Planificateur de Productivité (Partie 2)

Synopsis

Vous êtes-vous déjà demandé comment Jeff Bezos ou Elon Musk restent si productifs ? Comment Google, Asana ou LinkedIn planifient leur propre productivité ? Dans cet explicatif, nous allons passer en revue les techniques que les grandes entreprises utilisent pour augmenter leur productivité. Vous apprendrez comment diriger des réunions, planifier votre journée, organiser votre semaine et gérer des projets sur une base mensuelle, tout comme le font les meilleurs dirigeants d'entreprise dans le monde.

Questions and answers

Can you compare the productivity planning methods of Jeff Bezos and Elon Musk?

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Jeff Bezos and Elon Musk, both have unique productivity planning methods. Bezos is known for his 'two pizza rule' where he ensures that teams are small enough to be fed by two pizzas, promoting efficiency and communication. He also advocates for high standards and long-term thinking. Musk, on the other hand, prefers working in intense time blocks, often working up to 120 hours a week. He believes in constant learning and iterating on ideas. Both emphasize the importance of decision making and prioritizing tasks.

What are the practical applications of the productivity planner in the tech industry?

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The practical applications of the productivity planner in the tech industry are numerous. It can be used to plan and manage projects on a monthly basis, schedule weekly tasks, and organize daily activities. It can also be used to run efficient meetings, similar to how top business leaders like Jeff Bezos and Elon Musk do. Furthermore, tech companies like Google, Asana, and LinkedIn use productivity planning techniques to increase their overall productivity. These techniques can be applied to any tech company to improve time management, project execution, and team collaboration.

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Résultat

Avec ce cadre, vous obtiendrez des informations sur les meilleurs outils pour la gestion de la productivité et comment les planificateurs de productivité peuvent influencer votre journée. Contrairement aux objectifs trimestriels ou annuels, ces outils de planification de la productivité sont destinés à une action immédiate, que ce soit par jour, par semaine ou par mois. Ces outils peuvent non seulement être utilisés pour vous-même, mais également partagés au sein des équipes afin que tout le monde puisse planifier ses journées en conséquence, surtout à mesure que le travail à distance et les styles de travail de nomade numérique deviennent plus courants.

Questions and answers

Can you compare the productivity tools from the Productivity Planner with other productivity management tools?

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The Productivity Planner provides a unique approach to productivity management. Unlike other tools that focus on quarterly or annual goals, the Productivity Planner emphasizes immediate action on a daily, weekly, or monthly basis. This makes it a versatile tool that can be used individually or shared across teams. It's particularly useful in remote work and digital nomad work styles. However, a direct comparison with other tools would depend on the specific tool in question, as each has its own strengths and features.

What are the common challenges in applying the productivity tools from the Productivity Planner and how can they be overcome?

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Common challenges in applying productivity tools from the Productivity Planner may include difficulty in maintaining consistency, lack of understanding of how to use the tools effectively, and resistance to change in established routines. Overcoming these challenges can be achieved by setting realistic goals, seeking guidance or training on how to use the tools, and gradually integrating the tools into daily routines.

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Points forts de l'outil

Planificateur de journée

Alors, comment restez-vous productif au quotidien ? En tant que PDG de deux grandes entreprises, Elon Musk doit maximiser sa gestion du temps, c'est pourquoi il utilise un cadre appelé MIT.

MIT, ou la tâche la plus importante, exige que vous triiez la journée pour commencer par les tâches les plus critiques. Ensuite, vous effectuez plusieurs tâches moins importantes qui peuvent être effectuées simultanément.En 2018, un courriel divulgué aux employés de Tesla a révélé des conseils supplémentaires sur la productivité. Musk a conseillé aux employés de Tesla d'éviter les réunions excessives ou fréquentes et a même suggéré de quitter une réunion dès qu'elle cesse d'apporter de la valeur.

Questions and answers

Can you name a company that could benefit from the MIT productivity technique and explain how?

