Pianificatore di Produttività (Parte 2)

Sinossi

Ti sei mai chiesto come Jeff Bezos o Elon Musk riescono a essere così produttivi? O come Google, Asana o LinkedIn pianificano la loro produttività? In questo spiegone, passeremo in rassegna le tecniche che le migliori aziende utilizzano per aumentare la loro produttività. Imparerai come gestire le riunioni, pianificare la tua giornata, programmare la tua settimana e gestire i progetti su base mensile proprio come fanno i migliori leader aziendali del mondo.

Questions and answers

Can you compare the productivity planning methods of Jeff Bezos and Elon Musk?

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Jeff Bezos and Elon Musk, both have unique productivity planning methods. Bezos is known for his 'two pizza rule' where he ensures that teams are small enough to be fed by two pizzas, promoting efficiency and communication. He also advocates for high standards and long-term thinking. Musk, on the other hand, prefers working in intense time blocks, often working up to 120 hours a week. He believes in constant learning and iterating on ideas. Both emphasize the importance of decision making and prioritizing tasks.

What are the practical applications of the productivity planner in the tech industry?

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The practical applications of the productivity planner in the tech industry are numerous. It can be used to plan and manage projects on a monthly basis, schedule weekly tasks, and organize daily activities. It can also be used to run efficient meetings, similar to how top business leaders like Jeff Bezos and Elon Musk do. Furthermore, tech companies like Google, Asana, and LinkedIn use productivity planning techniques to increase their overall productivity. These techniques can be applied to any tech company to improve time management, project execution, and team collaboration.

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Risultato

Con questo framework, otterrai informazioni sui migliori strumenti per la gestione della produttività e su come i pianificatori di produttività possono influenzare la tua giornata. A differenza degli obiettivi trimestrali o annuali, questi strumenti di pianificazione della produttività sono per l'azione immediata, che sia per giorno, per settimana o per mese. Questi strumenti possono non solo essere utilizzati per te stesso, ma condivisi tra i team in modo che tutti possano pianificare le loro giornate di conseguenza, soprattutto con l'aumento del lavoro remoto e degli stili di lavoro dei nomadi digitali.

Questions and answers

Can you compare the productivity tools from the Productivity Planner with other productivity management tools?

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The Productivity Planner provides a unique approach to productivity management. Unlike other tools that focus on quarterly or annual goals, the Productivity Planner emphasizes immediate action on a daily, weekly, or monthly basis. This makes it a versatile tool that can be used individually or shared across teams. It's particularly useful in remote work and digital nomad work styles. However, a direct comparison with other tools would depend on the specific tool in question, as each has its own strengths and features.

What are the common challenges in applying the productivity tools from the Productivity Planner and how can they be overcome?

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Common challenges in applying productivity tools from the Productivity Planner may include difficulty in maintaining consistency, lack of understanding of how to use the tools effectively, and resistance to change in established routines. Overcoming these challenges can be achieved by setting realistic goals, seeking guidance or training on how to use the tools, and gradually integrating the tools into daily routines.

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Evidenza degli strumenti

Pianificatore giornaliero

Quindi, come rimani produttivo su base giornaliera? Essendo l'AD di due grandi aziende, Elon Musk ha bisogno di massimizzare la sua gestione del tempo, motivo per cui utilizza un framework chiamato MIT.

MIT, o il compito più importante, richiede che tu triage la giornata per iniziare con i compiti più critici. Poi, multitask i compiti meno importanti che possono essere eseguiti simultaneamente.Nel 2018, una email trapelata ai dipendenti Tesla ha rivelato alcuni consigli aggiuntivi sulla produttività. Musk ha consigliato ai dipendenti Tesla di evitare riunioni eccessive o frequenti e ha persino suggerito di uscire da una riunione nel momento in cui smette di fornire valore.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the MIT productivity technique and explain how?

