उत्पादकता योजनाकार (भाग 2)

सारांश

क्या कभी आपने सोचा है कि जेफ बेजोस या ईलॉन मस्क इतने उत्पादक कैसे रहते हैं? गूगल, आसाना, या लिंक्डइन अपनी उत्पादकता की योजना कैसे बनाते हैं? इस विवरण में, हम शीर्ष कंपनियों द्वारा अपनी उत्पादकता को बढ़ाने के तकनीकों की समीक्षा करने जा रहे हैं। आप दुनिया के शीर्ष व्यापार नेताओं की तरह बैठकों को संचालित करना, अपना दिन योजना बनाना, अपने सप्ताह को अनुसूचित करना, और माह-दर-माह परियोजनाओं का प्रबंधन करना सीखेंगे।

Questions and answers

Can you compare the productivity planning methods of Jeff Bezos and Elon Musk?

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Jeff Bezos and Elon Musk, both have unique productivity planning methods. Bezos is known for his 'two pizza rule' where he ensures that teams are small enough to be fed by two pizzas, promoting efficiency and communication. He also advocates for high standards and long-term thinking. Musk, on the other hand, prefers working in intense time blocks, often working up to 120 hours a week. He believes in constant learning and iterating on ideas. Both emphasize the importance of decision making and prioritizing tasks.

What are the practical applications of the productivity planner in the tech industry?

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The practical applications of the productivity planner in the tech industry are numerous. It can be used to plan and manage projects on a monthly basis, schedule weekly tasks, and organize daily activities. It can also be used to run efficient meetings, similar to how top business leaders like Jeff Bezos and Elon Musk do. Furthermore, tech companies like Google, Asana, and LinkedIn use productivity planning techniques to increase their overall productivity. These techniques can be applied to any tech company to improve time management, project execution, and team collaboration.

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परिणाम

इस ढांचे के साथ, आप उत्पादकता प्रबंधन के शीर्ष उपकरणों में अंतर्दृष्टि प्राप्त करेंगे और उत्पादकता योजनाकारों का आपके दिन पर कैसे प्रभाव पड़ सकता है। तिमाही या वार्षिक लक्ष्यों के विपरीत, ये उत्पादकता योजनाकर उपकरण तत्काल कार्रवाई के लिए हैं, चाहे वह प्रति दिन, प्रति सप्ताह, या प्रति माह हो। ये उपकरण न केवल आपके लिए उपयोग किए जा सकते हैं, बल्कि टीमों के बीच साझा किए जा सकते हैं ताकि सभी लोग अपने दिनों की योजना कर सकें, विशेष रूप से जबकि दूरस्थ कार्य और डिजिटल नोमैड कार्य शैलियाँ और अधिक सामान्य होती जा रही हैं।

Questions and answers

Can you compare the productivity tools from the Productivity Planner with other productivity management tools?

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The Productivity Planner provides a unique approach to productivity management. Unlike other tools that focus on quarterly or annual goals, the Productivity Planner emphasizes immediate action on a daily, weekly, or monthly basis. This makes it a versatile tool that can be used individually or shared across teams. It's particularly useful in remote work and digital nomad work styles. However, a direct comparison with other tools would depend on the specific tool in question, as each has its own strengths and features.

What are the common challenges in applying the productivity tools from the Productivity Planner and how can they be overcome?

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Common challenges in applying productivity tools from the Productivity Planner may include difficulty in maintaining consistency, lack of understanding of how to use the tools effectively, and resistance to change in established routines. Overcoming these challenges can be achieved by setting realistic goals, seeking guidance or training on how to use the tools, and gradually integrating the tools into daily routines.