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A company like Amazon could benefit from the MIT productivity technique. This technique, which prioritizes the most important tasks, could help Amazon manage its vast and diverse operations more effectively. By focusing on the most critical tasks first, Amazon could ensure that key projects and initiatives are completed on time and to a high standard. Less important tasks, which can be done simultaneously, could then be delegated or automated, freeing up more time for strategic planning and decision making.

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the MIT productivity technique?

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While the content does not provide specific case studies, the MIT (Most Important Task) productivity technique is widely recognized and used by successful individuals and companies. For instance, Elon Musk's advice to Tesla employees to prioritize critical tasks and avoid unnecessary meetings aligns with the MIT technique. However, for specific case studies demonstrating its effectiveness, further research would be required.

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Pour planifier votre propre journée, utilisez cette visualisation de planificateur de journée pour voir votre emploi du temps en format de liste. Énumérez vos responsabilités et réunions dans un format heure par heure avec une section pour ajouter des notes pertinentes à la tâche. Pour suivre Elon Musk, commencez la journée avec votre tâche la plus importante. (Diapositive 3)

Questions and answers

How can companies implement the day planner visualization in their daily operations?

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Companies can implement the day planner visualization in their daily operations by encouraging employees to list their responsibilities and meetings in an hour-by-hour format. This can be done using digital tools or physical planners. A section for notes relevant to each task can also be included. Starting the day with the most important task, as Elon Musk does, can also be a part of this implementation. This method can help in better time management and increased productivity.

What are the practical applications of the day planner visualization in the tech industry?

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The day planner visualization has several practical applications in the tech industry. It helps in organizing and managing tasks effectively by providing a clear view of the day's schedule in a list format. This can be particularly useful for tech professionals who often juggle multiple tasks and projects. It allows them to prioritize tasks, allocate time efficiently, and keep track of important meetings or deadlines. Moreover, it can be used to note down any relevant information related to the tasks, aiding in better task management and productivity.

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Sur la barre latérale, vous pouvez écrire un bref résumé de votre objectif pour la journée afin de rester concentré sur votre objectif principal même lorsque vous vous attaquez à une série de tâches souvent non liées.

Plan hebdomadaire

Vous avez donc planifié votre journée, mais qu'en est-il de la semaine ? Comment rester productif en jonglant entre les tâches quotidiennes et les réunions hebdomadaires ? Jeff Bezos a une idée...

En 2018, le PDG d'Amazon a partagé quelques idées sur la culture d'entreprise autour des réunions. Pour commencer, il utilise une "règle des deux pizzas" pour garder les réunions petites. Si deux pizzas ne suffisent pas à nourrir la salle, il y a trop de personnes à la réunion. Bezos exige également que toutes les réunions fournissent un mémo de six pages que tout le monde lit ensemble en silence au début de chaque réunion avant de discuter du sujet en profondeur.Ceci est destiné à fournir une conversation de haute qualité où tout le monde a les mêmes détails clés à partir desquels travailler, comme une salle d'étude.

Questions and answers

What are some case studies that demonstrate the effectiveness of the Productivity Planner?

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While specific case studies are not mentioned in the content provided, the Productivity Planner is designed using techniques employed by top companies like Amazon, Google, Asana, and LinkedIn. For instance, Amazon's practice of writing and rewriting memos for weeks before presentation is a testament to their focus on productivity. However, for detailed case studies demonstrating the effectiveness of the Productivity Planner, one may need to refer to additional resources or the creators of the planner.

How can the techniques in the Productivity Planner be implemented in day-to-day operations?

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The techniques in the Productivity Planner can be implemented in day-to-day operations by setting clear goals, prioritizing tasks, and maintaining a disciplined schedule. It's important to focus on high-impact tasks and eliminate distractions. Regular reviews of progress and adjustments based on feedback are also crucial. The use of productivity tools and apps can further enhance efficiency.

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Amazon enseigne à ses cadres à rédiger et à réécrire ces mémos pendant des semaines avant qu'ils ne soient prêts à être présentés. La présentation narrative concentre l'attention sur ce qui est important plutôt que sur ce qui ne l'est pas, et le haut standard du mémo crée une culture où les réunions ne sont tenues que pour les sujets les plus importants.

