budget management. This includes careful planning, regular monitoring of actual costs against planned costs, and taking corrective actions when necessary. It's also important to avoid unnecessary expenses such as unproductive meetings, which are considered a major time-waster by many teams.

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No entanto, 47% das equipes consideram as reuniões como o maior desperdício de tempo, portanto, leve a sério os requisitos de comunicação preferidos deles. Na parte inferior, os cálculos do orçamento do projeto incluem o custo total, custo planejado e real, orçamento restante e percentual utilizado até a data. Esses cálculos obtêm seus dados da lista de tarefas.

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Lista de tarefas

Na aba Lista de tarefas, insira todas as tarefas que compõem um determinado projeto. Comece com as entradas de tarefas gerais, incluindo um ID personalizado, o título da tarefa, os membros da equipe responsáveis e as barras de progresso do trabalho. Essas barras de progresso são editáveis, então os gerentes de projeto podem acompanhar o progresso do trabalho à medida que ele é concluído em tempo real. Em seguida, insira a data de início, data de vencimento e data final de conclusão.As seções kanban e ágil são campos opcionais para visualizar sua linha do tempo de planejamento de projeto.

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Agora, insira os dados financeiros para cada tarefa. Estes incluem o custo base, o valor de mercado justo esperado para a tarefa; o orçamento planejado, a quantidade de dinheiro reservada para esta tarefa; o custo real, ou a quantidade do orçamento gasto até o momento. Finalmente, há o orçamento restante, ou a quantidade de dinheiro do seu orçamento planejado restante.

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Isso é calculado subtraindo o custo real do orçamento planejado. E se for negativo, significa que você ultrapassou o orçamento. O percentual usado é calculado automaticamente dividindo o custo real pelo orçamento planejado. E o custo previsto linear divide o custo real pela porcentagem de progresso do trabalho para determinar quanto o projeto geral provavelmente custará. Os dados financeiros de todas as tarefas são somados para definir o orçamento geral. Esses campos são destinados a serem atualizados em tempo real. Para cada $1 bilhão investido nos Estados Unidos, $122 milhões foram desperdiçados devido à falta de desempenho do projeto.

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Portanto, certifique-se de manter sua lista de tarefas atualizada, para que seu orçamento geral do projeto também esteja atualizado. Por último, você pode definir quaisquer riscos associados à tarefa, e os níveis de importância, urgência, impacto no projeto geral.

Essas entradas permitem que todos os stakeholders avaliem áreas de risco potencial para planejar e triar tarefas com base em sua importância e impacto. Não se esqueça, você pode baixar e personalizar este modelo de plano de projeto agora mesmo!

Contabilize os riscos e triar tarefas para priorizar.

Na aba Triage, triar tarefas e determinar quais são as mais importantes. Primeiro, use uma matriz de prioridade de ação para analisar o impacto de uma tarefa versus o esforço necessário para priorizar o trabalho. Quaisquer tarefas no quadrante de alto impacto e baixo esforço são vitórias rápidas e devem ser concluídas em primeiro lugar. Qualquer tarefa que esteja no quadrante de alto impacto e alto esforço são projetos importantes que devem ser priorizados sobre as tarefas de preenchimento e ingratos abaixo.

Questions and answers

What strategies can be used to manage tasks that are urgent but not important according to the Eisenhower matrix?

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Tasks that are urgent but not important according to the Eisenhower matrix should be delegated. This strategy allows you to focus on tasks that are both urgent and important, or important but not urgent. Delegation can be done by assigning the task to a team member who has the capacity to handle it, or by outsourcing it if necessary. It's also important to set clear expectations and provide necessary resources when delegating tasks to ensure they are completed effectively.

How can the Eisenhower matrix be effectively used in project planning?

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The Eisenhower matrix can be effectively used in project planning by categorizing tasks based on their urgency and importance. Tasks that are both urgent and important should be done immediately. Tasks that are important but not urgent should be planned for accordingly. Tasks that are urgent but not important should be delegated to others. Tasks that are neither urgent nor important should be eliminated. This method helps in prioritizing tasks and managing time effectively.

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E se o objetivo for priorizar tarefas com base em seu nível de urgência? A matriz de Eisenhower abaixo classifica tarefas com base em sua urgência e importância. Por exemplo, quaisquer tarefas que sejam urgentes e importantes são representadas na caixa verde e devem ser "feitas" imediatamente. Enquanto aquelas que são importantes, mas não urgentes, devem ser planejadas de acordo, e aquelas no quadrante urgente, mas não importante, devem ser delegadas a outros para completar. Qualquer coisa que não seja urgente e não importante? Exclua.

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How does the Project Plan spreadsheet assist in forecasting bottlenecks and avoiding scope creep?