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A company like Amazon could benefit from the MIT productivity technique. This technique, which prioritizes the most important tasks, could help Amazon manage its vast and diverse operations more effectively. By focusing on the most critical tasks first, Amazon could ensure that key projects and initiatives are completed on time and to a high standard. Less important tasks, which can be done simultaneously, could then be delegated or automated, freeing up more time for strategic planning and decision making.

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the MIT productivity technique?

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While the content does not provide specific case studies, the MIT (Most Important Task) productivity technique is widely recognized and used by successful individuals and companies. For instance, Elon Musk's advice to Tesla employees to prioritize critical tasks and avoid unnecessary meetings aligns with the MIT technique. However, for specific case studies demonstrating its effectiveness, further research would be required.

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Per pianificare la tua giornata, utilizza questa visualizzazione del pianificatore giornaliero per visualizzare l'agenda della tua giornata in formato lista. Elenca le tue responsabilità e riunioni in un formato orario con una sezione per aggiungere eventuali note pertinenti al compito. Per seguire Elon Musk, inizia la giornata con il tuo compito più importante. (Diapositiva 3)

Questions and answers

How can companies implement the day planner visualization in their daily operations?

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Companies can implement the day planner visualization in their daily operations by encouraging employees to list their responsibilities and meetings in an hour-by-hour format. This can be done using digital tools or physical planners. A section for notes relevant to each task can also be included. Starting the day with the most important task, as Elon Musk does, can also be a part of this implementation. This method can help in better time management and increased productivity.

What are the practical applications of the day planner visualization in the tech industry?

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The day planner visualization has several practical applications in the tech industry. It helps in organizing and managing tasks effectively by providing a clear view of the day's schedule in a list format. This can be particularly useful for tech professionals who often juggle multiple tasks and projects. It allows them to prioritize tasks, allocate time efficiently, and keep track of important meetings or deadlines. Moreover, it can be used to note down any relevant information related to the tasks, aiding in better task management and productivity.

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Nella barra laterale, puoi scrivere un breve riassunto del tuo obiettivo per la giornata in modo da rimanere concentrato sul tuo obiettivo principale anche mentre affronti una serie di compiti spesso non correlati.

Piano settimanale

Quindi hai pianificato la tua giornata, ma cosa ne dici della settimana? Come rimani produttivo mentre gestisci compiti quotidiani e riunioni settimanali? Jeff Bezos ha un'idea...

Nel 2018, l'AD di Amazon ha condiviso alcuni spunti sulla cultura aziendale riguardo alle riunioni. Per cominciare, utilizza una "regola delle due pizze" per mantenere piccole le riunioni. Se due pizze non bastano per nutrire la sala, ci sono troppe persone alla riunione. Bezos richiede inoltre che tutte le riunioni prevedano un memo di sei pagine che tutti leggono insieme in silenzio all'inizio di ogni riunione prima di discutere approfonditamente l'argomento.Questo serve per fornire una conversazione di alta qualità in cui tutti hanno gli stessi dettagli chiave da cui partire, come un'aula di studio.

Questions and answers

What are some case studies that demonstrate the effectiveness of the Productivity Planner?

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While specific case studies are not mentioned in the content provided, the Productivity Planner is designed using techniques employed by top companies like Amazon, Google, Asana, and LinkedIn. For instance, Amazon's practice of writing and rewriting memos for weeks before presentation is a testament to their focus on productivity. However, for detailed case studies demonstrating the effectiveness of the Productivity Planner, one may need to refer to additional resources or the creators of the planner.

How can the techniques in the Productivity Planner be implemented in day-to-day operations?

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The techniques in the Productivity Planner can be implemented in day-to-day operations by setting clear goals, prioritizing tasks, and maintaining a disciplined schedule. It's important to focus on high-impact tasks and eliminate distractions. Regular reviews of progress and adjustments based on feedback are also crucial. The use of productivity tools and apps can further enhance efficiency.

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Amazon insegna ai suoi dirigenti a scrivere e riscrivere questi memo per settimane prima che siano pronti per essere presentati. La presentazione narrativa focalizza l'attenzione su ciò che è importante rispetto a ciò che non lo è, e l'alto standard del memo crea una cultura in cui le riunioni si tengono solo per gli argomenti più importanti.