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उपकरण की विशेषताएं

दिन योजनाकार

तो आप दिन-दर-दिन कैसे उत्पादक रहते हैं? दो प्रमुख कंपनियों के सीईओ के रूप में, ईलॉन मस्क को अपने समय प्रबंधन को अधिकतम करने की आवश्यकता होती है, इसलिए वह एक ढांचा उपयोग करते हैं जिसे MIT कहा जाता है।

MIT, या सबसे महत्वपूर्ण कार्य, आपसे मांगता है कि आप दिन की शुरुआत सबसे महत्वपूर्ण कार्यों से करें। फिर, आप कम महत्वपूर्ण कार्यों को एक साथ करने का काम करते हैं जो एक साथ किए जा सकते हैं।2018 में, टेस्ला कर्मचारियों के लिए एक लीक हुई ईमेल ने उत्पादकता पर कुछ अतिरिक्त सलाह प्रकट की। मस्क ने टेस्ला कर्मचारियों को अत्यधिक या बार-बार होने वाली बैठकों से बचने की सलाह दी और यहां तक कि उन्होंने यह सुझाव भी दिया कि जैसे ही बैठक मूल्यवान नहीं रहती, उसे छोड़ दें।

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the MIT productivity technique and explain how?

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A company like Amazon could benefit from the MIT productivity technique. This technique, which prioritizes the most important tasks, could help Amazon manage its vast and diverse operations more effectively. By focusing on the most critical tasks first, Amazon could ensure that key projects and initiatives are completed on time and to a high standard. Less important tasks, which can be done simultaneously, could then be delegated or automated, freeing up more time for strategic planning and decision making.

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the MIT productivity technique?

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While the content does not provide specific case studies, the MIT (Most Important Task) productivity technique is widely recognized and used by successful individuals and companies. For instance, Elon Musk's advice to Tesla employees to prioritize critical tasks and avoid unnecessary meetings aligns with the MIT technique. However, for specific case studies demonstrating its effectiveness, further research would be required.

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अपने दिन की योजना बनाने के लिए, इस दिन की योजना विज्युअलाइजेशन का उपयोग करें जो आपके दिन की समय सारणी को सूची स्वरूप में दिखाता है। अपनी जिम्मेदारियों और बैठकों को घंटा-दर-घंटा स्वरूप में सूचीबद्ध करें और किसी भी नोट को जोड़ने के लिए एक खंड जो कार्य से संबंधित हो। इलॉन मस्क का पालन करने के लिए, अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्य के साथ दिन की शुरुआत करें। (स्लाइड 3)

Questions and answers

How can companies implement the day planner visualization in their daily operations?

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Companies can implement the day planner visualization in their daily operations by encouraging employees to list their responsibilities and meetings in an hour-by-hour format. This can be done using digital tools or physical planners. A section for notes relevant to each task can also be included. Starting the day with the most important task, as Elon Musk does, can also be a part of this implementation. This method can help in better time management and increased productivity.

What are the practical applications of the day planner visualization in the tech industry?

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The day planner visualization has several practical applications in the tech industry. It helps in organizing and managing tasks effectively by providing a clear view of the day's schedule in a list format. This can be particularly useful for tech professionals who often juggle multiple tasks and projects. It allows them to prioritize tasks, allocate time efficiently, and keep track of important meetings or deadlines. Moreover, it can be used to note down any relevant information related to the tasks, aiding in better task management and productivity.

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साइडबार पर, आप अपने दिन के लक्ष्य के लिए एक संक्षिप्त सारांश लिख सकते हैं ताकि आप अपने मुख्य उद्देश्य पर केंद्रित रहें, भले ही आप अक्सर असंबंधित कार्यों का सामना करें।

साप्ताहिक योजना

तो आपने अपने दिन-दर-दिन की योजना तैयार कर ली है, लेकिन सप्ताह-दर-सप्ताह के बारे में क्या? आप दैनिक कार्यों और साप्ताहिक बैठकों को कैसे संभालते हैं? जेफ बेजोस के पास एक विचार है...