Questions and answers

What are the practical applications of the productivity planner in a business setting?

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The practical applications of a productivity planner in a business setting include planning and prioritizing tasks, managing time effectively, and improving overall productivity. It can be used to highlight the top four most important tasks on each day along with the associated time planned for each task. This helps in focusing attention on the most crucial tasks. It can also be used to limit meetings only to the most important topics, thereby saving time and increasing efficiency.

How can the productivity planner help in running meetings effectively?

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The productivity planner can help in running meetings effectively by allowing you to apply techniques like those used by Jeff Bezos. You can limit meetings only to the most important topics, thus ensuring that time is not wasted on less crucial matters. This focus on priority tasks can lead to more efficient and productive meetings.

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Pour planifier votre semaine, vous pouvez utiliser un plan hebdomadaire pour concentrer votre attention comme Bezos. Mettez en évidence vos quatre tâches les plus importantes chaque jour avec le temps associé que vous prévoyez de consacrer à chacune. Vous pouvez appliquer la technique de réunion de Bezos pour limiter les réunions uniquement aux sujets les plus importants. (Diapositive 18)

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Par exemple, si un sujet de discussion n'est pas lié à vos 4 tâches les plus importantes de la journée, il se peut qu'il ne soit pas assez important pour planifier une réunion. Cela vous aidera à réduire votre attention et votre temps pris loin de ce qui est le plus important pour votre entreprise.

Chronologie hebdomadaire

Vous avez donc votre journée et votre plan hebdomadaire. Comment tirer le meilleur parti de la semaine pour maximiser votre productivité?

Google a été le pionnier du concept de sprint de cinq jours comme moyen de concevoir, de prototyper et de tester des idées de manière rapide et efficace.Le sprint de cinq jours est utilisé par les chefs de produit et les développeurs de produits pour construire et lancer un prototype qui prend généralement des mois à développer en tant que MVP sur une période de cinq jours. Le lundi, vous définissez le problème que vous voulez résoudre. Le mardi, vous trouvez une idée. Le mercredi, vous décidez de poursuivre le test. Le jeudi, vous le développez, et le vendredi, vous le lancez comme un test avec des entretiens clients pour obtenir des retours.

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How can the Productivity Planner be used to manage projects on a month-to-month basis?

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The Productivity Planner can be used to manage projects on a month-to-month basis by setting up monthly goals and breaking them down into weekly and daily tasks. This can be done using the sprint framework mentioned in the content. Each day's priority can be highlighted with a sub-heading to expand on the task that needs to be accomplished. This way, the team can have a clear visualization of the tasks and their progress throughout the month.

Can you compare the sprint framework with other productivity planning techniques?

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The Sprint framework is a productivity planning technique that is part of the Agile methodology. It focuses on dividing the work into small, manageable parts called 'sprints', usually lasting for a week or two. Each sprint has a clear goal and the progress is reviewed at the end of each sprint. This allows for flexibility and quick adjustments to changes.

On the other hand, traditional productivity planning techniques, such as the Waterfall model, involve a linear approach where the entire project is planned at the beginning and changes are difficult to implement.

Another technique is the Kanban method, which visualizes the workflow, limits work-in-progress, and maximizes efficiency.

In comparison, the Sprint framework's strength lies in its adaptability and focus on continuous improvement. However, the best technique depends on the specific needs and context of the project.

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Bien que Google ait conçu ce processus autour du lancement d'un produit en une semaine, vous pouvez également utiliser le processus SCRUM Sprint pour gérer les fonctionnalités ou les tâches en retard sur une base hebdomadaire.

Une vue chronologique hebdomadaire aide à mettre en évidence la priorité de chaque jour. En utilisant le cadre du sprint, vous pouvez mettre en évidence la priorité de chaque jour avec un sous-titre pour développer la tâche qui doit être accomplie. Cette visualisation peut être la source de vérité pour votre équipe alors que vous naviguez dans le processus de sprint. (Diapositive 10)

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Diagrammes de Gantt

Les sprints hebdomadaires sont un excellent moyen de maximiser la productivité sur une base hebdomadaire. Alors, comment suivez-vous votre progression sur des tâches à plus long terme?