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The Project Plan spreadsheet assists in forecasting bottlenecks and avoiding scope creep by allowing for detailed risk analysis. Each task is associated with a risk, which is defined in the risk description column. This provides team members with an understanding of what's at stake with each task. By forecasting potential bottlenecks, the team can take preemptive actions to avoid them, as well as scope creep or other negative outcomes.

What is the role of the risk description column in the Project Plan spreadsheet?

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The risk description column in the Project Plan spreadsheet is used to define the risks associated with each task. Each risk is labeled according to the task ID. The details of these risks are entered in the risk description column so that team members are aware of what's most at stake with each task. This helps in forecasting potential bottlenecks and taking preemptive actions to avoid them, thereby preventing scope creep or worse outcomes.

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[text]Esta aba de Análise de risco detalha a probabilidade, a severidade e o nível de risco em cada tarefa. Os gráficos visualizam os riscos individuais que são mais propensos a causar problemas e o nível geral de risco para este projeto.[text]

Cada risco é rotulado de acordo com o ID da tarefa associado a cada tarefa na lista de Tarefas. Para definir esses riscos, insira seus detalhes na coluna de descrição de risco, para que os membros da equipe saibam o que está mais em jogo em cada tarefa. A análise é poder, e esta aba é destinada a prever gargalos para que você possa ser preventivo em suas ações prescritivas para evitar gargalos, expansão do escopo ou até resultados piores antes que eles ocorram.

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What are the benefits of using a Kanban board in project management and how does it help in visualizing the project timeline in real-time?

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Kanban boards in project management offer several benefits. They provide a visual representation of the workflow, making it easier to understand the status of various tasks. This visualization aids in identifying bottlenecks and inefficiencies in the process. Kanban boards also help in managing work-in-progress by limiting the number of tasks in each stage, preventing overload and ensuring smooth flow of work. They allow real-time tracking of project progress, enabling teams to react quickly to changes and maintain efficiency. The color coding of cards based on priority level and progress bars further enhance the visualization of the project timeline.

How does the work-in-progress limit prevent a stage from getting overloaded in the project management timeline?

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The work-in-progress limit in a project management timeline is a control measure to prevent any stage from getting overloaded. It sets a maximum number of tasks that can be in a particular stage at any given time. If a stage exceeds this limit, the excess tasks are added to a queue column for that stage. These queued tasks are then reintroduced into the stage as other tasks are completed. This system ensures a balanced workflow and prevents any single stage from becoming a bottleneck.

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Kanban ou Agile

Para visualizar a linha do tempo de gerenciamento de projetos em tempo real, fornecemos visualizações kanban e ágeis. O Quadro Kanban usa um sistema de estágios que codifica as cartas por cores com base em seu nível de prioridade e inclui uma barra de progresso que mostra o quanto cada tarefa avançou. Um limite de trabalho em progresso no topo proíbe qualquer estágio específico de ficar muito sobrecarregado. Se um estágio específico excede o limite para o número de tarefas permitidas nesse estágio, as tarefas excedentes são adicionadas à coluna de fila respectiva desse estágio. Itens na fila são então carregados de volta para o estágio quando outras tarefas são concluídas.

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What are some additional project management tools that can enhance the presentation of project-related insights to stakeholders?

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There are several project management tools that can enhance the presentation of project-related insights to stakeholders. These include:

1. Gantt Charts: These provide a visual timeline for tasks and can be used to show progress, dependencies, and deadlines.

2. Dashboards: These provide a high-level view of the project's status and can include metrics like task completion, budget status, and risk level.

3. Reporting Tools: These can generate detailed reports on project progress, budget, risks, and other key metrics.

4. Collaboration Tools: These can facilitate communication and collaboration among team members and stakeholders.

5. Risk Management Tools: These can help identify, assess, and manage potential risks to the project.

Remember, the choice of tool will depend on the specific needs and context of your project.

How can the Project Plan spreadsheet help in managing project timelines effectively?

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The Project Plan spreadsheet can help manage project timelines effectively in several ways. It allows for the triage of tasks, defining of risks, and managing timelines with kanban or agile visualizations. It provides a simple Gantt chart visualization to display tasks by their sprints, which are defined on the task list and appear first in numerical order, then in alphabetical order. These tools can help ensure that projects are completed on time.

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Enquanto o Kanban funciona com a estrutura de gestão Ágil, a aba Ágil fornece uma visualização simples de gráfico de Gantt para exibir tarefas por seus sprints. Os sprints são definidos na lista de tarefas e aparecem primeiro em ordem numérica, depois em ordem alfabética. Com todas essas ferramentas de gestão de projetos, você terá tudo o que precisa para concluir qualquer projeto no prazo, todas as vezes. Lembre-se, você pode baixar e personalizar esta planilha de plano de projeto agora mesmo para economizar tempo e horas de trabalho. Agora, se você deseja mais ferramentas de gestão de projetos para apresentar suas percepções relacionadas ao projeto com stakeholders internos ou externos, confira nosso modelo de apresentação Project Plan explicativo agora.

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