2018 में, अमेज़न के सीईओ ने बैठकों के आसपास कंपनी संस्कृति के कुछ अंतर्दृष्टि साझा की। सबसे पहले, वह "दो-पिज़्ज़ा नियम" का उपयोग करते हैं बैठकों को छोटा रखने के लिए। अगर दो पिज़्ज़ा कमरे को नहीं खिला सकते, तो बैठक में बहुत सारे लोग हैं। बेजोस यह भी चाहते हैं कि सभी बैठकों में एक छह पृष्ठ का मेमो हो जिसे सभी लोग बैठक की शुरुआत में चुपचाप पढ़ते हैं, उसके बाद विषय की गहराई में चर्चा करते हैं।यह एक उच्च-गुणवत्ता वाली बातचीत प्रदान करने के लिए है जहां सभी के पास काम करने के लिए समान महत्वपूर्ण विवरण होते हैं, जैसे कि एक अध्ययन हॉल।

Questions and answers

What are some case studies that demonstrate the effectiveness of the Productivity Planner?

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While specific case studies are not mentioned in the content provided, the Productivity Planner is designed using techniques employed by top companies like Amazon, Google, Asana, and LinkedIn. For instance, Amazon's practice of writing and rewriting memos for weeks before presentation is a testament to their focus on productivity. However, for detailed case studies demonstrating the effectiveness of the Productivity Planner, one may need to refer to additional resources or the creators of the planner.

How can the techniques in the Productivity Planner be implemented in day-to-day operations?

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The techniques in the Productivity Planner can be implemented in day-to-day operations by setting clear goals, prioritizing tasks, and maintaining a disciplined schedule. It's important to focus on high-impact tasks and eliminate distractions. Regular reviews of progress and adjustments based on feedback are also crucial. The use of productivity tools and apps can further enhance efficiency.

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अमेज़न अपने अधिकारियों को इन मेमो को लिखने और पुन: लिखने का अध्यापन करता है, जब तक वे प्रस्तुत करने के लिए तैयार नहीं हो जाते। नैरेटिव प्रस्तुति ध्यान को महत्वपूर्ण चीजों पर केंद्रित करती है, और मेमो का उच्च मानक एक संस्कृति बनाता है जहां बैठकें केवल सबसे महत्वपूर्ण विषयों के लिए ही आयोजित की जाती हैं।

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What are the practical applications of the productivity planner in a business setting?

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The practical applications of a productivity planner in a business setting include planning and prioritizing tasks, managing time effectively, and improving overall productivity. It can be used to highlight the top four most important tasks on each day along with the associated time planned for each task. This helps in focusing attention on the most crucial tasks. It can also be used to limit meetings only to the most important topics, thereby saving time and increasing efficiency.

How can the productivity planner help in running meetings effectively?

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The productivity planner can help in running meetings effectively by allowing you to apply techniques like those used by Jeff Bezos. You can limit meetings only to the most important topics, thus ensuring that time is not wasted on less crucial matters. This focus on priority tasks can lead to more efficient and productive meetings.

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अपने सप्ताह की योजना बनाने के लिए, आप बेज़ोस की तरह अपने ध्यान को केंद्रित करने के लिए साप्ताहिक योजना का उपयोग कर सकते हैं। अपने दिन के चार सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हाइलाइट करें और उन पर काम करने के लिए आपकी योजना बताएं। आप बेज़ोस की बैठक की तकनीक का उपयोग करके केवल सबसे महत्वपूर्ण विषयों के लिए ही बैठकें सीमित कर सकते हैं। (स्लाइड 18)

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उदाहरण के लिए, यदि चर्चा का विषय आपके दिन के चार सबसे महत्वपूर्ण कार्यों से संबंधित नहीं है, तो यह शायद बैठक की अनुसूची में जोड़ने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण नहीं हो सकता। यह आपकी ध्यान और समय को आपके व्यवसाय के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों से दूर ले जाने में मदद करेगा।

साप्ताहिक समयरेखा

तो आपके पास आपका दिन और आपकी साप्ताहिक योजना है। आप सप्ताह का सबसे अधिक उपयोग कैसे करते हैं ताकि आपकी प्रोडक्टिविटी को अधिकतम कर सकें?