Asana est un outil SaaS de productivité que de nombreuses entreprises utilisent pour la gestion d'équipe, et publie un blog avec des conseils de productivité fournis par son équipe.Le directeur d'ingénierie de l'entreprise, Greg Sabo, recommande de ne pas commencer à travailler avant d'avoir une tâche assignée pour cela, ce qui inclut la vérification de votre boîte de réception. Il dit également que vous devriez toujours fixer une date d'échéance pour chaque tâche. À la date d'échéance d'une tâche ou avant, vous devriez soit la terminer, soit assigner une nouvelle date d'échéance. Cette attention consciente portée aux dates d'échéance vous aide à rester productif et concentré sur l'achèvement des tâches en temps opportun.

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Pour suivre votre productivité à travers ces multiples tâches et affectations, un diagramme de Gantt mensuel avec des barres de progression peut aider. Les barres de suivi peuvent être prolongées à mesure que les progrès augmentent sur une période de temps définie, donc si vous vous retrouvez à déplacer une date d'échéance, vous pouvez prolonger la barre incomplète en conséquence. (Diapositive 21)

Questions and answers

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of OKRs?

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Yes, there are several case studies that demonstrate the effectiveness of OKRs (Objectives and Key Results). One of the most notable examples is Google. In 1999, Google was the 18th search engine to arrive on the web. The company needed to make tough choices, keep its team on track, and measure what mattered. Google used OKRs as the key tool that helped lead the company to 10x growth many times over, according to Co-Founder Larry Page.

Can you name a company that could benefit from OKRs and explain how?

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A company that could benefit from OKRs (Objectives and Key Results) is a startup company in the tech industry. OKRs could help this company by providing a clear framework for defining and tracking objectives, as well as measuring their outcomes. With OKRs, the startup can align its team around achievable goals, focus efforts on measurable results, and foster transparency across the organization. This can lead to increased productivity, better decision-making, and faster growth.

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Affectations mensuelles

Donc, vous avez maîtrisé votre productivité de mois en mois. Mais qu'en est-il lorsque vous voulez suivre vos progrès vers des objectifs à long terme, plus aspirants?

En 1999, Google était le 18ème moteur de recherche à arriver sur le web. L'entreprise devait faire des choix difficiles, garder son équipe sur la bonne voie, et mesurer ce qui comptait ; Google a utilisé un outil appelé OKRs, ou objectifs et résultats clés, comme l'outil principal qui a aidé l'entreprise à connaître une croissance de 10x à plusieurs reprises, selon le co-fondateur Larry Page.

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D'ici 2017, Google avait construit sept produits, chacun avec un milliard d'utilisateurs ou plus - Search, Chrome, Android, Maps, YouTube, GooglePlay et Gmail.

Bien que vous puissiez utiliser des diagrammes de Gantt pour simplement suivre les progrès vers l'achèvement, vous pouvez utiliser cette visualisation des tâches mensuelles pour suivre vos OKR. Dans ce cas, vos progrès sont mesurés par rapport à votre objectif avec les repères de succès définis par vos indicateurs de résultats clés.(Diapositive 24)

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Comme le dit le PDG de LinkedIn, Jeff Weiner, ces objectifs sont "quelque chose que vous voulez accomplir sur une période de temps spécifique qui tend vers un objectif ambitieux plutôt qu'un plan établi." Même si les objectifs sont aspirants, ils devraient avoir des délais courts pour créer "une plus grande urgence et une plus grande part de l'esprit"

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Outils supplémentaires

Pour plus d'outils pour augmenter votre productivité, téléchargez cette présentation Planificateur de Productivité (Partie 2). Vous obtiendrez plus de variations et de visualisations pour aider à planifier chaque type de productivité, avec des vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.