Produktivitätsplaner (Teil 2)

Zusammenfassung

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Jeff Bezos oder Elon Musk so produktiv bleiben? Oder wie Google, Asana oder LinkedIn ihre Produktivität planen? In dieser Erläuterung werden wir die Techniken überprüfen, die führende Unternehmen verwenden, um ihre Produktivität zu steigern. Sie lernen, wie Sie Meetings abhalten, Ihren Tag planen, Ihre Woche organisieren und Projekte auf monatlicher Basis verwalten, genau wie die führenden Geschäftsführer der Welt.

Questions and answers

Can you compare the productivity planning methods of Jeff Bezos and Elon Musk?

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Jeff Bezos and Elon Musk, both have unique productivity planning methods. Bezos is known for his 'two pizza rule' where he ensures that teams are small enough to be fed by two pizzas, promoting efficiency and communication. He also advocates for high standards and long-term thinking. Musk, on the other hand, prefers working in intense time blocks, often working up to 120 hours a week. He believes in constant learning and iterating on ideas. Both emphasize the importance of decision making and prioritizing tasks.

What are the practical applications of the productivity planner in the tech industry?

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The practical applications of the productivity planner in the tech industry are numerous. It can be used to plan and manage projects on a monthly basis, schedule weekly tasks, and organize daily activities. It can also be used to run efficient meetings, similar to how top business leaders like Jeff Bezos and Elon Musk do. Furthermore, tech companies like Google, Asana, and LinkedIn use productivity planning techniques to increase their overall productivity. These techniques can be applied to any tech company to improve time management, project execution, and team collaboration.

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Ergebnis

Mit diesem Rahmenwerk gewinnen Sie Einblicke in die besten Werkzeuge für das Produktivitätsmanagement und wie Produktivitätsplaner Ihren Tag beeinflussen können. Im Gegensatz zu vierteljährlichen oder jährlichen Zielen sind diese Produktivitätsplaner-Werkzeuge für sofortige Maßnahmen gedacht, sei es täglich, wöchentlich oder monatlich. Diese Werkzeuge können nicht nur für Sie selbst verwendet werden, sondern auch in Teams geteilt werden, damit jeder seinen Tag entsprechend planen kann, insbesondere da Fernarbeit und digitale Nomadenarbeitsstile immer häufiger werden.

Questions and answers

Can you compare the productivity tools from the Productivity Planner with other productivity management tools?

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The Productivity Planner provides a unique approach to productivity management. Unlike other tools that focus on quarterly or annual goals, the Productivity Planner emphasizes immediate action on a daily, weekly, or monthly basis. This makes it a versatile tool that can be used individually or shared across teams. It's particularly useful in remote work and digital nomad work styles. However, a direct comparison with other tools would depend on the specific tool in question, as each has its own strengths and features.

What are the common challenges in applying the productivity tools from the Productivity Planner and how can they be overcome?

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Common challenges in applying productivity tools from the Productivity Planner may include difficulty in maintaining consistency, lack of understanding of how to use the tools effectively, and resistance to change in established routines. Overcoming these challenges can be achieved by setting realistic goals, seeking guidance or training on how to use the tools, and gradually integrating the tools into daily routines.

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Tool-Highlights

Tagesplaner

Wie bleiben Sie also auf täglicher Basis produktiv? Als CEO von zwei großen Unternehmen muss Elon Musk seine Zeitmanagement maximieren, weshalb er ein Framework namens MIT verwendet.

MIT, oder die wichtigste Aufgabe, erfordert, dass Sie den Tag mit den wichtigsten Aufgaben beginnen. Dann multitasken Sie weniger wichtige Aufgaben, die gleichzeitig erledigt werden können. In 2018 wurde eine durchgesickerte E-Mail an Tesla-Mitarbeiter veröffentlicht, die zusätzliche Ratschläge zur Produktivität enthielt. Musk riet Tesla-Mitarbeitern, übermäßige oder häufige Meetings zu vermeiden und schlug sogar vor, ein Meeting sofort zu verlassen, sobald es keinen Wert mehr bietet.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the MIT productivity technique and explain how?

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A company like Amazon could benefit from the MIT productivity technique. This technique, which prioritizes the most important tasks, could help Amazon manage its vast and diverse operations more effectively. By focusing on the most critical tasks first, Amazon could ensure that key projects and initiatives are completed on time and to a high standard. Less important tasks, which can be done simultaneously, could then be delegated or automated, freeing up more time for strategic planning and decision making.