Google ने पांच दिन की स्प्रिंट की अवधारणा का अविष्कार किया था, जिसका उद्देश्य डिजाइन, प्रोटोटाइप और विचारों का परीक्षण करने का एक तेजी से और कुशल प्रक्रिया है।पांच दिन की स्प्रिंट का उपयोग उत्पाद प्रबंधकों और उत्पाद विकासकर्ताओं द्वारा एक प्रोटोटाइप बनाने और लॉन्च करने के लिए किया जाता है, जो साधारणतः एक MVP के रूप में विकसित करने में महीनों लगते हैं, बजाय इसके कि पांच दिन की अवधि में। सोमवार को, आप समस्या का नक्शा बनाते हैं जिसे आप हल करना चाहते हैं। मंगलवार को, आप एक विचार के साथ आते हैं। बुधवार को, आप परीक्षण के साथ आगे बढ़ने का फैसला करते हैं। गुरुवार को आप इसे विकसित करते हैं, और शुक्रवार को आप इसे ग्राहक साक्षात्कारों के साथ प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए एक परीक्षण के रूप में लॉन्च करते हैं।

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How can the Productivity Planner be used to manage projects on a month-to-month basis?

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The Productivity Planner can be used to manage projects on a month-to-month basis by setting up monthly goals and breaking them down into weekly and daily tasks. This can be done using the sprint framework mentioned in the content. Each day's priority can be highlighted with a sub-heading to expand on the task that needs to be accomplished. This way, the team can have a clear visualization of the tasks and their progress throughout the month.

Can you compare the sprint framework with other productivity planning techniques?

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The Sprint framework is a productivity planning technique that is part of the Agile methodology. It focuses on dividing the work into small, manageable parts called 'sprints', usually lasting for a week or two. Each sprint has a clear goal and the progress is reviewed at the end of each sprint. This allows for flexibility and quick adjustments to changes.

On the other hand, traditional productivity planning techniques, such as the Waterfall model, involve a linear approach where the entire project is planned at the beginning and changes are difficult to implement.

Another technique is the Kanban method, which visualizes the workflow, limits work-in-progress, and maximizes efficiency.

In comparison, the Sprint framework's strength lies in its adaptability and focus on continuous improvement. However, the best technique depends on the specific needs and context of the project.

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हालांकि Google ने इस प्रक्रिया को एक सप्ताह में एक उत्पाद लॉन्च करने के आसपास डिज़ाइन किया, आप SCRUM Sprint प्रक्रिया का उपयोग भी कर सकते हैं एक सप्ताह से सप्ताह की अवधि में बैकलॉग विशेषताओं या कार्यों को संभालने के लिए।

एक साप्ताहिक समयरेखा दृश्य प्रत्येक दिन की शीर्ष प्राथमिकता को हाइलाइट करने में मदद करता है। स्प्रिंट ढांचा का उपयोग करके, आप प्रत्येक दिन की प्राथमिकता को एक उप-शीर्षक के साथ हाइलाइट कर सकते हैं जो कार्य को विस्तारित करने की आवश्यकता होती है। यह दृश्य आपकी टीम के लिए सत्य का स्रोत हो सकता है जब आप स्प्रिंट प्रक्रिया निभा रहे होते हैं। (स्लाइड 10)

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गैंट चार्ट

साप्ताहिक स्प्रिंट्स एक सप्ताह से सप्ताह की आधार पर उत्पादकता को अधिकतम करने का एक शानदार तरीका हैं। तो आप लंबी अवधि के कार्यों पर अपनी प्रगति कैसे ट्रैक करते हैं?