Questions and answers

What are the practical applications of the productivity planner in a business setting?

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The practical applications of a productivity planner in a business setting include planning and prioritizing tasks, managing time effectively, and improving overall productivity. It can be used to highlight the top four most important tasks on each day along with the associated time planned for each task. This helps in focusing attention on the most crucial tasks. It can also be used to limit meetings only to the most important topics, thereby saving time and increasing efficiency.

How can the productivity planner help in running meetings effectively?

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The productivity planner can help in running meetings effectively by allowing you to apply techniques like those used by Jeff Bezos. You can limit meetings only to the most important topics, thus ensuring that time is not wasted on less crucial matters. This focus on priority tasks can lead to more efficient and productive meetings.

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Per pianificare la tua settimana, puoi utilizzare un piano settimanale per focalizzare la tua attenzione come Bezos. Evidenzia le tue quattro attività più importanti di ogni giorno insieme al tempo associato che prevedi di dedicare a ciascuna. Puoi applicare la tecnica di riunione di Bezos per limitare le riunioni solo agli argomenti più importanti. (Diapositiva 18)

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Ad esempio, se un argomento di discussione non è correlato alle tue 4 attività più importanti del giorno, potrebbe non essere abbastanza importante da programmare una riunione. Questo ti aiuterà a ridurre la tua attenzione e il tempo sottratto a ciò che è più importante per la tua attività.

Cronologia settimanale

Quindi hai il tuo giorno e il tuo piano settimanale. Come sfrutti al meglio la settimana per massimizzare la tua produttività?

Google ha introdotto il concetto di sprint di cinque giorni come modo per progettare, prototipare e testare idee in un processo rapido ed efficiente.La sprint di cinque giorni viene utilizzata dai responsabili di prodotto e dagli sviluppatori di prodotti per costruire e lanciare un prototipo che normalmente richiede mesi per essere sviluppato come MVP in un periodo di cinque giorni. Il lunedì, si delinea il problema che si vuole risolvere. Il martedì, si elabora un'idea. Il mercoledì, si decide di procedere con il test. Il giovedì lo si sviluppa, e il venerdì lo si lancia come test con interviste ai clienti per ottenere feedback.

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How can the Productivity Planner be used to manage projects on a month-to-month basis?

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The Productivity Planner can be used to manage projects on a month-to-month basis by setting up monthly goals and breaking them down into weekly and daily tasks. This can be done using the sprint framework mentioned in the content. Each day's priority can be highlighted with a sub-heading to expand on the task that needs to be accomplished. This way, the team can have a clear visualization of the tasks and their progress throughout the month.

Can you compare the sprint framework with other productivity planning techniques?

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The Sprint framework is a productivity planning technique that is part of the Agile methodology. It focuses on dividing the work into small, manageable parts called 'sprints', usually lasting for a week or two. Each sprint has a clear goal and the progress is reviewed at the end of each sprint. This allows for flexibility and quick adjustments to changes.

On the other hand, traditional productivity planning techniques, such as the Waterfall model, involve a linear approach where the entire project is planned at the beginning and changes are difficult to implement.

Another technique is the Kanban method, which visualizes the workflow, limits work-in-progress, and maximizes efficiency.

In comparison, the Sprint framework's strength lies in its adaptability and focus on continuous improvement. However, the best technique depends on the specific needs and context of the project.

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Sebbene Google abbia progettato questo processo per lanciare un prodotto in una settimana, è possibile utilizzare anche il processo SCRUM Sprint per affrontare funzionalità o incarichi arretrati su base settimanale.

Una vista cronologica settimanale aiuta a evidenziare la priorità principale di ogni giorno. Utilizzando il framework sprint, è possibile evidenziare la priorità di ogni giorno con un sottotitolo per espandere il compito che deve essere svolto. Questa visualizzazione può essere la fonte di verità per il tuo team mentre si naviga nel processo sprint. (Diapositiva 10)

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Diagrammi di Gantt

Le sprint settimanali sono un ottimo modo per massimizzare la produttività su base settimanale. Quindi, come si tiene traccia dei progressi su compiti a lungo termine?