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the MIT productivity technique?

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While the content does not provide specific case studies, the MIT (Most Important Task) productivity technique is widely recognized and used by successful individuals and companies. For instance, Elon Musk's advice to Tesla employees to prioritize critical tasks and avoid unnecessary meetings aligns with the MIT technique. However, for specific case studies demonstrating its effectiveness, further research would be required.

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Um Ihren eigenen Tag zu planen, verwenden Sie diese Tagesplaner-Visualisierung, um Ihren Tagesablauf in einer Listenformat zu sehen. Listen Sie Ihre Verantwortlichkeiten und Meetings in einem stündlichen Format auf, mit einem Abschnitt zum Hinzufügen von Notizen, die für die Aufgabe relevant sind. Um Elon Musk zu folgen, beginnen Sie den Tag mit Ihrer wichtigsten Aufgabe. (Folie 3)

Questions and answers

How can companies implement the day planner visualization in their daily operations?

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Companies can implement the day planner visualization in their daily operations by encouraging employees to list their responsibilities and meetings in an hour-by-hour format. This can be done using digital tools or physical planners. A section for notes relevant to each task can also be included. Starting the day with the most important task, as Elon Musk does, can also be a part of this implementation. This method can help in better time management and increased productivity.

What are the practical applications of the day planner visualization in the tech industry?

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The day planner visualization has several practical applications in the tech industry. It helps in organizing and managing tasks effectively by providing a clear view of the day's schedule in a list format. This can be particularly useful for tech professionals who often juggle multiple tasks and projects. It allows them to prioritize tasks, allocate time efficiently, and keep track of important meetings or deadlines. Moreover, it can be used to note down any relevant information related to the tasks, aiding in better task management and productivity.

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In der Seitenleiste können Sie eine kurze Zusammenfassung Ihres Ziels für den Tag schreiben, damit Sie sich auf Ihr Hauptziel konzentrieren, auch wenn Sie eine Reihe oft nicht zusammenhängender Aufgaben bewältigen.

Wochenplan

Sie haben also Ihren Tag für Tag geplant, aber was ist mit Woche für Woche? Wie bleiben Sie produktiv, während Sie tägliche Aufgaben und wöchentliche Meetings jonglieren? Jeff Bezos hat eine Idee...

Im Jahr 2018 teilte der Amazon-CEO einige Einblicke in die Unternehmenskultur rund um Meetings. Zum einen verwendet er eine "Zwei-Pizza-Regel", um Meetings klein zu halten. Wenn zwei Pizzen den Raum nicht sättigen, sind zu viele Menschen bei dem Meeting. Bezos verlangt auch, dass alle Meetings ein sechsseitiges Memo bereitstellen, das alle zusammen in Stille zu Beginn jedes Meetings lesen, bevor das Thema ausführlich besprochen wird.Dies dient dazu, ein qualitativ hochwertiges Gespräch zu führen, bei dem alle dieselben Schlüsseldetails zur Verfügung haben, wie in einem Studiensaal.

Questions and answers

What are some case studies that demonstrate the effectiveness of the Productivity Planner?

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While specific case studies are not mentioned in the content provided, the Productivity Planner is designed using techniques employed by top companies like Amazon, Google, Asana, and LinkedIn. For instance, Amazon's practice of writing and rewriting memos for weeks before presentation is a testament to their focus on productivity. However, for detailed case studies demonstrating the effectiveness of the Productivity Planner, one may need to refer to additional resources or the creators of the planner.

How can the techniques in the Productivity Planner be implemented in day-to-day operations?

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The techniques in the Productivity Planner can be implemented in day-to-day operations by setting clear goals, prioritizing tasks, and maintaining a disciplined schedule. It's important to focus on high-impact tasks and eliminate distractions. Regular reviews of progress and adjustments based on feedback are also crucial. The use of productivity tools and apps can further enhance efficiency.

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Amazon lehrt seine Führungskräfte, diese Memos über Wochen hinweg zu schreiben und umzuschreiben, bevor sie präsentiert werden können. Die narrative Präsentation lenkt die Aufmerksamkeit auf das Wichtige und nicht auf das Unwichtige, und der hohe Standard des Memos schafft eine Kultur, in der Meetings nur für die wichtigsten Themen abgehalten werden.

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What are the practical applications of the productivity planner in a business setting?