Asana एक उत्पादकता SaaS उपकरण है जिसका उपयोग कई व्यापारों द्वारा टीम प्रबंधन के लिए किया जाता है, और इसकी टीम द्वारा प्रदान की गई उत्पादकता युक्तियों के साथ एक ब्लॉग प्रकाशित करता है।कंपनी के इंजीनियरिंग मैनेजर ग्रेग साबो की सलाह है कि आपको किसी काम को करने से पहले उसके लिए कोई कार्य निर्धारित करना चाहिए, जिसमें आपका इनबॉक्स चेक करना शामिल है। उनका कहना है कि आपको हर कार्य के लिए हमेशा एक निर्धारित तारीख सेट करनी चाहिए। कार्य की निर्धारित तारीख के दिन या उससे पहले, आपको या तो उसे पूरा करना चाहिए या एक नई निर्धारित तारीख निर्धारित करनी चाहिए। इस चेतन ध्यान की वजह से आप निर्धारित तारीखों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जो आपको कार्यों को समय पर पूरा करने में सक्रिय और केंद्रित रखता है।

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इन कई कार्यों और कार्यान्वयनों में अपनी प्रगति को ट्रैक करने के लिए, मासिक गैंट चार्ट प्रगति बार के साथ मदद कर सकता है। ट्रैकर बार को एक निर्धारित समयावधि के दौरान प्रगति बढ़ने के साथ बढ़ाया जा सकता है, इसलिए अगर आप खुद को निर्धारित तारीख बदलते हुए पाते हैं, तो आप अधूरे बार को उचित रूप से बढ़ा सकते हैं। (स्लाइड 21)

मासिक कार्यान्वयन

तो आपने अपनी मासिक प्रगति को निपटा लिया है। लेकिन जब आप अपनी प्रगति को लंबी अवधि के, अधिक आकांक्षी लक्ष्यों की ओर ट्रैक करना चाहते हैं, तो?

1999 में, गूगल वेब पर आने वाला 18वां सर्च इंजन था। कंपनी को कठिन चुनाव करने, अपनी टीम को ट्रैक पर रखने, और महत्वपूर्ण चीजों को मापने की आवश्यकता थी; गूगल ने OKRs, या उद्देश्य और महत्वपूर्ण परिणाम, नामक एक उपकरण का उपयोग किया, जो कंपनी को कई बार 10x वृद्धि की ओर ले गया, जैसा कि सह-संस्थापक लैरी पेज ने बताया।

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2017 तक, Google ने सात उत्पाद बनाए, प्रत्येक के पास एक बिलियन या अधिक उपयोगकर्ता थे - खोज, क्रोम, एंड्रॉयड, मानचित्र, YouTube, GooglePlay, और Gmail.

आप गांट चार्ट का उपयोग केवल पूर्णता की प्रगति को ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं, आप अपने OKRs को ट्रैक करने के लिए इस मासिक कार्य दृश्यीकरण का उपयोग कर सकते हैं। इस संदर्भ में, आपकी प्रगति आपके उद्देश्य के खिलाफ अपने मुख्य परिणाम मापदंडों द्वारा सफलता के लिए निर्धारित बेंचमार्क के खिलाफ मापी जाती है।(स्लाइड 24)

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जैसा कि LinkedIn के CEO Jeff Weiner कहते हैं, ये उद्देश्य "कुछ ऐसी हैं जिन्हें आप एक निश्चित समयावधि के दौरान पूरा करना चाहते हैं जो एक निर्धारित योजना की बजाय एक स्ट्रेच लक्ष्य की ओर झुकती हैं।" हालांकि लक्ष्य आकांक्षी होते हैं, उन्हें "अधिक जल्दबाजी और अधिक मनोविज्ञान को बनाने के लिए" छोटे अवधि के समयरेखाएं होनी चाहिए।

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अतिरिक्त उपकरण

अपनी कार्यक्षमता को बढ़ाने के लिए अधिक उपकरणों के लिए, इस उत्पादकता योजनाकार (भाग 2) प्रस्तुति को डाउनलोड करें। आपको हर प्रकार की कार्यक्षमता की योजना बनाने में मदद करने के लिए अधिक विभिन्नता और दृश्यीकरण मिलेंगे, रोजाना, साप्ताहिक, और मासिक दृश्यों के साथ।