Asana è uno strumento SaaS di produttività che molte aziende utilizzano per la gestione del team, e pubblica un blog con consigli sulla produttività forniti dal suo team.Il Manager di Ingegneria dell'azienda, Greg Sabo, raccomanda di non svolgere alcun lavoro prima di avere un compito assegnato per esso, che include la verifica della tua casella di posta. Dice anche che dovresti sempre impostare una data di scadenza per ogni compito. Il giorno della scadenza di un compito o prima, dovresti completarlo o assegnare una nuova data di scadenza. Questa attenzione consapevole alle date di scadenza ti aiuta a rimanere produttivo e concentrato sul completamento dei compiti in modo tempestivo.

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Per monitorare la tua produttività attraverso questi molteplici compiti e incarichi, un diagramma di Gantt mensile con barre di progresso può aiutare. Le barre del tracker possono essere estese man mano che il progresso aumenta nel corso di un periodo di tempo stabilito, quindi se ti trovi a spostare una data di scadenza, puoi estendere la barra incompleta di conseguenza. (Diapositiva 21)

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Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of OKRs?

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Yes, there are several case studies that demonstrate the effectiveness of OKRs (Objectives and Key Results). One of the most notable examples is Google. In 1999, Google was the 18th search engine to arrive on the web. The company needed to make tough choices, keep its team on track, and measure what mattered. Google used OKRs as the key tool that helped lead the company to 10x growth many times over, according to Co-Founder Larry Page.

Can you name a company that could benefit from OKRs and explain how?

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A company that could benefit from OKRs (Objectives and Key Results) is a startup company in the tech industry. OKRs could help this company by providing a clear framework for defining and tracking objectives, as well as measuring their outcomes. With OKRs, the startup can align its team around achievable goals, focus efforts on measurable results, and foster transparency across the organization. This can lead to increased productivity, better decision-making, and faster growth.

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Incarichi mensili

Quindi hai la tua produttività da mese a mese. Ma cosa succede quando vuoi monitorare i tuoi progressi verso obiettivi a lungo termine, più aspirazionali?

Nel 1999, Google era il 18° motore di ricerca ad arrivare sul web. L'azienda doveva fare scelte difficili, mantenere il suo team sulla giusta strada e misurare ciò che contava; Google ha utilizzato uno strumento chiamato OKR, ovvero obiettivi e risultati chiave, come lo strumento chiave che ha aiutato l'azienda a crescere 10 volte molte volte, secondo il co-fondatore Larry Page.

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Entro il 2017, Google aveva sviluppato sette prodotti, ognuno con un miliardo o più di utenti - Ricerca, Chrome, Android, Maps, YouTube, GooglePlay e Gmail.

Sebbene tu possa utilizzare i diagrammi di Gantt per monitorare semplicemente il progresso verso il completamento, puoi utilizzare questa visualizzazione mensile degli incarichi per monitorare i tuoi OKR. In questo caso, il tuo progresso viene misurato rispetto al tuo obiettivo con i benchmark per il successo impostati dalle tue metriche di risultati chiave.(Diapositiva 24)

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Come dice il CEO di LinkedIn, Jeff Weiner, questi obiettivi sono "qualcosa che vuoi realizzare in un periodo di tempo specifico che tende verso un obiettivo ambizioso piuttosto che un piano dichiarato." Anche se gli obiettivi sono aspirazionali, dovrebbero avere tempi brevi per creare "una maggiore urgenza e una maggiore presenza mentale"

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Strumenti aggiuntivi

Per ulteriori strumenti per aumentare la tua produttività, scarica questa presentazione Pianificatore di Produttività (Parte 2). Otterrai più variazioni e visualizzazioni per aiutarti a pianificare ogni tipo di produttività, con visualizzazioni giornaliere, settimanali e mensili.