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The practical applications of a productivity planner in a business setting include planning and prioritizing tasks, managing time effectively, and improving overall productivity. It can be used to highlight the top four most important tasks on each day along with the associated time planned for each task. This helps in focusing attention on the most crucial tasks. It can also be used to limit meetings only to the most important topics, thereby saving time and increasing efficiency.

How can the productivity planner help in running meetings effectively?

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The productivity planner can help in running meetings effectively by allowing you to apply techniques like those used by Jeff Bezos. You can limit meetings only to the most important topics, thus ensuring that time is not wasted on less crucial matters. This focus on priority tasks can lead to more efficient and productive meetings.

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Um Ihre Woche zu planen, können Sie einen Wochenplan verwenden, um Ihre Aufmerksamkeit wie Bezos zu fokussieren. Heben Sie Ihre vier wichtigsten Aufgaben an jedem gegebenen Tag hervor, zusammen mit der zugehörigen Zeit, die Sie planen, an jeder zu arbeiten. Sie können Bezos' Meeting-Technik anwenden, um Meetings nur auf die wichtigsten Themen zu beschränken. (Folie 18)

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Wenn beispielsweise ein Diskussionsthema nicht zu Ihren vier wichtigsten Aufgaben des Tages gehört, ist es möglicherweise nicht wichtig genug, um ein Meeting zu planen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Aufmerksamkeit und Zeit von dem abzulenken, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist.

Wochenzeitplan

Sie haben also Ihren Tag und Ihren Wochenplan. Wie können Sie die Woche optimal nutzen, um Ihre Produktivität zu maximieren?

Google hat das Konzept des fünftägigen Sprints als Methode zur Gestaltung, Prototypisierung und Testen von Ideen in einem schnellen und effizienten Prozess entwickelt. Der fünftägige Sprint wird von Produktmanagern und Produktentwicklern verwendet, um einen Prototyp zu erstellen und zu starten, der normalerweise Monate zur Entwicklung als MVP benötigt, stattdessen aber über einen Zeitraum von fünf Tagen. Am Montag skizzieren Sie das Problem, das Sie lösen möchten. Am Dienstag kommen Sie auf eine Idee. Am Mittwoch entscheiden Sie sich, den Test fortzusetzen. Am Donnerstag entwickeln Sie ihn und am Freitag starten Sie ihn als Test mit Kundeninterviews, um Feedback zu erhalten.

Questions and answers

How can the Productivity Planner be used to manage projects on a month-to-month basis?

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The Productivity Planner can be used to manage projects on a month-to-month basis by setting up monthly goals and breaking them down into weekly and daily tasks. This can be done using the sprint framework mentioned in the content. Each day's priority can be highlighted with a sub-heading to expand on the task that needs to be accomplished. This way, the team can have a clear visualization of the tasks and their progress throughout the month.

Can you compare the sprint framework with other productivity planning techniques?

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The Sprint framework is a productivity planning technique that is part of the Agile methodology. It focuses on dividing the work into small, manageable parts called 'sprints', usually lasting for a week or two. Each sprint has a clear goal and the progress is reviewed at the end of each sprint. This allows for flexibility and quick adjustments to changes.

On the other hand, traditional productivity planning techniques, such as the Waterfall model, involve a linear approach where the entire project is planned at the beginning and changes are difficult to implement.

Another technique is the Kanban method, which visualizes the workflow, limits work-in-progress, and maximizes efficiency.

In comparison, the Sprint framework's strength lies in its adaptability and focus on continuous improvement. However, the best technique depends on the specific needs and context of the project.

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Obwohl Google diesen Prozess um die Einführung eines Produkts in einer Woche herum entwickelt hat, können Sie den SCRUM-Sprint-Prozess auch verwenden, um aufgestaute Funktionen oder Aufgaben über einen Wochenzeitraum hinweg zu bewältigen.

Eine Wochenzeitplan-Ansicht hilft, die oberste Priorität jeden Tag hervorzuheben. Mit dem Sprint-Framework können Sie die Priorität jedes Tages mit einer Unterüberschrift hervorheben, um die zu erledigende Aufgabe zu erweitern. Diese Visualisierung kann die Wahrheitsquelle für Ihr Team sein, während Sie den Sprint-Prozess durchlaufen. (Folie 10)

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Gantt-Diagramme

Wöchentliche Sprints sind eine großartige Möglichkeit, die Produktivität von Woche zu Woche zu maximieren. Wie verfolgen Sie also Ihren Fortschritt bei längerfristigen Aufgaben?

Asana ist ein Produktivitäts-SaaS-Tool, das viele Unternehmen für das Teammanagement verwenden, und veröffentlicht einen Blog mit Produktivitätstipps, die von seinem Team bereitgestellt werden. Der Engineering Manager des Unternehmens, Greg Sabo, empfiehlt, keine Arbeit zu erledigen, bevor Sie eine Aufgabe dafür zugewiesen bekommen haben, was auch das Überprüfen Ihres Posteingangs einschließt.Er sagt auch, dass Sie für jede Aufgabe immer ein Fälligkeitsdatum festlegen sollten. An oder vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe sollten Sie diese entweder abschließen oder ein neues Fälligkeitsdatum festlegen. Diese bewusste Konzentration auf Fälligkeitsdaten hilft Ihnen, produktiv zu bleiben und sich auf die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben zu konzentrieren.

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Um Ihre Produktivität bei diesen vielen Aufgaben und Zuweisungen zu verfolgen, kann ein monatlicher Gantt-Diagramm mit Fortschrittsbalken helfen. Die Tracker-Balken können verlängert werden, wenn der Fortschritt über einen festgelegten Zeitraum zunimmt, so dass Sie, wenn Sie ein Fälligkeitsdatum verschieben, den unvollständigen Balken entsprechend verlängern können. (Folie 21)

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Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of OKRs?

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Yes, there are several case studies that demonstrate the effectiveness of OKRs (Objectives and Key Results). One of the most notable examples is Google. In 1999, Google was the 18th search engine to arrive on the web. The company needed to make tough choices, keep its team on track, and measure what mattered. Google used OKRs as the key tool that helped lead the company to 10x growth many times over, according to Co-Founder Larry Page.

Can you name a company that could benefit from OKRs and explain how?

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A company that could benefit from OKRs (Objectives and Key Results) is a startup company in the tech industry. OKRs could help this company by providing a clear framework for defining and tracking objectives, as well as measuring their outcomes. With OKRs, the startup can align its team around achievable goals, focus efforts on measurable results, and foster transparency across the organization. This can lead to increased productivity, better decision-making, and faster growth.

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Monatliche Aufgaben

Sie haben also Ihre monatliche Produktivität im Griff. Aber was ist, wenn Sie Ihren Fortschritt in Richtung langfristiger, ambitionierterer Ziele verfolgen wollen?

1999 war Google die 18. Suchmaschine, die im Web auftauchte. Das Unternehmen musste schwierige Entscheidungen treffen, sein Team auf Kurs halten und messen, was wichtig war; Google nutzte ein Tool namens OKRs, oder Ziele und Schlüsselergebnisse, als das Schlüsseltool, das dem Unternehmen half, mehrmals ein 10-faches Wachstum zu erzielen, laut Mitbegründer Larry Page.

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Bis 2017 hatte Google sieben Produkte entwickelt, jedes mit einer Milliarde oder mehr Nutzern - Suche, Chrome, Android, Maps, YouTube, GooglePlay und Gmail.

Während Sie Gantt-Diagramme zur einfachen Verfolgung des Fortschritts bis zur Fertigstellung verwenden können, können Sie diese monatliche Aufgabenvisualisierung zur Verfolgung Ihrer OKRs verwenden. In diesem Fall wird Ihr Fortschritt anhand Ihrer Ziele gemessen, wobei die Benchmarks für den Erfolg durch Ihre Schlüsselergebnismetriken festgelegt werden.(Folie 24)

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Wie LinkedIn CEO Jeff Weiner sagt, sind diese Ziele "etwas, das Sie über einen bestimmten Zeitraum erreichen wollen und das eher ein Stretch-Ziel als ein festgelegter Plan ist." Auch wenn die Ziele ambitioniert sind, sollten sie kurze Zeitrahmen haben, um "größere Dringlichkeit und größeren Mindshare" zu schaffen

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Zusätzliche Werkzeuge

Für weitere Tools zur Steigerung Ihrer Produktivität, laden Sie diese Produktivitätsplaner (Teil 2) Präsentation herunter. Sie erhalten mehr Variationen und Visualisierungen, um jede Art von Produktivität zu planen, mit täglichen, wöchentlichen und monatlichen Ansichten.